Reglas de robert para la aprobación de los minutos
De acuerdo con las Reglas de Robert, redactaron minutos antes de tiempo no son los minutos oficiales hasta que los miembros les aprueban. La tecnología actual ha dejado su huella en la satisfacción de minutos. La secretaria ahora puede redactar las actas y fácilmente enviar copias a los miembros para que lo lean antes de la reunión; a continuación, los usuarios pueden venir a la reunión preparado con cualquier corrección.
Todavía se puede leer en voz alta las actas a los miembros en la reunión, si se quiere, pero si el tiempo es precioso, distribuir el borrador del acta de antemano.
Debido a que se pueden hacer cambios en los últimos minutos antes de que sean aprobados, es una buena práctica para la secretaria a tener en cuenta en algún lugar de la distribución de la copia que se trata de un “proyecto para su aprobación” en la próxima sesión ordinaria.
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Los miembros que hagan notas de las correcciones a las actas de reunión son capaces de mantener registros precisos si mantienen sus copias de los proyectos minutos en el archivo o si hay una versión final no se distribuyen automáticamente a ellos en una fecha posterior.
Manejo de la moción para la aprobación
La forma más eficiente de aprobar minutos es para la silla de asumir el movimiento y obtener el consentimiento unánime de que las minutas aprobadas conforme distribuida (o en su versión corregida).
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El oficial que preside dice: “Las actas han sido [leer / distribuido] para usted. ¿Hay algunas correcciones?”Si se ofrecen correcciones, la silla se encarga de cada uno ofreciendo la corrección de los miembros, sólo para estar seguro de que todos están de acuerdo la corrección es precisa. La secretaria entra entonces en las correcciones en la copia maestra.
Cuando se ofrecen no hay (más) correcciones, el presidente dice: “Si no hay (más) correcciones. . . (Pausa). . . el acta se aprueba sin modificaciones / distribuido / corregido “.
Nunca es el fin de un miembro simplemente se opone a la aprobación del acta. Si un miembro tiene alguna objeción al contenido del acta, que debe ofrecer una corrección. En caso de desacuerdo sobre la corrección, la corrección puede ser modificado mediante las reglas de modificación.
Se aprueba minutos en comité
Si el conjunto no está cumpliendo de nuevo por un largo tiempo (en su caso), como en las reuniones anuales de los miembros o convenciones de delegados, el proceso de aprobación de los minutos se delega en un comité especial o una junta ejecutiva. Esta práctica produce un registro aprobado y legal de la reunión poco después del cierre de reuniones, pero antes de recuerdos de lo ocurrido en el fundido reunión.
Si el suyo es un grupo que habitualmente se ocupa de minutos por un movimiento de “prescindir de la lectura del acta,” que necesita para hacer un cambio. Su intención es probable que aprobarlos con ese movimiento, pero en realidad no se aprueba nada. Usted sólo se compromete a no leerlos.
Si desea utilizar el término dispensar en su reunión, que sea a “prescindir de la lectura del acta y aprobarlos como se distribuye / impreso.”