Cómo celebrar reuniones eficaces de mesa sin fines de lucro

La mayoría del trabajo se realiza junta sin fines de lucro en las reuniones, ya sea con la junta en pleno y en comisiones. El presidente de la junta es responsable de asegurar que las reuniones están bien organizados y comienzan y terminan en una hora programada. Nada daños bordo de eficacia más de las reuniones mal organizados que no se quedan en el tema y que se prolongan por la noche. miembros de la junta sin fines de lucro son voluntarios- que no están siendo pagados por hora.

Si la organización tiene un director ejecutivo, el presidente puede delegar algunas responsabilidades para el establecimiento de reuniones. En última instancia, sin embargo, parte del trabajo del presidente es ver que los miembros de la junta tienen la información que necesitan para tomar buenas decisiones y que lo hagan en un plazo de tiempo razonable.

Como llegar a los miembros aparecen

Decir con qué frecuencia un consejo de administración debe cumplir es imposible. La única respuesta real es la frecuencia que necesita. Un calendario de sesiones depende de las necesidades de la organización y la cantidad de negocios realizados en las reuniones de la junta. Algunos consejos de administración se reúnen una vez al año, el mínimo legal.

Estos tienden a ser organizaciones pequeñas pero estables con uno o dos empleados. La mayoría de los consejos de administración se reúnen con más frecuencia que una vez al año- algunos reunirá trimestralmente, algunos se reúnen cada dos meses, y otros programan reuniones mensuales. Por supuesto, el presidente de la junta puede llamar a una reunión de la junta en cualquier momento si la junta tiene que manejar asuntos especiales.

La ventaja de tener reuniones de la junta más frecuentes es que los miembros de la junta están más comprometidos en el gobierno de la organización. La desventaja - especialmente si el programa no incluye la cantidad de negocios - es que los miembros de la junta pueden ser más tentados a saltar reuniones.

Algunas placas programar reuniones en el comienzo del año para todo el año. Al participar en estas fechas en sus agendas de citas meses de antelación, miembros de la junta son menos propensos a programar otros eventos en los mismos días y son más propensos a asistir a las reuniones.

Por ejemplo, si se reúnen mensualmente, puede programar sus reuniones para el segundo martes de cada mes. Si no está presente organizada, siempre programar la próxima reunión antes del final de la presente reunión. Si lo hace, es mucho más fácil que intentar programar una reunión por teléfono o correo electrónico.

Algunas placas usan una lista de distribución, Grupos de Google, u otro recurso en línea para la comunicación entre las reuniones de directorio y compilar documentos en un lugar fácilmente accesible.

Cómo conducir reuniones eficaces

Si usted está buscando algunos consejos para asegurarse de reuniones de la junta eficaces, echa un vistazo a las siguientes ideas:

Video: ¿En qué consisten las convocatorias a reuniones en entidades sin ánimo de lucro?

• Programar una reunión entre el director ejecutivo y presidente de la junta antes de la reunión. Esto se puede hacer en persona o por teléfono, pero es un paso importante en la determinación de la agenda y el enfoque para la próxima reunión. En la reunión también permite que el director ejecutivo de actualizar el presidente en cuestiones de personal, posibilidades de financiación, y las áreas donde la junta necesita para ofrecer orientación y apoyo adicional.

  Video: RECOMENDACIONES SIN FINES DE LUCRO | Guil-Wil

• Diez días a dos semanas antes de una reunión de la junta, enviar un anuncio de la reunión a todos los miembros de la junta. Incluir el acta de la última reunión y una agenda para la próxima reunión. También se incluyen los informes de los comités, estados financieros, o investigación de fondo que la junta se discutirán en la reunión.

  Si las actas de las reuniones incluyen una lista de tareas para los miembros del consejo para completar antes de la próxima reunión, trate de enviar a los miembros un borrador de las actas tan pronto después de la reunión como sea posible para que puedan empezar a trabajar.

• Limitar la duración de las reuniones de dos horas o menos, si es posible. Después de dos horas, especialmente si usted está sosteniendo la reunión de la tarde, la atención comienza a decaer. Si tiene que pasar más de dos horas, tomar un descanso. Ofrece refrescos es siempre una buena idea.

• Tratar de encontrar una sala de conferencias para la reunión. La celebración de un debate en torno a una mesa de conferencias es mucho más fácil que sostiene una en la sala de alguien. La tabla ofrece un lugar para establecer los papeles, y la gente no va a discutir sobre quién recibe el sillón reclinable. También prepara el escenario e implica que el trabajo que se debe hacer.

  Evitar la celebración de reuniones en restaurantes y cafés, si es posible. Los niveles de ruido son demasiado altos para hacer posible una buena discusión, y toda la actividad es una distracción constante. También tiene ninguna privacidad.

• Sobre el inicio del programa. No permita que personas vaguen fuera de tema. Algunos programas fijan el tiempo permitido para la discusión después de cada elemento. Usted no tiene que hacer esto, pero si sus reuniones han sido desviarse de su ruta, estableciendo límites de tiempo puede ayudar a controlarlos.

• Seguir Reglas de Orden de Robert. No es necesario ser demasiado formal en sus reuniones (muchas reuniones de la junta son muy casual), pero tener un conocimiento básico de cuándo hacer un movimiento y cuándo llamar la pregunta es útil. Tener una copia de las reglas parlamentarias aceptadas puede ser útil.

• Gracias a su bordo. miembros de la junta son voluntarios que dan tiempo y dinero para su organización. Aprovechar todas las oportunidades durante las reuniones para asegurarse de que los aprecia. Mencionar sus nombres cuando sea apropiado en los boletines y comunicados de prensa. Pequeños regalos son a veces útiles, pero no ser extravagante. Usted no quiere ser acusado de malgastar el dinero de la organización.

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