Los informes financieros: cómo leer el balance de dinero en efectivo
Para las empresas, el efectivo es básicamente el mismo que lo tiene en su cuenta de cheques y de ahorros. Hacer un seguimiento del dinero en los informes financieros es mucho más complejo para las empresas, sin embargo, debido a que por lo general se mantienen en muchos lugares diferentes. Toda corporación multimillonaria tiene numerosos lugares, y cada ubicación necesita dinero en efectivo.
Incluso en una sistema de contabilidad centralizada, en el que todas las facturas se pagan en el mismo lugar y se recoge todo el dinero y ponen en el banco al mismo tiempo, una compañía guarda dinero en efectivo en más de un lugar. Mantener la mayor parte del dinero en el banco y tener un poco de dinero en la mano para gastos imprevistos no funciona para la mayoría de las empresas.
Por ejemplo, los puntos de venta y los bancos necesitan mantener dinero en efectivo en cada caja registradora o bajo el control de cada cajero para poder realizar transacciones comerciales con sus clientes. Sin embargo, una empresa debe tener una forma de seguimiento de su dinero en efectivo y saber exactamente la cantidad que tiene al final de cada día (y, a veces varias veces al día, para las empresas de alto volumen).
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El cajón debe ser contado, y la persona contando el sorteo debe demostrar que la cantidad de dinero en efectivo coincide con el total que las transacciones del día indican que debería estar allí.
Si una empresa tiene una serie de lugares, cada lugar probablemente necesita un banco para depositar los recibos y obtener dinero en efectivo, según sea necesario. Por lo que una gran corporación tiene un laberinto de cuentas bancarias, cajas registradoras, caja chica, y otros lugares donde se guarda dinero en efectivo todos los días. Al final de cada día, cada ubicación de la empresa calcula el total de efectivo e informa a la zona de la contabilidad centralizada.
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La cantidad de dinero en efectivo que se ve en el balance general es la cantidad de efectivo que se encuentra en todas las ubicaciones de la empresa en el día particular para el cual fue creado el balance.
La gestión de caja es uno de los trabajos más difíciles porque el efectivo puede desaparecer tan fácilmente si los controles internos adecuados no están en su lugar. Los controles internos para el seguimiento efectivo por lo general son de las más estrictas en cualquier empresa.