¿Cómo mantener un buen control de contabilidad con quickbooks 2011
Muchas empresas, después de que crecen a un tamaño determinado, tienen que soportar múltiples usuarios de QuickBooks con acceso a la información contable y la capacidad, en algunos casos, para crear las transacciones contables. Por desgracia, tener múltiples usuarios del sistema de contabilidad crea un riesgo para el dueño del negocio.
Al tener acceso a QuickBooks, los usuarios pueden introducir inadvertidamente errores en el sistema de contabilidad o, por desgracia, defraudar intencionalmente un negocio. Aquí está una lista de algunas de las técnicas de control de QuickBooks que un empresario o gerente de negocios pueden utilizar para minimizar los errores involuntarios y la oportunidad para el robo:
Regularmente comparar el recuento de inventario físico con los registros de contabilidad de inventario. Este enfoque se logran dos cosas:
pérdida de inventario se identifica rápidamente.
El dueño del negocio puede reducir al mínimo las pérdidas de inventario mediante la identificación del tipo de inventario que más a menudo robados o incluso cuando el inventario es más a menudo robados.
Conciliar cuentas bancarias. Una cosa que los empresarios deben hacer es reconciliar sus propias cuentas bancarias. A menudo, el robo de empleados por el personal de contabilidad se produce como empleados de encontrar la manera de escribir los cheques en la cuenta bancaria de la empresa de que el propietario no ve. Si el propietario reconcilia el extracto bancario, se puede comparar la contabilidad del banco para la cuenta con los registros contables de la compañía de QuickBooks.
Separar la contabilidad de la custodia física cuando sea posible. En una empresa pequeña, es difícil separar siempre la contabilización de alguna actividad física de la custodia o responsabilidad física para esa actividad. Dondequiera que se puede segregar la custodia física de la contabilidad, una comprobación de errores incorporada se produce. La persona que realiza los controles de contabilidad indirectamente sobre cuidados del activo los custodios físicos. Puede pedir a su CPA para ayudar en la búsqueda de formas para segregar la custodia física de los activos de tareas de contabilidad y teneduría de libros.
Capacitar a los empleados cómo usar el programa. Usted debe entrenar a los empleados a usar QuickBooks si usted tiene una empresa de cualquier tamaño por dos razones básicas:
Video: Cierre del anio fiscal en QuickBooks
Alguien que sabe cómo usar QuickBooks es menos propensos a cometer errores involuntarios.
registros contables desordenado camuflar robo de los empleados. La formación no sólo significa registros contables más precisos, sino también que es menos probable que tengan un entorno propicio para el robo o malversación de fondos.
Administrar el sistema de contabilidad QuickBooks. Un sistema de contabilidad debe ser una herramienta que se utiliza para gestionar mejor su negocio. Para que el sistema funcione, es necesario para manejar ese sistema. Puede bastante facilidad asegurarse de que la gente está haciendo el tipo de cosas que se supone que deben hacer mediante la creación de algunas listas de control simples. Puede utilizar estos puntos de partida para la construcción de su propia lista de cosas que el empleado de contabilidad o gerente de la oficina deben hacer cada mes o al final de cada año.
Un Contabilidad Mensual Muestra la lista de lío
Datos de copia de seguridad y traslada fuera
Las cuentas bancarias reconcilian
Todas las facturas, notas de crédito, estados de fuera
Cualquier cuentas de orden limpiaron
estados financieros entregados
Excepciones informado (por ejemplo, facturas vencidas, facturas, órdenes de compra, bajo-abastecido artículos del inventario)
Una contabilidad anual Muestra la lista de lío
Ajustar el balance de comprobación
Video: Herramientas de Apoyo para el Asistente Contable y Administrativo | Actividades Contables
Grabar CD con los números de fin de año de registro permanente
Considere la limpieza de archivos de datos si son enormes
Fin del ejercicio, cuando en realidad hace