Lo que debe saber sobre la gestión de las comunicaciones para el examen de certificación pmp
La gestión de las comunicaciones para el examen de certificación PMP se ocupa no sólo con seguir el plan de gestión de la comunicación, sino también con responder a las solicitudes de las partes interesadas de información o aclaración de la información adicional. Obviamente, usted se está comunicando a través de todo el ciclo de vida del proyecto. El plan de gestión de las comunicaciones se inicia al principio del proyecto, y después de eso, se proporciona orientación sobre qué información debe ser comunicada, a quién, con qué frecuencia, cuándo y en qué formato.
Gestión de la comunicación. La creación, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación, y la disposición final de la información del proyecto de conformidad con el plan de gestión de las comunicaciones.
Las entradas para el proceso son (por supuesto) el plan de gestión de las comunicaciones (parte del plan de gestión de proyectos), informes de rendimiento de trabajo, factores como la cultura de la organización o los requisitos reglamentarios, y cualesquiera activos de los procesos de organización que pueden ayudarle, tales como datos que influyen de proyectos anteriores y plantillas de comunicación.
Gestionar las comunicaciones: Herramientas y Técnicas
Aquí es donde se aplica la comunicación formal e informal y la comunicación escrita y verbal.
la tecnología de la comunicación y métodos
A continuación se presenta una lista de las tecnologías y los métodos de comunicación. Al seleccionar la tecnología de las comunicaciones, recuerde que no todos tienen el mismo grado de conocimiento o equipamiento tecnológico. Por ejemplo, un contratista para desarrollar presentaciones multimedia pueden trabajar con máquinas de Apple, pero el comprador puede trabajar con ordenadores. Baby Boomers pueden no estar familiarizados con las redes sociales, mientras que los usuarios de la Generación Y son por lo general muy cómodo con todo tipo de comunicación electrónica.
Al elegir un método de comunicación, tenga en cuenta las directrices dadas en la Tabla 3-1.
reuniones
presentaciones
Uno-a-uno conversaciones
memos
Los correos electrónicos
páginas web
Videoconferencia
teleconferencias
conferencias web
intranets
sistemas de archivo
portales
herramientas de trabajo colaborativo
Mensaje de texto
Los gestores de proyectos más eficaces son aquellos que son buenos comunicadores. Los gerentes de proyecto que se comunican de manera efectiva a los miembros del equipo, altos directivos, gerentes funcionales, y cualesquiera otras partes interesadas tendrán mejores resultados que los que no lo hacen.
Cuando se comunica con alguien, recuerde estas técnicas simples para ayudar a que su comunicación efectiva:
Buscar retroalimentación.
Establecer múltiples canales de comunicación.
Utilice cara a cara la comunicación cuando sea posible.
Sea consciente del lenguaje y expresiones cuerpo del receptor.
Comunicarse en el momento adecuado.
Video: Gestión de las comunicaciones
Reforzar palabras con acciones.
Use un lenguaje sencillo.
Utilizar la redundancia.
sistemas de gestión de la información
Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y requieren algún tipo de sistema de gestión de la información. El más grande y más complejo sea el proyecto, más robusta del sistema de gestión de la información tiene que ser. Algunos aspectos del sistema de gestión de la información utilizarán documentos impresos. Se podría considerar mantener un cuaderno de proyectos en papel, donde se guardan notas, actas de reuniones, comunicaciones externas, y la información que necesita sobre una base regular, como la última programación.
la gestión de las comunicaciones electrónicas incluye correo electrónico, información de la web, informes electrónicos, y así sucesivamente. herramientas de comunicaciones electrónicas incluyen todo, desde herramientas de reunión web, portales, software de programación, herramientas de colaboración, y otras interfaces electrónicas, dependiendo de las necesidades del proyecto.
informes de resultados
Informes de resultados es un tipo específico de comunicación. Informes de resultados implica la recolección y análisis de información sobre las líneas de base del proyecto y los resultados reales y la comparación de las varianzas con el fin de comunicar el estado actual y prevista del proyecto.
Hay varias habilidades transversales que son relevantes para el proceso de gestionar las comunicaciones:
técnicas de comunicación oral y escrita, canales, y aplicaciones
herramientas y técnicas de presentación
herramientas de gestión de la información, técnicas y métodos
Orientación de las comunicaciones a las audiencias deseadas
Manejo de Comunicaciones: Salidas
Como resultado de todas las reuniones y la comunicación, se ha actualizado la información del proyecto, tales como
comunicaciones de las partes interesadas: La información comunicada a las partes interesadas, tales como la resolución de problemas y los cambios aprobados, así como la retroalimentación de las partes interesadas, como las consultas relacionadas con los productos y la información del proceso
Los informes de proyecto: Los informes de estado, emitir registros, lecciones aprendidas, e informes de cierre
Presentación de proyectos: Información presentaciones hechas a los interesados en el proyecto
actualizaciones del plan de gestión del proyecto: Cambios a cualquier línea base del proyecto
documento actualiza el proyecto: Programar actualizaciones, actualizaciones de registro tema
Los registros del proyecto: Correspondencia, notas y minutos
Lecciones aprendidas: Las causas de los problemas y las razones para elegir las acciones correctivas