Reglas de robert para reuniones productivas: utilizar una agenda

A pesar de las excelentes herramientas y técnicas de organización disponibles en las Reglas de Robert, por alguna razón, las reuniones ocurren todo el tiempo en que los Presidentes volar por el asiento de sus pantalones - repasando minutos del mes pasado, un refrito de viejas decisiones, intercalando conversaciones reales con comentarios y la supresión de cualquiera que trate de mover las cosas.

Si tienes la mala suerte de ser miembro de una de estas organizaciones, entonces ya sabe la importancia de saber cómo hacer funcionar una reunión con una cantidad razonable de envío. Si no es así, sabe que el futuro es ahora para cualquier persona que pueda ser eficiente y eficaz cuando se trata de dirigir las reuniones.

Cuando se trata de reuniones, la manera de ser eficiente y eficaz al mismo tiempo es preparar y hacer un buen uso de una agenda, que es esencialmente un programa o lista de los eventos y asuntos de negocios. El programa puede ser adoptado (Es decir, tener carácter obligatorio para la reunión), o puede ser simplemente una guía para mantener la reunión en pista. La adopción de la agenda a veces es una buena idea porque se pone a todo el mundo de acuerdo con el plan de reunión al comienzo de la reunión.

Reglas de Robert da una orden del día, pero no obliga a ninguna agenda particular. Sin embargo, las reglas no ofrecen un protocolo de programa que se ha utilizado tan ampliamente que es casi universalmente aceptado como un plan de encuentro fundamental. No todo en el orden del día que se muestra aquí es necesario en todas las situaciones, ya veces su programa puede tener que ser aún más amplia y detallada. Pero esta agenda básica es una gran organización de eventos:

1. Llama para ordenar

   Comience la reunión a tiempo. Un solo golpe de martillo del a la hora señalada y la declaración, “La reunión vendrá al orden” es suficiente. No se puede terminar a tiempo, si no se empieza a tiempo, y todo el mundo sabe cuando se inicia la reunión.

2. ceremonias de apertura

   Su grupo puede habitualmente reuniones abiertas con una invocación y una recitación del juramento a la bandera. El protocolo es “Dios antes de país” (es decir, se invoca la deidad antes de saludar a la bandera), por lo que va a hacer que su invocación antes de decir el juramento. Esta parte del programa es también el lugar de incluir cualquier rituales fraternales de apertura especial, un saludo dada por uno de sus agentes, o cualquier otra cosa que pudiera razonablemente entran en la categoría de ceremonia.

3. Pase de lista

   Si su grupo es un organismo público, o si tiene una regla que ciertos oficiales deben estar presentes antes de la reunión puede proceder, este es el momento de pasar lista. Pero si usted no tiene una norma que exige que, no pierda su tiempo en este artículo.

4. calendario de consentimiento

   Este artículo no es de uso frecuente, salvo en organizaciones especializadas, como cuerpos legislativos públicos o casa de una gran sociedad profesional de los delegados. Un calendario de consentimiento procesa rápidamente una gran cantidad de artículos no polémicos que pueden ser eliminados rápidamente por su inclusión en una lista (el calendario de consentimiento) de elementos que se adoptó a la vez. La lista también puede contener elementos especiales de preferencia para ser considerado con el fin en el momento apropiado. Este calendario de consentimiento generalmente se coloca en un orden del día por una norma especial de orden, y su colocación es por lo general relativamente alto rango.

5. Para Estándar de negocio

   Todo en el orden del día fuera del orden natural de los negocios es en realidad accesoria a la reunión. Todo el negocio realmente comienza con la aprobación del acta y termina cuando haya terminado con cualquier nuevo negocio.

6. Bien de la orden

   Este es un tiempo reservado para los miembros para ofrecer comentarios u observaciones (sin movimientos formales) sobre la sociedad y su trabajo. El bien de la orden es también el momento de ofrecer una resolución para traer una carga disciplinarias contra un miembro por delitos cometidos fuera de una reunión.

7. anuncios

   Esta parte de la agenda básica deja a un lado el tiempo para los oficiales (y los miembros, cuando sea apropiado) para hacer anuncios. Sin embargo, el hecho de que este es un tema del programa no impide que la silla de hacer un anuncio de emergencia en cualquier momento.

8. Programa

   Si usted está ofreciendo alguna otra presentación general de interés para sus miembros, si se trata de una película, un orador invitado, profesor, o cualquier otro programa, presentarlo antes de que se levante la sesión. Si prefiere conducir el programa en algún otro lugar en el orden del día, puede ser programado para tener lugar antes de que se lean las actas o, mediante la suspensión de las reglas, insertadas dentro del orden normal de los negocios.

   Los oradores invitados son a menudo en un calendario muy apretado, por lo que es muy adecuado para la silla a pedir el consentimiento unánime para colocar el programa en cualquier lugar conveniente en el orden del día, incluso si el único lugar conveniente está dentro del orden del día.

9. Aplazar

   Esta parte de la agenda marca el final de la reunión - hora de ir a casa. Pero no se retire hasta la silla declara se levantó la sesión, o es posible que sólo se pierda algo importante.