Reglas de robert para reuniones especiales
Las reuniones especiales son, bueno, especial. De acuerdo con las Reglas de Robert, que se llaman sólo si 1) algo importante sucede a lo que debe ser tratado antes de la próxima reunión ordinaria, o 2) un asunto de negocio en particular (s) es lo suficientemente importante que tiene que ser la razón exclusiva para toda la reunión.
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Después de todo, usted está, reuniones de manera especial ocupadas mejor que ser importante, ¿verdad? Ahora, debido a que estas reuniones son especiales, el aviso anunciando que es especial también. Usted tiene que tomar un poco más de cuidado con los avisos para las reuniones especiales que usted hace para reuniones regulares.
Para estar en el lado seguro y para eliminar dudas, siempre se debe prever una notificación escrita de reuniones especiales para ser enviado dentro de un marco de tiempo especificado antes de la reunión. Por ejemplo, los estatutos pueden afirmar, “convocatoria de las sesiones especiales se enviará por correo a los miembros por lo menos 14 días, pero no más de 30 días antes de la reunión.”
El alcance real de notificación varía en función del tamaño de su grupo y los miembros distancia debe viajar. El punto importante es que el rango de fechas para el envío de la notificación debe ser razonable, y todo el mundo debe ser capaz de recibir el aviso a tiempo para organizar sus horarios para asistir a la reunión.
Todos los principios de notificación para reuniones regulares todavía suenan verdad para reuniones especiales.
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No se puede celebrar reuniones extraordinarias si sus estatutos no prevén ellos. Revisar sus estatutos antes de preocuparse por las reuniones especiales.
Llamar a una reunión especial
Si es necesario tener una reunión antes de la próxima reunión regular, seguir adelante y hacerlo. Pero asegúrese de que es importante y no puede esperar. Y no trate de cubrir algo más de lo absolutamente necesario. Escribir su aviso, incluir los detalles pertinentes, y salir de la notificación con la mayor antelación posible. (Con suerte, sus estatutos dictan los requisitos de tiempo de entrega para notificación de la junta especial. Si no es así, es necesario modificar el estatuto para incluir esta información.)
La elaboración de la notificación de la junta especial
Haga su aviso simple y al punto. El tema de la reunión debe ser tan urgente que no puede esperar. No trate de realizar cualquier otra cosa en esta reunión. Sólo tiene que escribir exactamente lo que necesita para hacer frente y obtener la notificación por correo.
Supongamos Peter Piper simplemente solicitó el ingreso en su panel de maní Purveyors secada. Piper se comprometió a recoger un beso de pimientos en vinagre para cada uno de los panelistas si les está permitido solicitar una posición en el panel antes de la hora de su escabeche parche pimienta paga.
pimientos en vinagre se secan en la vid mucho antes de su próxima reunión ordinaria. ¿De verdad quieres Piper de pertenecer al club: No sólo es una persona de la paciencia y prestigio, pero usted y los otros panelistas han postulado que las perspectivas de pimientos en vinagre llenos de cacahuetes resecos es una posibilidad rentable. La oportunidad de presentar Piper al panel y permitir su promesa de sacar provecho quizá el panel requiere una reunión especial.
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De conformidad con las disposiciones de los estatutos, se llama a una reunión especial y envía un aviso a todos los miembros votantes del panel que dice lo siguiente:
Parched Purveyors Panel de cacahuete
Notificación de la Junta Especial
Una reunión especial del Grupo de maní Purveyors secada se llevará a cabo en el parche de cacahuete, el 22 de marzo a las 15:00 para examinar la petición de Peter Piper y pronosticar sobre la posibilidad de permitir a Piper a ocupar un puesto permanente en nuestro panel.
Por favor haga planes para participar.
Sinceramente,
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Lilbo pío
Secretario
Ahora, siempre y cuando una quórum está presente (el número mínimo de miembros votantes cuya presencia se requiera válidamente conducta empresarial en nombre de la asamblea), y siempre que la mayoría de los panelistas adopte la propuesta, la petición de Peter Piper pasará. Ese hecho será colocada en los procedimientos del grupo.
Las sesiones extraordinarias requieren siempre previo aviso. avisos de reuniones especiales no sólo deben incluir la fecha, hora, lugar y ubicación, sino que también deben especificar todos los asuntos que se incluirán en la reunión. Nada más que este negocio, y los diversos movimientos que permiten a la reunión para cuidar de este negocio, pueden ser considerados en una reunión especial si no está incluido en la notificación.
Asegúrese de llamar a reuniones especiales sólo cuando algo se debe abordarse antes de la siguiente reunión ordinaria. Su tiempo es importante, a fin de utilizar esta herramienta con criterio. Guardar todo lo que puede esperar a la próxima reunión ordinaria.