8 Estrategias para la gestión de las reuniones con éxito

Reuniones que producen resultados no ocurren por accidente. Afortunadamente, su blues de reuniones disfuncionales tienen una cura. La cura es fácilmente disponible, barato y fácil de tragar:

• Estar preparado. Sólo necesita un poco de tiempo para prepararse para una reunión, y la recompensa es incrementar la efectividad reunión. En lugar de perder el tiempo tratando de averiguar por qué se está reuniendo, su preparación se obtienen resultados tan pronto como se inicia la reunión.

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• Tener una agenda. Una agenda es su hoja de ruta, el plan de reunión. Con él, usted y los demás participantes a reconocer los objetivos de reuniones y saber lo que va a discutir. Y si distribuye el orden del día y otros documentos a los participantes antes de la reunión, se multiplica su eficacia debido a que los participantes puedan prepararse para la reunión de antemano.

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• Comenzar a tiempo y terminar a tiempo (o antes). Respetar sus participantes, comenzando y terminando sus reuniones a tiempo. Usted no quiere que pasen toda la reunión mirando sus relojes y preocuparse por lo tarde que va a mantenerlos.

• Tienen menos - pero mejor - reuniones. Convocar una reunión sólo cuando es absolutamente necesario una reunión. Cuando lo haga llamar a una reunión, que la reunión sea una buena. Es lo que realmente tiene que reunirse para discutir un cambio en su política de reembolso de viaje? no lo haría un mensaje de correo electrónico a todos los viajeros de la compañía hacer igual de bien? Cada vez que usted está tentado a llamar a una reunión, asegúrese de que tiene una buena razón para hacerlo.

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• Piense inclusión, no la exclusión. Ser selectivo sobre los cuales usted invita a sus reuniones - seleccionar sólo a tantos participantes como sea necesario para realizar el trabajo. Pero no excluir a las personas que puedan tener la mejor comprensión de sus problemas simplemente debido a sus filas en la organización o sus estilos de vida, apariencia, o creencias.

• Mantener el enfoque. Implacablemente mantener sus reuniones sobre el tema en todo momento. A pesar de hacer todo, pero hablando del tema en cuestión puede ser un montón de diversión, que llamó la reunión por una razón específica. Salga del tema. Si al terminar la reunión temprano, entonces por todos los medios acabar con ella.

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• Capturar los puntos de acción. ¿Alguna vez ha salido de una reunión preguntándose por qué la reunión se llevó a cabo? Fue una reunión con ningún propósito, sin dirección, y no hay tareas o acciones de seguimiento? Asegúrese de que su reuniones tienen un propósito y que se asignan los puntos de acción a las personas adecuadas.

• Obtener retroalimentación. La retroalimentación puede ser una gran manera de medir la efectividad de sus reuniones. No sólo se puede averiguar lo que hizo bien, pero se puede averiguar lo que hizo mal y obtener ideas sobre cómo hacer que sus reuniones futuras más eficaz. Después de la reunión, pida a los participantes a dar su opinión honesta y abierta - verbalmente o por escrito - y luego usarlo. Nunca se puede ver a sí mismo como otros lo hacen a menos que se muestran.