Cómo planificar las QuickBooks 2013 del sistema

Si usted entiende un par de artículos de gran valor y fotos - lo que hace y lo que la contabilidad de contabilidad sistemas no - desde el principio, usted encontrará que el proceso de instalación de QuickBooks 2013 hace mucho más sentido.

Lo que hace la contabilidad

Piense en lo que hace la contabilidad. La gente puede discutir sobre los pequeños detalles, pero la mayoría estaría de acuerdo en que la contabilidad hace las siguientes cuatro cosas importantes:

Medidas de ganancias y pérdidas
Los informes sobre la situación financiera de una empresa (sus activos, pasivos y patrimonio neto)
Proporciona un registro detallado de los activos, pasivos y cuentas de patrimonio del propietario
Suministros información financiera a las partes interesadas, especialmente a la gestión

Lo que hacen los sistemas de contabilidad

Desde aquí, tomar un breve vistazo a lo que los sistemas de contabilidad, o por lo menos en lo que los sistemas de contabilidad de pequeñas empresas - por lo general hacer:

Elaboración de los estados financieros, incluyendo los estados de resultados, balances y otros informes contables.
Generar formularios comerciales, incluidos cheques, cheques, facturas, estados de cuenta, y así sucesivamente.
Mantenga un registro detallado de las cuentas clave, incluyendo dinero en efectivo, Cuentas por cobrar (Cantidades que los clientes deben una empresa), cuentas por pagar (Asciende de que una empresa debe a sus proveedores), artículos de inventario, activos fijos, y así sucesivamente.
Realizar funciones especializadas de gestión de la información. Por ejemplo, en la industria editorial, los editores de libros de autor a menudo pagan regalías. Así que la contabilidad de regalías es una tarea que reservar los sistemas de contabilidad de los editores normalmente debe hacer.

Lo que hace QuickBooks 2013

Bien, después de entender lo que hace y lo que la contabilidad de contabilidad sistemas suelen hacer, se puede ver con un poco de perspectiva lo que hace QuickBooks:

Produce estados financieros
Genera muchas formas comunes de negocios, incluidos cheques, cheques, facturas de clientes, estados de cuenta, notas de crédito y órdenes de compra
Mantiene un registro detallado de un puñado de cuentas clave: dinero en efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, y el inventario en la configuración sencillas

QuickBooks hace tres de las cuatro cosas que se pueden esperar de un sistema de contabilidad que debe hacer. QuickBooks no suministra la materia de contabilidad especializada. Por ejemplo, QuickBooks no hacer la contabilidad de la realeza.

Lo QuickBooks 2013 no hace

Así QuickBooks hace tres de las cuatro cosas que los sistemas contables, que contiene, pero no lo hace todo. QuickBooks es a menudo una solución de contabilidad incompleta. Tenga cuidado, por lo tanto, sobre la configuración de sus expectativas. Por lo general, también es necesario averiguar soluciones para algunos de sus requisitos de contabilidad especiales.

QuickBooks ofrece a los usuarios y empresas una gran flexibilidad. Así, volviendo al ejemplo anterior, un editor de libros puede hacer mucho de lo que tiene que hacer para la contabilidad de la realeza en QuickBooks. Este trabajo de contabilidad Royalty simplemente requiere una cierta cantidad de tocar el violín durante la instalación de QuickBooks.

Sin embargo, QuickBooks (o al menos las versiones más populares de QuickBooks) sufre de un par de debilidades importantes:

QuickBooks Pro no proporciona una buena manera de manejar la fabricación de inventario. Sin embargo, QuickBooks Premier y QuickBooks Enterprise Soluciones sí apoyan la contabilidad de fabricación simple. Y QuickBooks Enterprise Solutions proporciona cierta capacidad adicional de gestión de inventario (múltiples sitios de inventario, seguimiento mucho y número de serie y cuesta FIFO) como parte de su función de inventario Advance.
(Estas versiones de QuickBooks ayudan a que cuenta para el proceso de convertir las materias primas en productos terminados y también tratar con cierto grado de complejidad del inventario de la vida real.)
Sólo QuickBooks Enterprise Solutions maneja la situación de almacenar el inventario en múltiples ubicaciones. En otras palabras, QuickBooks Pro y QuickBooks Premier simplemente mostrar, por ejemplo, que tiene 3.000 widgets. Que no le permite realizar un seguimiento del hecho de que tiene 1.000 reproductores en el almacén, 500 reproductores en la tienda A, y 1.500 reproductores en la tienda B.

A pesar del hecho de que QuickBooks puede ser una solución incompleta y no puede manejar un inventario de la forma en que desea o necesita, QuickBooks es todavía una muy buena solución. Lo que hace QuickBooks, lo hace muy bien. Considere el hecho de que QuickBooks será de alrededor durante mucho, mucho tiempo.

Es mucho más probable que un producto de software de contabilidad con 600 usuarios, por ejemplo, se suspenderá en lugar de un producto como QuickBooks, que tiene 4.000.000 clientes.