Mantenerse en la cima de sus facturas
Con el tiempo, usted tiene que pagar tanto para el inventario y los suministros que compra para su negocio. En la mayoría de los casos, las cuentas se contabilizan en la cuenta de cuentas por pagar a su llegada, y se les paga a su vencimiento.
Una gran parte del dinero pagado de su cuenta de dinero en efectivo es en la forma de los cheques enviados a pagar las facturas que vencen en cuentas por pagar, por lo que es necesario tener un cuidadoso control sobre las cinco funciones principales de las cuentas a pagar:
Entrando en las cuentas a pagar en el sistema contable
Preparación de los cheques para pagar las cuentas
La firma de los cheques para pagar las cuentas
El envío de cheques de pago a proveedores
La conciliación de la cuenta de cheques
Video: ROCABADO AUDITORES "INACTIVACION MANUAL -FACTURAS"
En su negocio, lo más probable es que la persona que entra en las cuentas a pagar en el sistema también prepara a los cheques de pago, pero las otras tareas debe ser realizado por otra persona. Nunca se debe permitir que la persona que prepara el cheque para revisar las cuentas que pagar y firmar los cheques, a menos que, por supuesto, esa persona le, el dueño del negocio.
La persona que firma los cheques deben revisar cuidadosamente lo que se paga, compruebe que las aprobaciones de gestión adecuadas para el pago se muestran en el papeleo, y confirme que la cantidad que se paga es exacta. También debe responsabilidades separadas para asegurarse de que la persona que concilia su cuenta corriente no se prepara o firmar cheques.
Video: Bombo fica... La factura
La gestión adecuada de las cuentas a pagar puede salvar a su empresa una gran cantidad de dinero al evitar cargos por pagos atrasados o intereses y aprovechando los descuentos ofrecidos para el pago temprano. Si está utilizando un sistema de contabilidad computarizado, la fecha de vencimiento de la factura y cualquier información de descuento deben introducirse en el momento de recibir el inventario o suministros (consulte la figura de la forma de grabar esta información).
Si está trabajando con un sistema de papel en lugar de un sistema de contabilidad computarizado, es necesario establecer alguna manera de estar seguro de que no se pierda factura de las fechas de vencimiento. Muchas empresas utilizan dos archivos de acordeón: uno que está establecido por el mes, y el otro que está establecido por el día.
Cuando un proyecto de ley viene por primera vez, se pone en el primer archivo de acordeón según el mes en el que es debido. En el primer día de ese mes, los empleado de cuentas por pagar tira de todas las facturas debidas ese mes y los pone en el archivo de acordeón diaria basada en la fecha de la factura. cheques de pago son luego enviados a tiempo para llegar a la oficina del proveedor de la fecha de vencimiento.
En algunos casos, las empresas ofrecen un descuento si sus facturas se pagan antes de tiempo. Supongamos que las condiciones del descuento para el proveedor es “2% neto 10 30.” Eso significa que si la factura se paga en 10 días, la empresa puede tomar un descuento- 2 por ciento de lo contrario, el importe adeudado debe ser pagado en su totalidad en 30 dias. Además, muchas empresas afirman que los intereses o cargos por mora se cobrará si una factura no se paga en 30 días.
Por ejemplo, si el proyecto de ley fuera por $ 1,000 y la empresa paga la factura dentro de diez días, puede tomar un descuento del 2 por ciento, lo que significa que pagarían $ 20 menos, o $ 980. Esto puede no parecer mucho, pero si su compañía compra $ 100,000 de inventario y suministros en un mes y cada proveedor ofrece un descuento similar, la empresa puede ahorrar $ 2,000. En el transcurso de un año, descuentos en las compras pueden ahorrar a su empresa una cantidad significativa de dinero y mejorar los beneficios de una empresa.