Entrenar a otros para gestionar reuniones con éxito
Hay un dicho, ‘Si usted no puede planear, usted está planeando fallar’. En términos de entrenamiento de una empresa para estar en el camino correcto, incluso los mejores planes pueden fallar si no se controlan y se realizan los ajustes necesarios.
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Una herramienta clave para la gestión de progreso es la reunión. La mayoría de las personas han experimentado encuentros que prolongarse, tener conversaciones que van por la tangente y parecen ser una completa pérdida de tiempo.
La buena noticia es que la buena gestión de reunión no es la ciencia de cohetes la mala noticia es que pocas organizaciones hacen el esfuerzo para hacerlo bien. La mejora de las reuniones es un área donde el coaching puede agregar valor a la eficiencia y eficacia de la organización.
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Comenzar el entrenamiento para reuniones con éxito mediante la definición de propósito y la actitud.
Propósito: Esto se define por ‘gran cuadro’ de la organización (por qué hace lo que hace). Propósito está relacionada con su misión (lo que sus resultados son) y sus valores (lo que es importante para ella). Cada sesión celebrada y cada tema tratado debe apoyar el propósito.
Actitud: La actitud se define como la forma de enfocar algo. Los mejores actitudes a tener en reuniones están completamente enganchados (todos deben estar mentalmente presentes en la habitación y se centró en la reunión en la mano), honesto (cada uno debe estar dispuesto a hablar y estar de acuerdo o en desacuerdo) y vulnerables (abierto a la retroalimentación y no tomarlo como algo personal).
Aquí hay siete reglas simples que permitan a los clientes a ejecutar reuniones eficaces y eficientes.
Tener objetivos claros: Relacionarlos de nuevo a la finalidad por lo que todo el mundo está claro por qué se están discutiendo.
Sentar las bases para todas las reuniones: Establecer las normas para la reunión recordando a la gente acerca del propósito y la actitud. Diles que la reunión es un lugar para el diálogo abierto, honesto. No asuma que todo el mundo se han escuchado las reglas para antes reiteran ellos. Haga que los participantes se apagan todos los dispositivos móviles.
Seleccionar los participantes de la reunión con cuidado: Dos criterios a considerar al seleccionar participantes de la reunión son: ¿Es la reunión relevante para ellos? ¿Tienen las habilidades y conocimientos que son necesarios para el éxito de la reunión?
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Mantenga un horario: Distribuir los horarios y el calendario de reuniones a todos los participantes para que tengan tiempo suficiente para preparar las contribuciones.
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Empezar y terminar a tiempo: La gente aprecia la conciencia de su tiempo de los demás. sobrecostos no programadas pueden afectar negativamente a la programación diaria de una persona. Permitir las pausas breves cada 45 minutos para asegurar que los participantes permanezcan comprometidos y alerta.
Mantener la reunión en la pista: No tomar rehenes con nadie exhibicionismo o ir fuera de pista. Gracias a cualquiera que contribuye, y saber cuándo decir ‘Gracias. Ahora es el momento de pasar’.
Evaluar y cerrar la reunión: Transcurrido el tiempo suficiente para resumir los puntos discutidos y comprobar con los participantes que todos ellos tienen una clara comprensión de los mismos. Revisar las acciones y tareas, y animar a la gente a hablar si tienen alguna pregunta o preocupación. Ajustar la hora para la siguiente reunión y seguimiento mediante la distribución de las notas de la reunión.