Secretaria de ser de acuerdo a las reglas de robert

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Reglas de Robert hacen evidente que la secretaria es uno de los dos agentes de su organización absolutamente no puede prescindir. Se necesita un oficial que preside y un empleado de grabación para realizar una reunión y tener un registro adecuado de la misma, y ​​el secretario es el empleado de grabación para el montaje.

Ninguna otra oficina es más importante para el buen funcionamiento de su grupo. El trabajo de la secretaria es absolutamente esencial, y se necesita una persona especial para hacerlo correctamente y hacerlo bien - no porque el trabajo es difícil, sino porque es tan importante. La fiabilidad, la organización y la capacidad de abstenerse de editorializing son los atributos clave de una secretaria con éxito.

Bajo las Reglas de Robert, descripción del trabajo de un secretario incluye las siguientes funciones:

  • Tome minutos en todas las reuniones y someterlos a la aprobación de los miembros en la reunión siguiente. Las actas son el registro de los procedimientos en sus reuniones y convertirse en oficial cuando sea aprobado. Si la reunión es más que un momento trimestral intervalo de distancia, o el término de algunos o todos los miembros están a punto de expirar, se debe nombrar un comité para aprobar el acta. (Esto es para asegurar que haya aprobado minutos tan pronto como sea posible. Cualquier problema puede ser corregido más tarde, cuando se produce su próxima reunión ordinaria.)
  • Servir como custodio de los registros de su organización (excepto los registros asignados específicamente a otros agentes), incluidos los informes de los oficiales de minutos-, juntas y correspondencia committees- y oficial. El secretario también certifica copias de estos documentos, cuando sea necesario.
  • Asegúrese de que los estatutos oficiales, normas especiales de orden, de pie reglas y libro de actas actual están disponibles para su consulta en todas las reuniones.
  • Hacer los registros de la organización disposición de los miembros, de acuerdo con sus reglas.
  • Mantener el rollo de miembro oficial. A veces, esta tarea se le asigna específicamente al tesorero o un miembro del personal porque el rollo de frecuencia se actualiza frecuentemente basados ​​en pagos de cuotas o lapsos.
  • Asegúrese de que los oficiales, los miembros del comité y delegados son notificados cuando sea elegido o nombrado, y se les da credenciales y los documentos necesarios.
  • Emitir el aviso (o llamar) de reuniones, y servir como secretaria correspondencia a menos que se establezca una posición específica para esa función.
  • Preparar el orden del día para el oficial que preside, mostrando todo lo que se sabe que para su consideración en la reunión.
  • Preside la elección de un presidente temporal durante una reunión si el presidente y el vicepresidente están ausentes.

Si usted es el secretario, no desgastarse tratando de escribir (en el acta) todo lo que dice todo el mundo en las reuniones. De hecho, en realidad es inadecuada para hacer eso. Todo se reduce a esto: Las actas son el registro de lo que se hace en la reunión, no lo que se dice.

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El deber del secretario incluye el deber de poner a disposición de los miembros, en tiempos razonables, los registros de la organización. Sin embargo, el derecho de los miembros de inspeccionar los registros no incluye el derecho de abusar o molestar a la secretaria. Si usted es el secretario o el miembro que quiera ver los registros, un sincero respeto por cada uno de otros beneficios de tiempo y esfuerzo todos los interesados.

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