5 Controla buena contabilidad que reduzcan al mínimo el robo
He aquí un resumen de las cinco técnicas de gran alcance para reducir al mínimo los problemas que surgen cuando se tiene gente con diferentes niveles de habilidad y niveles de confianza que trabajan con sus datos de QuickBooks:
Regularmente comparar el recuento de inventario físico con los registros de contabilidad de inventario. Una de las cosas que se pueden hacer, tanto para reducir al mínimo las pérdidas de inventario y para mantener los registros contables precisos, es comparar periódicamente recuentos físicos de su inventario con lo que muestran sus registros contables.
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Este enfoque para contar con frecuencia los más valiosos y más fácil de robar objetos se logran dos cosas:
pérdida de inventario se identifica rápidamente.
El dueño del negocio puede reducir al mínimo las pérdidas de inventario mediante la identificación del tipo de inventario que más a menudo robados o incluso cuando el inventario es más a menudo robados.
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Conciliar cuentas bancarias. Otro método que los empresarios deben usar es reconciliar sus propias cuentas bancarias. A menudo, el robo de empleados por el personal de contabilidad se produce como empleados de encontrar la manera de escribir los cheques en la cuenta bancaria de la empresa de que el propietario no ve.
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Una forma segura de encontrar una transacción ficticia y fraudulenta es que el propietario reconciliar el estado de cuenta. Además, cualquier transacción sospechosa, escamosas tienden a ser evidente cuando el propietario del negocio se ve muy de cerca en los controles.
Separar la contabilidad de la custodia física cuando sea posible. En una empresa pequeña, es difícil separar siempre la contabilización de alguna actividad física de la custodia o responsabilidad física para esa actividad.
Por ejemplo, es difícil separar la contabilidad de inventario de la custodia física o el acceso a ese inventario. Un empleado de la tienda, por ejemplo, puede ser fácilmente capaz de robar cigarrillos y también ajustar los registros de inventario a través de ventas de la caja registradora para cigarrillos. Sin embargo, siempre se puede segregar la custodia física de la contabilidad, una comprobación de errores incorporada se produce. La persona que realiza los controles de contabilidad indirectamente sobre cuidados del activo los custodios físicos.
Capacitar a los empleados en el uso de QuickBooks. Usted debe entrenar a los empleados a usar QuickBooks si usted tiene una empresa de cualquier tamaño por dos razones básicas:
En primer lugar, alguien que sabe cómo usar QuickBooks es menos propensos a cometer errores involuntarios.
En segundo lugar, los registros contables desordenado camuflar robo de los empleados.
Cierre el archivo de QuickBooks. A pesar de que no están obligados a cerrar el ejercicio en QuickBooks, es posible que desee hacer esto para mantener la integridad de sus datos. Así es cómo:
Elija el comando Edición → Preferencias
Seleccione Contabilidad → Empresa ficha Preferencias
Haga clic en el botón de Cierre Fecha / contraseña.
Video: Funcionamiento de las cuentas contables, hechos contables - Contabilidad Capítulo 8 - academia JAF
Cuando QuickBooks le solicita, especifique una fecha de cierre y la contraseña.
Después de proporcionar esta información, QuickBooks prohíbe o limita los usuarios cambien o entrar en transacciones con fecha anterior a la fecha de cierre.