Cómo hacer que sus reuniones sean más eficaces

Cuando se ejecuta una reunión, que desea mantenerlo en movimiento y asegurarse de que es productivo, pero también desea que todos se sientan que fue un tiempo bien empleado. Las cosas pequeñas a menudo puede tener un gran impacto en la participación de sus colegas y el resultado de la reunión. Aquí hay algunas cosas que pueden dar a su encuentro ese algo especial:

Video: Tu Oficinista Responde #29 Como hacer reuniones eficaces

• Proporcionar tarjetas de identificación: Para las reuniones donde los participantes no todos se conocen entre sí, proporcionar tarjetas de identificación. Tienen gente utiliza adjetivos para describir a sí mismos como una manera para que otros lo recuerdan sus nombres - por ejemplo, “Comprensión Susan” o “cómico de Colin.”

• Tomando minutos: Pedir a alguien que tome minutos. Utilizar una grabadora para ayudar a asegurar que los minutos son exactos.

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• La adición de especias: Sugerir maneras de animar una reunión potencialmente aburrido. Juegos, ejercicios de intercambio de ideas y actividades que fomenten la participación interactiva ayuda hacen las cosas más emocionantes. Los Juegos formadores de juego Serie de John Newstrom y Edward Scannell está lleno de diversión y ideas interesantes que se pueden implementar fácilmente para darle vida a lo mundano.

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• Uncluttering el espacio: reuniones de trabajo pueden fácilmente llenarse con los restos de comida o latas de refrescos. Periódicamente organizar una sesión de limpieza. La eliminación del desorden a menudo ayuda a despejar la mente de las personas y estimular un poco de creatividad extra.

• La evaluación del éxito: Como parte de su preparación, compilar un formulario de evaluación reunión corta para que evitar cometer los mismos errores una y otra vez. Tratar de mejorar cada reunión subsiguiente basado en la retroalimentación de los participantes. Sugerido preguntas que debe incluir lo siguiente:

• ¿Cómo fue la reunión ir en relación con nuestros objetivos?

• ¿Qué tan bien se sigue el programa?

• ¿Qué tan bien nos quedamos en la fecha prevista?

• ¿Qué debemos hacer diferente la próxima vez para asegurar la calidad de una reunión?

• ¿Cuáles fueron algunos de los retos a los que nos enfrentamos?

• ¿Qué conflictos o desacuerdos fueron o no fueron resueltos?

• Lo que era la calidad de las decisiones tomadas?

• ¿Qué tan bien utilizamos la experiencia de los participantes?

• ¿Qué pasó que fue inesperado?

• ¿En qué áreas necesitan más preparación?