¿Cómo desarrollar un mapa de procesos para la gestión de operaciones
La creación de mapas precisos y útiles proceso requiere tiempo y recursos considerables, pero estos mapas son vitales para cualquier esfuerzo de evaluación del proceso de gestión de operaciones y la mejora significativa. He aquí algunos consejos para la creación de un mapa de procesos precisa:
Siempre pregunte por qué. Mientras que la construcción de un mapa inicial del proceso, averiguar por qué ciertas acciones se están haciendo. En muchos casos, la respuesta es “Siempre lo hemos hecho de esta manera” o “Esa es la forma en que me dijo que lo hiciera.” La pregunta “por qué” revela a menudo buenos lugares para comenzar los esfuerzos de mejora.
Esté preparado para revisar el mapa de procesos. La primera vez que completa un mapa de procesos, consideramos que es un borrador. Usted no recibirá todo bien la primera vez. De hecho, las primeras veces que revisar su mapa de procesos con los trabajadores de línea y de gestión (que se debe hacer!), Nuevas arrugas en el proceso inevitablemente aparecer.
Video: 26 Guía para elaborar un mapa de procesos
Al desarrollar su primera versión de un mapa de procesos, asumir nada es trivial. Documentar todo, incluyendo las comunicaciones informales. La pieza de información compartida en la máquina de café cada mañana puede llegar a ser lo que mantiene un cierto proceso en movimiento.
Cuidado de la resistencia. Sensación de protección e incluso defensiva es la naturaleza humana, sobre todo si alguien se siente que su trabajo está en peligro o amenaza de otra manera. Los empleados a menudo ven los proyectos de procesos de mapeo y de mejora de procesos como una manera para que los líderes de la compañía para reducir las nóminas y eliminan puestos de trabajo. Es importante explicar el propósito y los beneficios del proyecto antes de empezar.
El enfoque general podría incluir el mensaje de que la mejora de procesos es necesaria para mantener la empresa competitiva y que una empresa debe ser competitivo para proporcionar puestos de trabajo. Sea consciente de la posible resistencia durante el proceso de mapeo y examinar cuidadosamente lo que está ocurriendo en cada paso del proceso para asegurarse de que lo que están diciendo en realidad se está haciendo de manera que se puede construir un mapa exacto.
Crear una jerarquía de mapas. mapas de procesos pueden llegar a ser muy complejo, y la creación de mapas con el aumento de detalle puede ser importante para algunas empresas. Comenzar con una representación agregada de alto nivel del proceso en cuestión y luego descomponer cada operación hasta llegar a un nivel en el análisis significativo puede tener lugar. Evitar hacer un único mapa que es tan complicado que es difícil de comprender y comunicar a los interesados.
Video: Mapa de Procesos - La mejor explicación con modelo ISO 9001:2015
Determinar qué nivel de detalle es necesario que un proceso puede ser difícil. Un mapa de alto nivel que hace referencia a las actividades generales es ideal para la comunicación con la alta dirección, que tienden a preocuparse esencialmente con el lugar donde se producen transferencias entre grupos / departamentos oa través de estructuras de información. Más detalle es importante cuando un mapa de procesos se pretende capacitar a los empleados o informar a los mandos medios, que tienen que ver dónde se producen cambios en las necesidades de recursos.
Documentar todo lo necesario para realizar cada tarea y la salida de cada tarea. Un disco que incluye todos los recursos y toda la información necesaria para completar una tarea dada asegura la consistencia. Mucha gente se olvida de que la información genera una operación puede ser tan importante como los recursos tangibles.
Por ejemplo, en un proyecto de mejora de procesos, una operación fue identificado como eliminado y que no agregan valor, pero en realidad se produjo un informe vital necesaria más adelante en el proceso. Cuando los miembros del equipo de gestión de operaciones completaron el mapa inicial del proceso, pasaron por alto la existencia y la importancia de este documento, por lo que cuando se implementó el nuevo proceso, el sistema se vino abajo debido a la falta de información en el informe.
Solicitar la opinión de todos los niveles de la organización. Es importante obtener la aportación de la gama de personas que participan en el proceso. Llevar a cabo entrevistas con los de la línea de hacer el trabajo real, así como con líderes de la compañía.
Video: Diagrama de Operaciones (DOP)
Estamos sorprendidos de forma rutinaria por la cantidad de gerentes no saben exactamente cómo se hace el trabajo en su empresa. Un error fatal operaciones está desarrollando un mapa de procesos con solo el compromiso de gestión.
Caminar el proceso mismo. Si es posible, observar el proceso en cuestión. A menudo, la información de personal de primera línea, los trabajadores de línea, y los datos de dirección es incorrecta o engañosa. Si lo que se ve y lo que se te dice no coinciden, averiguar por qué existen discrepancias. A través de la observación directa y conversaciones de seguimiento, es posible descubrir una visión crítica de la razón por un proceso se comporta de la manera que lo hace.