La organización de los registros de contabilidad para su negocio
Mantenerse organizado es fundamental para la contabilidad eficiente y precisa. Organizar sus registros de contabilidad, al decidir qué conservar, y cómo encontrar información rápidamente cuando lo necesite. Todo lo que haces en tu negocio genera papeleo que puede convertirse fácilmente abrumador si no se mantienen bajo control.
Si informatizar su contabilidad que no sea necesario mantener la mayor cantidad de papel, pero que todavía quieren un rastro de papel en caso de que algo le sucede a sus registros informáticos o si necesita la información de respaldo para una transacción que está en tela de juicio en una fecha posterior.
Obviamente, archivadores son donde almacenar la mayor parte de sus registros para el año en curso y el año anterior. Los archivos más antiguos se pueden almacenar en cajas en un almacén o trastero si no tiene espacio en sus gabinetes de archivos. Cómo configurar los archivos pueden ser fundamental para su capacidad de encontrar algo cuando lo necesite.
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métodos de almacenamiento Contabilidad
Muchos contadores utilizan cuatro métodos diferentes para almacenar información contable:
Carpetas de archivos: estos se utilizan para la presentación de facturas, pago y contrato Información relativa a la información sobre los empleados vendors- individuales, como formularios relacionados con la nómina y la información de datos y acerca de las cuentas individuales de los clientes.
carpetas de tres anillos: Su plan de cuentas, Contabilidad General y Revistas generalmente se mantienen en carpetas de tres anillos. Incluso si usted hace uso de un sistema de contabilidad computarizado, que es una buena idea tener una copia de este para el mes más recientemente cerrado y el mes en curso en forma impresa, en caso de que su sistema informático se cae y hay que comprobar rápidamente la información.
archivos expandibles: Estos tipos de archivos son buenos para la gestión de las cuentas pendientes y actividad de los vendedores. Puede obtener archivos expandibles alfabéticos para la gestión de facturas de proveedores pendientes y órdenes de compra. Se puede utilizar 30 días y 12 meses de archivos ampliable para la gestión de las cuentas pendientes.
Como las facturas vienen en que puede colocarlos en el archivo de 12 meses para el mes de su vencimiento. A continuación, pasar las facturas del mes en curso en el fichero de 30 días antes del día de su vencimiento. Usted puede ser capaz de evitar el uso de estos archivos si está utilizando un sistema de contabilidad computarizado y configurar el sistema de recordatorio de pago de facturas en su programa de contabilidad.
Medios para almacenar datos de copia de seguridad del ordenador: Si desea mantener los libros en el ordenador, asegúrese de realizar al menos una copia de seguridad de todos los datos de todos los días y que lo guarde en un lugar seguro - un lugar donde los datos no serán destruidos si hay un incendio. Una buena alternativa podría ser un pequeño incendio segura si su empresa no tiene una caja fuerte empotrada.
Cuando mantener o descartar el papeleo
Usted encontrará que no se necesita mucho tiempo para acumular una gran cantidad de papel y no tienen espacio para almacenar todo. Por suerte, no todo tiene que ser mantenido siempre. En general, todo lo relacionado con las declaraciones de impuestos tiene que ser mantenido durante al menos tres años, pero una vez que estás pasado tres años, el IRS no puede auditar a menos que se sospecha de fraude. Así que usted puede deshacerse de la mayoría de sus papeles una vez que tiene cuatro años.
Algunas excepciones incluyen a los empleados. Esos registros se debe mantener hasta que el empleado ha dejado el empleo de la empresa durante al menos tres años. El plazo de prescripción para la mayoría de las acciones que pueden ser presentada por un ex-empleado es de tres años después de que salieron.
En el cuarto año, usted será capaz de deshacerse de la mayoría de sus papeles, pero es posible que desee mantener ciertos datos sensibles por más tiempo. Cualquier información sobre los activos que aún están en poder de la empresa debe mantenerse. También debe tener alguna información acerca de los asuntos pendientes legales. Consulte con su abogado y su contador antes de la destrucción de papeles viejos y estar seguro de que no está lanzando algo que podría ser necesaria.