Mantenimiento de controles de contabilidad en quickbooks 2012
Video: Video Entrenamiento Quickbooks en Español - Gratis
Al introducir múltiples usuarios del sistema de contabilidad en sus QuickBooks 2012 se incrementa la necesidad de controles de contabilidad. Al tener acceso al sistema de contabilidad, los usuarios pueden introducir inadvertidamente errores en el sistema contable, o, por desgracia, algunos usuarios pueden defraudar intencionalmente un negocio.
Por estas razones, algunas de las técnicas de control de contabilidad QuickBooks para minimizar los errores no intencionales y minimizar la posibilidad de robo:
Regularmente comparar el recuento de inventario físico con los registros de contabilidad de inventario. Inventario, por desgracia, se encoge. La gente - a veces empleados, pero a menudo pseudo-clientes, tales como los ladrones se roban - inventario.
Por lo tanto, una de las cosas que tiene que hacer ambas cosas para reducir al mínimo las pérdidas de inventario y para mantener los registros contables precisos es comparar periódicamente recuentos físicos de su inventario con lo que muestran sus registros contables.
Una pequeña tienda de conveniencia, por ejemplo, puede que desee comparar el inventario de tabaco sobre una base, cerveza y vino inventario diario sobre una base semanal, y todos los demás artículos del inventario de comestibles sobre una base mensual o anual. Este enfoque para contar con frecuencia los más valiosos y más fácil de robar objetos se logran dos cosas:
pérdida de inventario se identifica rápidamente.
El dueño del negocio puede reducir al mínimo las pérdidas de inventario mediante la identificación del tipo de inventario que más a menudo robados o incluso cuando el inventario es más a menudo robados.
Conciliar cuentas bancarias. Una cosa que los empresarios deben hacer es reconciliar sus propias cuentas bancarias. A menudo, el robo de empleados por el personal de contabilidad se produce como empleados de encontrar la manera de escribir los cheques en la cuenta bancaria de la empresa de que el propietario no ve. Una forma segura de encontrar una transacción ficticia y fraudulenta es que el propietario reconciliar el estado de cuenta.
Video: Catalogo de cuentas contables
Si el propietario reconcilia el extracto bancario, se puede comparar la contabilidad del banco para la cuenta con los registros contables de la compañía de QuickBooks. Las discrepancias evidentes pueden ser fijos - lo que significa que los registros de contabilidad QuickBooks son más precisos. Además, cualquier transacción sospechosa, escamosas tienden a ser evidente cuando el propietario del negocio se ve muy de cerca en los controles.
Separar la contabilidad de la custodia física cuando sea posible. En una empresa pequeña, es difícil separar siempre la contabilización de alguna actividad física de la custodia o responsabilidad física para esa actividad. Por ejemplo, es difícil separar la contabilidad de inventario de la custodia física o el acceso a ese inventario.
Un empleado de la tienda, por ejemplo, puede ser fácilmente capaz de robar cigarrillos y también ajustar los registros de inventario a través de ventas de la caja registradora para cigarrillos. Sin embargo, siempre se puede segregar la custodia física de la contabilidad, una comprobación de errores incorporada se produce.
Puede pedir a su CPA para ayudar en la búsqueda de formas para segregar la custodia física de los activos de tareas de contabilidad y teneduría de libros. Y realmente, realmente debería hacer esto. Desafortunadamente, el robo de empleados es muy común.
Capacitar a los empleados en el uso de QuickBooks. Usted debe entrenar a los empleados a usar QuickBooks si usted tiene una empresa de cualquier tamaño por dos razones básicas:
Alguien que sabe cómo usar QuickBooks es menos propensos a cometer errores involuntarios. Por lo tanto ,, si se puede, es de sentido común para proporcionar algunos empleados con la ayuda o entrenamiento o ambos. Esos recursos que la gente con mayor comodidad y utilizan con mayor precisión las características de QuickBooks para construir la información financiera que le permite administrar mejor su negocio.
registros contables desordenado camuflar robo de los empleados. A menudo, una de las cosas que se ve al robo de los empleados se pasa registros contables muy mal estado en marcha. Lo que la formación no sólo significa que los registros contables más precisos, sino también que es menos probable que tengan un entorno propicio para el robo o malversación de fondos.
Cierre el archivo de QuickBooks. Si usted toma un curso de Principios de Contabilidad, aprenderá que el cierre significa un conjunto de procedimientos de contabilidad que alguien pasa por poner a cero las cuentas de ingresos y gastos.
En QuickBooks, medios de cierre algo diferente. Pero todavía se desea cerrar el archivo de QuickBooks con el fin de mantener la integridad de sus datos. Así es como: Elija el comando Editar → Preferencias, seleccione Contabilidad y luego la pestaña Preferencias de la empresa y, a continuación, haga clic en el botón de Cierre Fecha / contraseña. Cuando QuickBooks le solicita, especifique una “fecha de cierre” y la contraseña.
Después de proporcionar esta información, ya sea QuickBooks prohíbe a los usuarios o usuarios límites de cambiar o entrar en transacciones con fecha anterior a la fecha de cierre. (Sólo las personas con la contraseña puede realizar cambios en las transacciones o entrar con fechas anteriores a la fecha de cierre).