Actas de las reuniones de acuerdo con las reglas de robert

Minutos son importantes porque son el registro único superviviente de lo que se dice y se hace en la reunión. Pueden estar seco y aburrido. De hecho, es probablemente una buena señal si son! Lo más importante, tienen que ser de carácter informativo y fácil de navegar para lo que el lector necesita saber seis meses a partir de ahora.

Cuando se llama a un parlamentario y pedir ayuda, él va a querer ver los minutos, y va a tener que encontrar algo importante - tal vez las palabras exactas de una modificación estatutaria que fue adoptado oficialmente, o el informe a los cajeros que proporciona detalles en el recuento de votos. organización sencilla de los hechos y el uso del lenguaje sin pretensiones son los mejores atributos que puede dar a sus minutos.

Usted quiere que sus minutos sean legibles, pero hay que ser preciso en la información que proporcione. Sus minutos proporcionan el registro de las medidas adoptadas en la reunión, por lo que necesitan para recordar con claridad los hechos.

Redacción de las actas de su reunión

Para ahorrar tiempo y trabajo innecesario, las Reglas de Robert detalla exactamente lo que necesita para entrar en sus minutos.

El primer párrafo debe incluir la siguiente información:

• El tipo de reuniones (ordinarias, extraordinarias anuales, aplazada regular, levantó la sesión especial, y así sucesivamente)

• El nombre de la organización

• La fecha, hora y lugar de la reunión (no enumeran la ubicación si es siempre la misma)

• Una declaración de la inclusión regular de oficial presidente de su organización y el secretario están presentes (o dar los nombres de las personas que sustituyen por ellos)

• Una mención de si el acta de la reunión anterior se leyó y aprobó (y la fecha de dicha reunión, si no era una reunión regular)

  Las correcciones a los minutos se observaron en los primeros minutos de ser corrected- no están detallados en el acta de la sesión en que se adoptaron las correcciones. (Las actas de la reunión en que se hicieron las correcciones deberían simplemente indicar que las actas de la reunión anterior fueron aprobados en su versión corregida).

La parte del cuerpo del acta debe incluir esta información:

• Todas las mociones principales (excepto los que están retirados), junto con el nombre del miembro que el movimiento (pero no el nombre de la persona que apoyó la moción).

• Movimientos que traen una pregunta de nuevo antes de que el cuerpo (a excepción de los que se retiran).

• La redacción final de los movimientos, ya sea como adoptado o como desecharse. Si es apropiado incluir la mención de un debate o modificación, se puede observar estos elementos entre paréntesis.

• La disposición del movimiento - incluyendo cualquier modificación de adherencia - si sólo está dispuesto temporalmente de.

• Información sobre el voto.

• votos contados.

• Votación nominal.

• votación secreta.

El último párrafo de sus minutos debe incluir la hora de aplazamiento. ¡Y eso es! Bueno, excepto por las siguientes notas adicionales a tener en cuenta a la hora de finalizar sus minutos:

• Las actas de un comité de la totalidad no están incluidos en el acta, pero es necesario incluir el hecho de que el movimiento en comité y se produjo también incluyen el informe del comité.

• Cuando una pregunta se considera de manera informal, la misma información debe ser registrada como en normas regulares. Se permite la informalidad sólo en permitir oportunidades adicionales de debate.

• El texto completo de cualquier informe se incluye en el acta sólo si la Asamblea así lo ordena.

• Registre el nombre de cualquier orador invitado y el tema de la presentación, pero no nos resumen de las observaciones del orador.

La firma del acta

Minutos deben ser firmados por el secretario y, si es costumbre, también podrá ser firmada por el presidente. Las actas son registro legal de su grupo de sus actuaciones, y la firma del secretario establece evidencia de la autenticidad del documento original.

La aprobación de las actas

El acta de una reunión normalmente son aprobados en la próxima sesión ordinaria, después de la llamada a la orden y las ceremonias de apertura.

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Si la reunión es una reunión aplazada, se aprueba el acta de la reunión anterior (la reunión que estableció la junta aplazada) antes de su negocio donde lo dejó en esa reunión. Además, el acta de la reunión aplazada necesidad de ser aprobadas en la próxima aplazada o regular reunión.

Redactados minutos antes de tiempo no son los minutos oficiales hasta que los miembros les aprueban. Debido a que se pueden hacer cambios en los últimos minutos antes de que sean aprobados, es una buena práctica para la secretaria a tener en cuenta en algún lugar de la copia de distribución de que se trata de un “proyecto para su aprobación.”

Cuando minutos son aprobados, el secretario anota la copia del archivo original con las correcciones en el margen o retypes los minutos para incluir las correcciones. La secretaria luego escribe “aprobado” en la acta y se suma a sus dos iniciales y la fecha para el registro.