Cómo dirigir un proyecto de gestión de operaciones

Los proyectos exitosos de gestión de operaciones requieren un líder que pueda coordinar una serie de personas de diferentes organizaciones con diferentes objetivos y habilidades. Sin embargo, ellos tienen que trabajar juntos hacia el mismo objetivo para completar el proyecto.

Desarrollar una propuesta de proyecto con un equipo

Una visión común alinea los esfuerzos de las personas que van a ejecutar el proyecto. Una forma de conseguir que todos en la misma página es desarrollar una propuesta de proyecto desde el principio y refinarlo en conjunto con el tiempo. La propuesta de proyecto debe tener los siguientes elementos:

• Declaración de propósito: Esta es una descripción de alto nivel del proyecto y sus objetivos. Piense en ello como el de 30 segundos argumento de venta para vender su proyecto. Debe incluir estos tipos de contenido:

• Una explicación de la oportunidad de negocio - por qué estás haciendo este proyecto

• Objetivos del proyecto

• beneficios esperados en orden de rango

Escribir la propuesta para todo el proyecto como si usted planea en realidad completarla. Y utilizar un equipo multifuncional de expertos para desarrollarlo. El bloqueo del equipo en una habitación durante un par de días para escribir el pase inicial a menudo da los mejores resultados.

Comunicarse con las partes interesadas

UN tenedor de apuestas es cualquier persona con un interés en el resultado de un proyecto o iniciativa, incluyendo cualquiera que pueda detener un proyecto. Las partes interesadas pueden ser internos o externos. grupos de interés internos pueden incluir sus patrocinadores ejecutivos, miembros de su equipo de proyecto y gerentes funcionales los miembros del equipo.

proveedores clave también pueden ser considerados interno o externo para diversos fines, dependiendo de lo esencial que es su participación y lo cerca que su relación es entre empresas. los agentes públicos externos incluyen organizaciones no gubernamentales, las comunidades y diversos organismos gubernamentales.

La identificación de las partes interesadas y la comunicación con ellos sobre una base regular es fundamental para el manejo exitoso proyecto. Si se comunica regularmente con las partes interesadas y que está satisfecho con el rendimiento de un proyecto, entonces es menos probable a la revuelta cuando hay fallos, o cuando es tarde o por encima del presupuesto.

Una de las primeras tareas de un gerente de proyecto es establecer un plan de comunicaciones. Para ello, una lista de sus grupos de interés, su organización, lo que necesita para comunicarse con ellos, con qué frecuencia y por qué medios.

Mantenga las partes interesadas en el bucle

Uno de los mayores problemas que enfrenta es la gestión de sus actores y sus gerentes. Esto es particularmente cierto para sus clientes. Así que conseguir que todos los involucrados temprano. estos individuos debe firmar en la propuesta de proyecto. De lo contrario, sus posibilidades de complacer al cliente son esencialmente cero.

También debe comunicarse con las partes interesadas con frecuencia para manejar las expectativas y evitar malentendidos. Es necesario para el intercambio de documentación formal, ya que deja un rastro de papel si se producen malentendidos, particularmente en relación con la corrupción del alcance.

Pero no abandone teléfono y / o la comunicación en persona debido a que estas plataformas tradicionales le permiten destacar problemas particulares y que aclare que es difícil de conseguir en la página escrita.

informes de progreso frecuentes son también esenciales. La cantidad de detalles en sus informes de estado depende del tamaño del proyecto y las preferencias de los actores en cuestión. Por otra parte, es posible que desee gestionar algunos actores externos diferente a los demás.

En proyectos de consultoría de tamaño mediano (alrededor de $ 200.000 a $ 1 millón en el trabajo), un informe semanal puede contener cuatro elementos:

Video: Los Mejores Cursos Gratis de Gestión de Proyectos

1. ¿Qué fue lo que logramos la semana anterior?

2. ¿Qué es lo que pretendemos llevar a cabo la próxima semana?

3. ¿Qué obstáculos están de pie en el camino de la realización del proyecto, en particular para esta próxima semana?

4. ¿Qué tan avanzado estamos en contra del proyecto, donde esperábamos estar?

Por lo general, la respuesta a estas cuatro preguntas es suficiente para mantener al cliente en el bucle y para hacer frente a los posibles problemas más acuciantes.

Cómo manejar el equipo

La gestión de un equipo de empleados u otros tipos de hacedores en un proyecto es muy similar a la gestión de otros tipos de actores. la participación por adelantado y una comunicación frecuente recorrer un largo camino en el camino para obtener resultados satisfactorios. Y es de importancia crucial establecer responsabilidades cristalinas adelantado.

Con una propuesta de proyecto aprobada en la mano, se puede obtener el proyecto en marcha mediante la distribución de la propuesta a todos los posibles miembros del equipo junto con una Matriz de asignación de responsabilidades (RAM). Asignar a entregar a las personas de acuerdo a estas cuatro categorías:

• Responsable: Estas personas hacen el trabajo para completar la actividad. Al menos uno R tiene que ser asignado a cada actividad. A menudo, usted tendrá más.

• Explicable: Estas personas tienen que firmar en el trabajo de las personas que son responsables de completar la misma. Usted debe tener exactamente una UN por tarea. Una persona puede ser tanto una R y un UN en una tarea.

• consultado: Estas son las personas que deben ser consultados. Por lo general, son buscados para consultas sobre la actividad o que son responsables de las actividades relacionadas en el proyecto.

• Informado: Estas son las personas que necesitan estar informados de manera permanente sobre el proyecto.

Los administradores de proyectos a veces llaman una memoria RAM de una matriz RACI debido a las iniciales utilizados para rellenar en la matriz.

Asegúrese de distribuir dichos documentos, al menos, las personas con una R, A, o do junto a sus nombres. Ningún individuo debe tener más de una letra junto a su nombre para una tarea en particular, con la posible excepción REAL ACADEMIA DE BELLAS ARTES.

También debe haber una correspondencia estrecha entre las partes interesadas, la matriz de comunicaciones, y la matriz de memoria RAM. En otras palabras, si los grupos de interés se muestran en un gráfico, que deberían aparecer en los dos.