Lo que debe saber acerca de los planes de gestión de los grupos de interés para el examen de certificación pmp

La cultura de la organización y la política son muy influyentes en cómo se puede gestionar los grupos de interés. Para el examen de certificación PMP, tendrá que tener en cuenta lo siguiente al planear sobre la mejor manera de gestionar los grupos de interés:

• ¿Qué partes interesadas están activos en cada fase del ciclo de vida del proyecto

• Si el interesado es un partidario de su proyecto o de una resistencia

• La información que necesita cada grupo de interés y la mejor manera de impartir esa información

Plan Gestión de los interesados. El desarrollo de estrategias de gestión apropiados para hacer participar de manera efectiva las partes interesadas en todo el ciclo de vida del proyecto, basado en el análisis de sus necesidades, intereses y potencial impacto en el éxito del proyecto.

Plan de gestión de los grupos de interés: Entradas

Usted debe considerar cada componente del plan de gestión de proyectos para ayudarle a planear para la participación efectiva de los interesados. Por ejemplo:

• ciclo de vida del proyecto: le informa acerca de las actividades, procesos, conocimientos, productos finales y aprobaciones necesarias en cada fase del proyecto. ciclos de vida de la cascada tradicionales requieren un método diferente de involucrar a los interesados ​​que un ciclo de vida ágil.

• Programar: Identifica los recursos estarán activos en el proyecto en cualquier momento dado.

• plan de gestión de las comunicaciones: Describe que necesite información, el tipo de información que necesitan y cuando lo necesitan.

  Video: Taller Gestión de Proyectos 1/2. Programa de Mejora del Sector TIC JCCM.Anabel Dominguez

• plan de gestión de adquisiciones: Identifica los proveedores, contratistas y otros actores externos que se necesitan para determinar la mejor manera de trabajar con ellos.

• plan de gestión de la calidad: El plan de gestión de la calidad puede poner de relieve los requisitos de calidad, medidas y técnicas que pueden requerir una atención especial, como el envío de resultados de calidad a los organismos reguladores externos o para un cliente externo.

• plan de gestión de recursos humanos: Identifica los recursos del equipo del proyecto, las relaciones de dependencia, y los roles y responsabilidades.

La información registros de registro de interesados ​​partes interesadas de identificación y la categoría de partes interesadas, tales como seguidor, neutral, o resistor. Que va a utilizar el registro para crear una evaluación de los grupos de interés.

Plan de gestión de los interesados: Herramientas y Técnicas

Para crear un plan eficaz gestión de los interesados, es necesario cumplir con las personas con conocimientos en varias áreas:

• Técnico: Las personas con experiencia en los campos técnicos involucrados en el proyecto pueden ayudar a entender los actores que estarán involucrados en cada fase del ciclo de vida, cuáles serán sus preocupaciones, y cómo pueden contribuir al proyecto.

• Administración: La gerencia puede hacerle saber los tipos de informes que son necesarios y dar una idea de las preocupaciones de alta dirección, así como algunas de las políticas que necesita para estar al tanto de las partes interesadas para gestionar con eficacia.

• Anterior jefes de proyecto o miembros del equipo: Las personas que han trabajado en proyectos similares serán capaces de decir dónde están las trampas y lo que a tener en cuenta en el proyecto. Ellos pueden proporcionar valiosos consejos e informarle de las técnicas que fueron efectivas en el pasado.

Otra técnica para el acoplamiento mapeo de actores es clasificar cada grupo de interés, el nivel actual de cada grupo de interés de compromiso, y el nivel deseado de compromiso. Una forma de evaluar la participación es el siguiente:

• Inconsciente: El actor no tiene conocimiento del proyecto ni sus resultados.

• Resistente: El actor es consciente del proyecto, pero no lo soporta.

• Neutral: La parte interesada es ambivalente sobre el proyecto y sus resultados.

• Apoyo: El actor se siente favorablemente sobre el proyecto y sus resultados.

• Líder: El actor participa activamente en la promoción del proyecto.

Se puede documentar los pasos que va a tomar para mover las partes interesadas de resistencia a neutro o ajeno a de apoyo (y así sucesivamente) en una matriz llamada matriz de evaluación Grupos de interés.

Antes de implementar una estrategia de gestión de los interesados, Manny no estaba al tanto del proyecto, y que el resultado deseado es que después de la implementación del plan, que va a ser de apoyo. Jocelyn es resistente, y el deseado “después de” clasificación es neutral. Este tipo de matriz se puede grabar como parte del plan de gestión de los interesados, o puede ser utilizado para desarrollar el enfoque documentado en el plan de gestión de los interesados.

Plan de gestión de los interesados: Salidas

Las estrategias y los pasos que se dan para involucrar a los interesados ​​efectivamente están documentados en un plan de gestión de los interesados, que es un componente del plan de gestión de proyectos.

Un plan de gestión de los interesados ​​puede ser muy alto nivel. Por ejemplo, se puede desarrollar una estrategia basada en la celda de cuadrícula que ha colocado sus grupos de interés en el análisis de su compromiso: decir, cómo mover una de las partes interesadas de alta potencia / baja el apoyo a la alta / alta ayuda de la energía. Si ha utilizado el modelo de análisis de los actores del inconsciente a través de liderazgo, puede documentar las estrategias y los pasos para llegar al apoyo de neutral o incluso líder.

Para el ejemplo guardería funcionando, es posible desarrollar diferentes estrategias de grupos de interés internos que lo haría para los interesados ​​externos.

También puede evaluar las estrategias en función del tipo de papel, como líder, partidario, y neutral. Las necesidades del proyecto ayudarán a determinar el mejor enfoque. Las cuatro cosas para recordar sobre el desarrollo de estrategias de participación de los interesados ​​son los siguientes:

• Ser proactivo. Tómese el tiempo por adelantado para determinar cómo hacer que la mayor parte de sus grupos de interés de apoyo y también cómo minimizar el daño potencial de los grupos de interés de resistencia.

• Ser sensible. Algunos de sus estrategias pueden ser políticamente sensibles. Sea discreto en lo que usted escribe en comparación con la cantidad que se considera como un documento público.

• Utilizar la comunicación. La principal herramienta con la que las partes interesadas para influir y gestionar sus expectativas es la comunicación. Información del plan de estrategia de los grupos de interés se integrará en el plan de gestión de las comunicaciones y la gestión de los grupos de interés.

• Obtener apoyo. Asegurar las expectativas de sus grupos de interés se alinean con el proyecto e identificar estrategias para involucrar a los interesados ​​en el apoyo a su proyecto.

Es probable que necesite dar la vuelta atrás y hacer algunos cambios a su registro de interesados, el plan de gestión de las comunicaciones, y otros componentes del plan de gestión de proyectos y los documentos.