Lo que debe saber acerca de las comunicaciones de control para el examen de certificación pmp
Control de Comunicaciones asegura que el plan de gestión de las comunicaciones es eficaz. El plan de gestión de comunicaciones que debe saber sobre el examen de certificación PMP puede evolucionar y actualizarse en todo el proyecto como nuevos actores entran en el proyecto, se identifican nuevas necesidades de información, y cambiar los requisitos de comunicaciones.
Comunicaciones de control. Seguimiento y control de las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados en el proyecto.
Comunicaciones de control: Entradas
Al igual que con todos los principales procesos de control en un área de conocimiento, se empieza con los elementos pertinentes del plan de gestión de proyectos, los resultados reales, los datos de rendimiento de trabajo y activos de los procesos de organización (OPA).
Los elementos del plan de gestión de proyectos que va a utilizar son el plan de gestión de las comunicaciones y el plan de gestión de los interesados. Comparación de la información en esos planes con las comunicaciones efectivamente entregados, así como los datos de rendimiento de trabajo asociados, tales como
Cuando se distribuyó información
Quien fue entregado a la información
solicitudes de información adicionales
Retroalimentación de la información, oportunidad, o medio
comunicaciones del proyecto incluye informes de estado, informes de rendimiento, proyecciones, presentaciones, documentos actualizados de los proyectos y los elementos del plan de gestión de proyectos, lecciones aprendidas, correspondencia, actas, y así sucesivamente.
Usted puede utilizar el registro de tema para identificar los problemas que necesitan ser comunicados. Por ejemplo, el patrocinador o PMO pueden querer ser notificado acerca de los problemas que tienen un impacto alto o afectarían negativamente a las partes interesadas clave.
Comunicaciones de control: Herramientas y Técnicas
Al comparar los resultados del proceso de comunicación, puede participar en las reuniones de expertos para ayudar a determinar si el proceso está funcionando con eficacia - y si no es así, cómo mejorarlo. A veces es una cuestión de cambiar la forma de presentar la información. Puede utilizar los sistemas de gestión de la información para mejorar la usabilidad y legibilidad de la información, poniendo los datos en gráficos, tablas y formatos gráficos (como un tablero o tablero de historia).
Si la comunicación eficaz es un problema, se puede comprobar si alguno de los siguientes bloqueadores de comunicación comunes son el culpable. Como bien puede intuir, bloqueadores de comunicación son cosas que la gente hace que inhiben la buena comunicación. La siguiente lista destaca bloqueadores comunes de comunicación, junto con un ejemplo o una breve explicación.
El uso de los medios de comunicación equivocada: Usted no enviaría una notificación de medidas correctivas a través del correo electrónico. Se podría tener ese tipo de comunicación en persona, uno-a-uno.
Hacer suposiciones erróneas acerca de su audiencia: Por ejemplo, a veces los administradores de proyectos en el error de asumir que la gente ya sabe lo que saben. Si se omite lo que se tiene en cuenta la información introductoria y sólo se refieren a temas más específicos, el público puede no entender su mensaje. Tener una falta de entendimiento común conduce a la comunicación ineficaz.
Un receptor en un área con una gran cantidad de actividad de fondo: La actividad de fondo se puede reducir la capacidad del receptor para escuchar el mensaje o centrarse en su mensaje porque se distrae.
La retención de información: A veces, los miembros del equipo retienen problemas de rendimiento o desafíos hasta que es demasiado tarde para hacer algo acerca de ellos. Otro ejemplo es si su patrocinador sabe que una reorganización va a afectar a su proyecto, pero retiene esa información, bloqueando el flujo de la comunicación.
Haciendo caso omiso de las diferencias culturales: Diferentes organizaciones tienen diferentes culturas con respecto a trabajar horas, la calidad del trabajo, la rendición de cuentas, y así sucesivamente. Si se estima que un contratista tiene la misma cultura que su organización, tendrá problemas.
estereotipos: Suponiendo que todos los técnicos piensan de una determinada manera o que todos los altos directivos actuará de cierta manera reduce su capacidad para oír realmente lo que alguien de uno de esos grupos ya es decir.
Tener ideas preconcebidas acerca de la audiencia: Al igual que en los estereotipos, si está en una reunión y tiene ideas preconcebidas acerca de cómo se comportará su público, es posible que pierda señales acerca de lo que su audiencia está pensando, o es posible que no entregar la información al público le interesa.
Viendo las emociones y la conducta reactiva: Parte de ser profesional no es dejar que sus emociones en el camino de su comunicación. La comunicación con una persona que actúe emocionalmente es difícil.
El empleo de escucha selectiva: escucha selectiva significa que alguien está escuchando sólo las partes del mensaje que quiere escuchar. Digamos que usted está presentando un informe de estado a su patrocinador. Usted afirma que el proyecto es sobre todo en la pista, pero hay algunas preocupaciones con el horario. El patrocinador oye sólo la parte de cómo las cosas van por buen camino y pasa por alto o evita la información acerca de las preocupaciones de horario.
Participar en juegos de poder: Tomar decisiones y tomar acciones sobre la base de la ganancia política, o tratando de dominar una situación basada en su poder, puede inhibir la comunicación abierta y honesta.
Gestión por nota: Hay momentos en que un correo electrónico o una nota es su caso- sin embargo, no se puede gestionar un proyecto a través de notas, y no se puede ofrecer información esencial a través del correo electrónico. Tienes que tener una interacción cara a cara.
Enviando mensajes contradictorios: Un ejemplo de un mensaje confuso es cuando un miembro del equipo afirma que entiende lo que quiere, pero su expresión facial parece confuso, o que está desorganizado y hace las mismas preguntas de nuevo.
Comunicaciones de control: Salidas
Los resultados de este proceso son las salidas estándar:
información de rendimiento en el trabajo: Información sobre la eficacia del proceso de comunicación, tales como la puntualidad de los informes, la eficacia de las presentaciones, y así sucesivamente.
Solicitudes de cambio: La acción correctiva o preventiva necesaria para llevar el rendimiento en la alineación con el plan, o para satisfacer las cambiantes necesidades de información de las partes interesadas.
Video: Tipos de Comunicación según PMBOK (PMI-PMP)
actualizaciones del plan de gestión del proyecto: El plan de gestión de las comunicaciones es el documento más probable es que se actualice, aunque el plan de gestión de los interesados también puede requerir actualizaciones también.
Documentos del proyecto actualizaciones: Los informes de rendimiento, pronósticos, y emitir los registros son los documentos más probable que tengan que actualizarse.
activos de los procesos de organización actualizaciones: Toda la documentación del proyecto, incluyendo las lecciones aprendidas, los resultados de la resolución de problemas y acciones correctivas.