Los procedimientos de auditoría de seguimiento: los registros de personal

Asegurarse de que su auditoría cliente está al día con todas las áreas de cumplimiento relacionadas con los recursos humanos es una manera de juzgar la competencia de los empleados cuando se&rsquo-re decidir si desea limitar los procedimientos de auditoría. Entonces, ¿qué registros de personal necesita una empresa para mantener? Las formas básicas de una empresa debe mantener en archivo son los siguientes:

Solicitudes de empleo: Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 requiere que los empleadores cubiertos (básicamente, aquellos que tengan más de 15 empleados) para retener las solicitudes de empleo por un período de un año desde la fecha en que se presente una solicitud o medidas disciplinarias. Esto se debe a que el Título VII que es ilegal que un empleador contrate, descarga o discrimina a ninguna persona por su raza, color, religión, sexo u origen nacional.
Hojas de vida para los solicitantes y personas contratadas: Título VII se aplica a las hojas de vida también. Ambas solicitudes de trabajo y hojas de vida tendrían que ser proporcionada por la empresa para cualquier demanda presentada bajo el Título VII.
Beneficiarse información sobre el plano: Esta información debe mantenerse en archivo por un año después de la terminación del plan.
Act (FMLA) certificaciones de Ausencia Familiar y Médica: certificaciones FMLA son en esencia las notas del médico que acredite el hecho de que el empleado o un familiar cercano tiene problemas médicos suficientemente graves como para calificar para la licencia.
*Los registros de nómina: Los registros de nómina retención se convirtieron en un tema polémico después de la aprobación de la Ley de Pago Justo Lilly Ledbetter de 2009. Este acto se extiende a los empleados a tiempo pueden presentar demandas en virtud de leyes contra la discriminación, tales como la Discriminación por Edad en el Empleo. Como resultado de este acto, muchos de sus clientes van a archivar los registros de personal por períodos indefinidos para defenderse de futuras demandas por discriminación alguna.
registros de seguridad: Dependiendo del tipo de negocio, el cliente de auditoría puede que tenga que seguir las directrices de retención de registros adicionales. Por ejemplo, la seguridad química y registros de exposición tóxicos permanecen en el archivo para la duración de alguien&rsquo-s empleo más 30 años después de que el empleado deja la empresa.

Su cliente es responsable de mantener muchas diferentes formas de deducción de nómina y de identificación en el archivo para cada empleado. Estas formas incluyen los requeridos por el gobierno y forma su cliente de auditoría necesita con el fin de hacer otras deducciones de nómina no relacionados con los impuestos. Durante su auditoría puede usar estas formas de deducción para medir la exactitud de muchas de las transacciones de nómina diferentes. Tú&rsquo-ve más que probable que llena las siguientes formas durante su vida laboral:

W-4: Esta forma le da al empleador todos los conceptos básicos acerca de un empleado, tales como nombre, dirección y número de la Seguridad Social. También pregunta por el estado civil y el número de excepciones, que dictan la cantidad de impuestos federales se obliga al empleador a retener del empleado&periodo rsquo-s cada cheque de pago.
Estatales y locales formas de retención de impuestos: Si la empresa está obligada a retener impuestos para los estados y municipios, estas formas se mantienen así.
I-9: El propósito de este formulario es para asegurarse de que los empleados son elegibles para el empleo en los Estados Unidos. El empleado rellena el formulario y proporciona documentación que las copias de los empleadores y se mantiene en la carpeta personal. La documentación incluye ID de imagen y documentos que atestiguan el hecho de que el empleado puede trabajar en los Estados Unidos.
Discrecionales formas de deducción de beneficios: Los empleados utilizan estas formas para permitir a la empresa a descontar cantidades adicionales de sus salarios brutos a pagar por beneficios tales como seguro médico, contribuciones antes de impuestos a los planes de jubilación, y la cuota sindical. Estas formas se quedan en la casa también.