La importancia de un rastro de papel precisa
Llevar los libros se trata de crear un rastro de papel exacto. Desea realizar un seguimiento todas las transacciones financieras de su empresa por lo que si surge una pregunta en una fecha posterior, se puede recurrir a los libros de averiguar lo que salió mal.
Un rastro de papel exacto es la única manera de realizar un seguimiento de sus éxitos financieros y revisar sus fracasos financieros, una tarea que es de vital importancia con el fin de hacer crecer su negocio. Usted necesita saber lo que funciona con éxito para que pueda repetirlo en el futuro y construir sobre su éxito. Por otra parte, es necesario saber qué falló para que pueda corregirlo y evitar cometer el mismo error otra vez.
Todas las transacciones financieras de su negocio se resumen en el libro mayor, y revistas no perder de vista los más mínimos detalles de cada transacción. Usted puede hacer su recopilación de información más eficaz mediante el uso de un sistema de contabilidad computarizado, que le da acceso a su información financiera en muchos formatos diferentes. Controlar que entra en esta información financiera en sus libros y quién puede acceder a ella posteriormente es un negocio inteligente y crítico consiste en la planificación de su parte.
El mantenimiento de un libro de contabilidad
El abuelo de su sistema de contabilidad es el libro mayor. En este libro mayor, a mantener un resumen de todas sus cuentas y las actividades financieras que tuvieron lugar la participación de esas cuentas durante todo el año.
Se dibuja en los resúmenes de cuenta del libro mayor de desarrollar sus informes financieros sobre, trimestral o anual mensual. También puede utilizar estos resúmenes de cuenta para desarrollar informes internos que ayudan a tomar decisiones clave del negocio.
mantener revistas
Las pequeñas empresas llevan a cabo cientos, si no miles, de pagos todos los años. Si cada transacción se mantuvieron en el libro mayor, ese registro se haría difícil de manejar y difícil de usar. En cambio, la mayoría de las empresas a mantener una serie de revistas que la actividad detalle en sus cuentas más activas.
Por ejemplo, casi todas las empresas tienen un Recibos de caja diario en el que para mantener el detalle de todo el efectivo entrante y un desembolso de efectivo diario en el que para mantener el detalle de todo el efectivo saliente. Otras revistas puede ventas de detalle, compras, cuentas de clientes, cuentas de proveedores y otras cuentas clave que ven una actividad significativa.
Usted decide qué cuentas desea crear revistas para la base de su operación de negocio y su necesidad de información sobre las transacciones financieras clave.
La instauración de controles internos
Cada empresario tiene que preocuparse de mantener estrictos controles sobre el efectivo de la empresa y cómo se utiliza. Una forma de establecer este control es mediante la colocación de las restricciones internas sobre quién tiene acceso a ingresar información en sus libros y quién tiene acceso necesario el uso de esa información.
También es necesario controlar cuidadosamente que tiene la capacidad de aceptar entradas de caja y que tiene la capacidad de desembolsar dinero en efectivo de su negocio. La separación de funciones adecuada ayuda a proteger los activos de su negocio del error, el robo y el fraude.
informatizar
La mayoría de las empresas hoy en día utilizan sistemas informáticos de contabilidad para mantener sus libros. Usted debe considerar el uso de uno de estos sistemas en lugar de tratar de mantener los libros en papel. Encontrará su contabilidad toma menos tiempo y es probablemente más preciso con un sistema computarizado.
Además de aumentar la precisión y reduciendo el tiempo que se necesita para hacer su contabilidad, contabilidad computarizada también hace más fácil diseñar informes. Estos informes se pueden utilizar para ayudar a tomar decisiones de negocio. Su sistema de contabilidad computarizado almacenes de información detallada sobre cada transacción, por lo que se pueden agrupar detalle en cualquier forma que pueda ayudar a su toma de decisiones.