5 Contabilidad controla para quickbooks
He aquí un breve resumen de cinco técnicas de gran alcance para reducir al mínimo los problemas que surgen cuando se tiene gente con diferentes niveles de habilidad y confiabilidad trabajar con sus datos de QuickBooks:
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Regularmente comparar el recuento de inventario físico con los registros de contabilidad de inventario. Una cosa que puede hacer, tanto para reducir al mínimo las pérdidas de inventario y mantener registros contables precisos, es regularmente comparar los recuentos físicos de su inventario con lo que muestran sus registros contables. contando con frecuencia los más valiosos y más fácil de robar objetos se logran dos cosas:
pérdida de inventario se identifica rápidamente.
El dueño del negocio puede reducir al mínimo las pérdidas de inventario mediante la identificación del tipo de inventario que está más a menudo robados o incluso cuando el inventario es más a menudo robados.
Conciliar cuentas bancarias. Otra cosa dueños de negocios deben hacer, en mi opinión, es reconciliar sus propias cuentas bancarias. A menudo, el robo de empleados por el personal de contabilidad se produce como empleados de encontrar la manera de escribir los cheques en la cuenta bancaria de la empresa de que el propietario no ve. Una forma segura de encontrar una transacción ficticia y fraudulenta es que el propietario reconciliar el estado de cuenta. Además, cualquier transacción sospechosa, escamosas tienden a ser evidente cuando el propietario del negocio se ve muy de cerca en los controles.
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Separar la contabilidad de la custodia física cuando sea posible. En una pequeña empresa, que no siempre es fácil separar la contabilidad de alguna actividad física de la custodia o responsabilidad física para esa actividad. Por ejemplo, es difícil separar la contabilidad de inventario de la custodia física o el acceso a ese inventario. Un empleado de la tienda, por ejemplo, puede ser capaz de robar cigarrillos fácilmente y también ajustar los registros de inventario a través de ventas caja registradora para cigarrillos. Sin embargo, siempre se puede segregar la custodia física de la contabilidad, la comprobación de errores incorporada se produce. La persona que realiza los controles de contabilidad indirectamente sobre cuidados del activo los custodios físicos.
Capacitar a los empleados en el uso de QuickBooks. Usted debe entrenar a los empleados a usar QuickBooks si usted tiene una empresa de cualquier tamaño, por dos razones básicas: Alguien que sabe cómo usar QuickBooks es menos propensos a cometer errores involuntarios, y los registros contables desordenado robo de los empleados de camuflaje.
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Cierre el archivo de QuickBooks. Aquí está una técnica definitiva vale la pena considerar. A pesar de que no están obligados a cerrar el ejercicio en QuickBooks, es posible que desee hacer esto con el fin de mantener la integridad de sus datos. He aquí cómo: Elija el comando Editar → Preferencias, seleccione Contabilidad, seleccione la ficha Preferencias de la compañía, y haga clic en el botón de Cierre Fecha / contraseña. Cuando QuickBooks le solicita, especifique una fecha de cierre y la contraseña. Después de proporcionar esta información, QuickBooks prohíbe o limita los usuarios cambien o entrar en transacciones con fecha anterior a la fecha de cierre.