¿Cómo mantener un buen control de contabilidad con quickbooks

Conciliar cuentas bancarias. Una cosa que los empresarios deben hacer es reconciliar sus propias cuentas bancarias. A menudo, el robo de empleados por el personal de contabilidad se produce como empleados de encontrar la manera de escribir los cheques en la cuenta bancaria de la empresa de que el propietario no ve. Una forma segura de encontrar una transacción ficticia y fraudulenta es que el propietario reconciliar el estado de cuenta.

Si el propietario reconcilia el extracto bancario, se puede comparar la contabilidad del banco para la cuenta con los registros contables de la compañía de QuickBooks. Las discrepancias evidentes pueden ser fijos, lo que significa que los registros de contabilidad QuickBooks son más precisos. Además, cualquier transacción sospechosa, escamosas tienden a ser evidente cuando el propietario del negocio se ve muy de cerca en los controles.

Separar la contabilidad de la custodia física cuando sea posible. En una empresa pequeña, es difícil separar siempre la contabilización de alguna actividad física de la custodia o responsabilidad física para esa actividad. Por ejemplo, es difícil separar la contabilidad de inventario de la custodia física o el acceso a ese inventario.

Capacitar a los empleados en el uso de QuickBooks. Usted debe entrenar a los empleados a usar QuickBooks si usted tiene una empresa de cualquier tamaño por dos razones básicas:

Video: Demo Cómo organizar y controlar los procedimientos de contabilidad general

Alguien que sabe cómo usar QuickBooks es menos propensos a cometer errores involuntarios.

registros contables desordenado camuflar robo de los empleados.

Cierre el archivo de QuickBooks. Si usted toma un curso de Principios de Contabilidad, descubrirá que el cierre significa un conjunto de procedimientos de contabilidad que alguien realiza a cero fuera de las cuentas de ingresos y gastos para que a partir del próximo año, los ingresos y los gastos se pueden calcular fácilmente. En QuickBooks, medios de cierre algo diferente.

Pero todavía se desea cerrar el archivo de QuickBooks con el fin de mantener la integridad de sus datos. He aquí cómo: Elija el comando Editar → Preferencias, seleccione Contabilidad, seleccione la ficha Preferencias de la compañía, y haga clic en el botón de Cierre Fecha / contraseña. Cuando QuickBooks le solicita, especifique una fecha de cierre y la contraseña.

Después de proporcionar esta información, QuickBooks prohíbe o limita los usuarios cambien o entrar en transacciones con fecha anterior a la fecha de cierre. (Sólo las personas con la contraseña puede realizar cambios en las transacciones o entrar con fechas anteriores a la fecha de cierre).

Video: 2 Contabilidad Fácil para Iglesias.wmv

Administrar el sistema de contabilidad QuickBooks. Muchos propietarios de negocios no consideran que el sistema de contabilidad de ser nada más que una herramienta para producir facturas, cheques de pago, y la información necesaria para la declaración anual de impuestos. Por desgracia, esa relación distante con el sistema de contabilidad significa que los propietarios de negocios a menudo no se sienten mucha necesidad de una gestión activa de lo que ocurre con el sistema de contabilidad.

Un sistema de contabilidad debe ser una herramienta que se utiliza para gestionar mejor su negocio. Y puede ser eso. Pero si va a ser una herramienta para gestionar mejor su negocio, que necesita para administrar el sistema.

Puede bastante facilidad asegurarse de que la gente está haciendo el tipo de cosas que se supone que deben hacer mediante la creación de algunas listas de control simples.