Cómo organizar sus registros de pequeñas empresas

Video: El mejor organigrama para tu empresa, práctico, simple y poderoso

Tratar con el papeleo es una gran parte de la ejecución de un pequeño negocio. La siguiente tabla sugiere cajones de archivos esenciales para etiquetar en un archivador real o dos y lo que hay que mantener la información a presentar en cada uno:

cajón de fichero	Hay que poner	cajón de fichero	Hay que poner
Los libros de contabilidad y teneduría de libros	Ventas y los gastos de información, inventario, libros de contabilidad, los ingresos estados, balances, estados de flujo de efectivo y otros estados financieros.	Formularios utilizados en el negocio	Los formularios estándar que se utilizan en el negocio, como la compra pedidos, contratos de venta, cartas de oferta a los nuevos empleados, y solicitudes de empleo.
Los registros bancarios	estados de cuenta bancarios, cheques cancelados, conciliaciones bancarias, avisos desde y hacia su banco, fichas de depósito, y cualquier relación préstamo avisos y documentos.	registros de propiedad intelectual	solicitudes de marcas, limaduras de derechos de autor, las solicitudes de patentes y patentes, licencias, y la confidencialidad o no divulgación acuerdos.
contratos	Todos los contratos que haya suscrito, incluyendo: bienes raíces arrendamiento, arrendamiento de equipos, contratos de compra, contratos de venta, joint venture acuerdos, contratos de trabajo para coches, y otra contratos.	Marketing y publicidad	La comercialización de folletos, anuncios impresos, banners web, el texto de los anuncios de radio, y los registros de otros materiales de marketing.
registros corporativos	Para las empresas: Artículos de Incorporación, Estatutos, minutos accionistas y consentimientos, actas de la junta y consentimientos, estatales los documentos presentados, la acción de Incorporator, y las enmiendas a los diversos documentos de la empresa. Para los no-corporaciones: Los documentos pueden incluir asociación acuerdos, documentos de la LLC, consentimientos de los propietarios, y similares archivos.	Permisos y licencias	Permisos, licencias o formularios de registro que debe operar el negocio, ya sea requerido por la ley federal, estatal o ley local.
Correspondencia	Las cartas enviadas por correo, fax, y correo electrónico importante que se don&rsquo-t quiere perder y que desee tener en copia impresa. Estas incluir tanto la correspondencia que recibe y envía.	La contabilidad de existencias	La compañia&rsquo-s de Ledger donde se graba todas las acciones y otras operaciones de valores, copias de certificados de acciones, opciones y warrants, y copias de toda la ley de valores limaduras.
registros de los empleados	solicitudes de empleo completados, oferta actual de empleo cartas, manual o políticas de los empleados, contratos de trabajo, evaluaciones de desempeño, los registros de asistencia de los empleados, empleado cartas de despido, W-2, así como los convenios de liquidación con los empleados despedidos.	Registros de impuestos	Estos registros incluyen trimestrales y anuales federal y estatal declaraciones de impuestos de ingresos, formularios W-9 documentos presentados por contratistas independientes, los registros que respaldan las declaraciones de impuestos, la retención de registros de impuestos, y otra asuntos relacionados con los impuestos.