Reglas de robert para dar aviso de una reunión

Reglas de Robert dice que si va a hacer negocios en nombre de un grupo, entonces cada miembro votante tiene derecho al aviso previo de la reunión. Es fácil entender por qué: Si usted tiene derecho a voto, entonces usted tiene un derecho fundamental a asistir. Y no se puede asistir a una reunión si no sabe sobre él, ¿verdad? Y si su grupo es un organismo público, como una junta escolar o un ayuntamiento, entonces es probable que se enfrentan a algún requisito legal para público notar, también.

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Como miembro votante de una organización, su notificación de una reunión debe contener información sobre la hora y lugar de la reunión, así como especificar todos los asuntos de negocios que requieren notificación previa bajo sus reglas. Los ejemplos más comunes de este tipo de extraordinarios de negocio incluyen propuestas de modificación de estatutos, de adoptar o modificar las normas especiales de orden, o para modificar o rescindir algo adoptada anteriormente.

El tipo de aviso que debe dar en parte depende de qué tipo de reunión que está dando el aviso de:

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  • Reuniones regulares están programadas regularmente y abierta para cualquier negocio regular que necesita ser discutido. El contenido y los requisitos de entrega de la notificación para reuniones regulares dependen principalmente de los detalles de la programación que ya figuran en sus estatutos, los cuales también deben proporcionar detalles acerca de cuándo y cómo se dan los avisos de reuniones. El tiempo de espera siempre debe tener en cuenta la frecuencia y la importancia de una reunión particular y los elementos separadores tienen que viajar para asistir. Dar aviso con suficiente antelación para los miembros con derecho a voto al recibir el aviso y arreglan sus horarios para que puedan asistir.

  • Las reuniones especiales son llamados sólo si algo importante sucede a lo que deben ser tratados antes de la siguiente reunión ordinaria. Las reuniones especiales siempre requerir previo aviso. avisos de reuniones especiales deben incluir no sólo la fecha, hora, lugar y ubicación, sino que también deben especificar todos los asuntos que se incluirán en la reunión. Nada, repita nada, pueden ser considerados en una reunión especial si no está incluido en la notificación.

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    Para estar en el lado seguro, asegúrese de que sus estatutos establecen que el aviso escrito de una reunión especial debe ser enviada por correo dentro de un plazo determinado antes de la reunión. Por ejemplo, “convocatoria de las sesiones especiales se enviará por correo a los miembros por lo menos 14 días, pero no más de 30 días antes de la reunión.” El alcance real de notificación variará dependiendo del tamaño de su grupo y los miembros distancia que deba recorrer.

Dependiendo de las reglas de la organización, previa notificación puede tomar cualquiera de varias formas. avisos de reuniones se pueden dar

  • Por un simple anuncio en una reunión regular. Pequeños comités informales que cumplan con frecuencia para trabajar en un proyecto a menudo adoptan este método.

  • Por regla fija en los estatutos constitutivos de una hora de reunión y un lugar. Por ejemplo, “Las reuniones regulares de la Segunda Club de los jueves se llevará a cabo el tercer miércoles de cada mes, al mediodía en el restaurante del martes”.

  • Por correo (o distribuir) una notificación escrita de la hora y lugar de la reunión de un tiempo razonable de anticipación. Este es el método más común.

Tenga en cuenta que la notificación electrónica a menudo no cumple el requisito de hacer un esfuerzo de buena fe para ponerse en contacto con su membresía ya que algunos miembros no pueden tener fácil acceso a las comunicaciones electrónicas.

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