¿Cómo elegir la herramienta correcta comunicación como analista de negocios
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La herramienta de comunicación o método que se elija debe ser apropiado para la audiencia, el contenido, propósito y dador mensaje de la comunicación (como analista de negocios, que pueden crear comunicaciones para los demás para entregar). Al evaluar las herramientas de comunicación, tenga en cuenta lo siguiente:
Número de personas involucradas: Lo que funciona bien para 10 personas puede no funcionar bien para el 80.
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Tipo de información a ser compartida: ¿Comparte la información verbal o visual? Si es visual, ¿comparte el texto, ilustración, fotos o videos? Algunas herramientas son más adecuadas para imágenes que otros.
Cantidad o volumen de información que se comunican: Unos pocos párrafos de información puede necesitar 20 minutos y un método de comunicación diferente de un documento de 40 páginas que requiere 2 horas.
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La frecuencia del intercambio: Considerar “qué”, “con qué frecuencia”, y “¿para qué?” Dependiendo de su necesidad, la solución puede ser una reunión semanal del equipo, los miembros del equipo se comunica la información del proyecto tres veces al día, o un patrocinador dando actualizaciones trimestrales a los usuarios de soluciones .
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El deseo / necesidad de un debate o la respuesta: Su enfoque puede ser diferente si las comunicaciones deben ser de dos vías / hacia atrás y hacia adelante frente a una sola vía de salida, como por anuncios o contenidos emitidos.
La sensibilidad del mensaje y reacción de la audiencia esperada: Es posible que tenga que tomar la privacidad y la seguridad en cuenta:
Necesidades de privacidad: A veces la gente reacciona de forma inesperada al escuchar sobre los impactos de la organización de soluciones, lo que pensar en la mejor manera de entregar mensajes para que las personas que escuchen como se pretende. Tenga en cuenta si tiene sentido que los miembros del grupo se conecten de forma individual (reacciones personales llevan a cabo de forma más privada) o como un grupo (reacciones son más público y con experiencia en el grupo).
temas delicados pueden ser mejor analizan en tiempo real en lugar de ser enviados a través de correo electrónico para ser leído solo y interpretarse. Establecer llamadas individuales o una conferencia. Para grupos más grandes, utilice una conferencia telefónica o videoconferencia / web, seguido de un e-mail para enfatizar los puntos clave de mensaje.
Las necesidades de seguridad: ¿Qué tan sensible es el mensaje? Poner en práctica los métodos de protección de la información en su caso. Si se requiere privacidad, pero la conversación o conferencia no es posible, asegúrese de usar el cifrado de seguridad en el correo electrónico.
Ten en cuenta también la configuración del documento que no permiten la impresión o envío de materiales. Si está utilizando el teléfono o conferencia web, inhabilita la configuración que permiten a los participantes para iniciar o guardar las grabaciones de la sesión.
La necesidad de comunicación en vivo: Teléfono de conferencia o herramientas son buenas opciones para situaciones donde la información y las reacciones se tratan inmediatamente. Si los temas necesitan revisión o consideración cuidadosa antes de la discusión, utilizar un enfoque retrasada o fuera de línea. Por ejemplo, enviar información por delante de prelectura, pero hablar de ello más adelante en un entorno de comunicaciones diferente.
El interés en las comunicaciones grabando o más tarde: A veces, recibiendo cada uno necesita juntos al mismo tiempo es imposible. Si desea asegurarse de todo el mundo escucha la misma información, considere la grabación de la sesión y compartirlo en un funcionamiento de la repetición.