La creación de un entorno adecuado para una reunión de negocios

Planificación de una reunión de negocios implica algo más que sillas y micrófonos. Usted desea crear el ambiente adecuado para su reunión, desde los asientos a la calefacción. La mayoría de estos artículos son los que los asistentes no se dan cuenta a menos que algo va mal. Usted sabe que usted ha hecho su trabajo bien si escucha ninguna mención de ninguna de ellas.

Transporte

Si la reunión se lleva a cabo fuera de los muros de su empresa, considere varias opciones de transporte, incluyendo dejar que los participantes usan sus propios vehículos, confiando en tránsito local, y la contratación de un servicio de autobús. Cualquiera que sea la opción que elija, dejar que los participantes conocen los detalles exactos. Envíele un mapa con instrucciones escritas precisas e información sobre la disponibilidad y los costos de estacionamiento. Puede ser que incluso arreglos para que las tarifas de estacionamiento renunciado.

Si va a reunirse en una ubicación urbana, notificar a los participantes acerca de las dificultades de tráfico potenciales, tales como la construcción o la hora punta áreas de cuello de botella. Si tienen que utilizar los autobuses o trenes locales, darles la información exacta acerca de dónde bajar y cómo encontrar la ubicación de la reunión de la parada de autobús o estación de tren. La contratación de un servicio de autobús supera todos estos inconvenientes, pero, por supuesto, es su opción más cara.

Su principal objetivo es hacer que la gente llega en el estado de ánimo adecuado. Si se encuentran con sorpresas en el camino debido a la mala planificación, sus actitudes pueden necesitar algún ajuste serio.

Asientos

La mayoría de nosotros somos animales de costumbres y, dada la opción, en general, como para sentarse en el mismo lugar en cada reunión. En consecuencia, las personas se ponen muy irritada si alguien decide sentarse en su asiento. También encuentran que sentado junto a un amigo, colega amable, o alguien de influencia es reconfortante, mientras que a menudo se sienten tan lejos como sea posible de alguien que consideran desagradable.

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Distribución de los asientos pueden influir psicológicamente su eficacia reunión general. Alguien que quiere ejercer influencia necesita contacto visual directo con la persona que quiere influir, por lo sentada frente a esa persona se considera la posición más estratégica de gran alcance. Las personas que quieren que alguien tome nota de ellos se sientan a la derecha o frente a esa persona. Otra posición de poder para lograr la notificación es el asiento a la derecha del liderazgo como la gente mira a esta persona, sino que también te miran, creando así un vínculo subliminal entre los dos de usted.

Para la resolución de problemas, desea fomentar un alto nivel de interacción y participación, por lo que una instalación de mesa redonda que funciona mejor. En esta configuración, todos los asientos son considerados neutros, evitando así cualquier cabecera de la mesa. Esta configuración promueve un ambiente de participación, en la discusión abierta.

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Un arreglo del vector en forma de U que funciona mejor para el entrenamiento. Se permite a los presentadores de ver a todos los participantes de manera clara y tener fácil acceso. Los presentadores pueden optar por quedarse dentro o fuera de la U, dependiendo de qué tan cómodo y cerca de ellos quieren estar con los participantes.

Para la toma de decisiones, seleccione una disposición de mesa rectangular con el líder a la cabeza de la tabla. Definitivamente sentar a los participantes estratégicamente y evitar asientos personalidades conflictivas al lado o incluso a través de una de la otra. Espolvorear en todo el grupo. Para obtener los mejores discusiones, asiento personas con puntos de vista opuestos entre sí opuestos. Ten en cuenta también una disposición de los asientos jerárquica, lo que posiciona a los asistentes en orden descendente de autoridad, empezando por el presidente de la reunión que ha sentado a la cabecera de la mesa.

Calentamiento y enfriamiento

Tratando de controlar la calefacción, ventilación y sistema de aire acondicionado es una de las mayores pesadillas todas las reuniones y eventos del planificador. En muchas instalaciones modernas, el sistema de calefacción y aire acondicionado es a menudo difícil de regular de forma cuarto por cuarto. Por lo que encontrar una temperatura que todo el mundo le gusta es casi imposible. El resultado es que usted termina con cualquiera subsahariana o condiciones árticas.

Si la temperatura ambiente es cálido cuando no hay nadie en ella, entonces sólo va a entrar en calor con cuerpos adicionales. Lo mejor es optar por un ambiente más fresco al comienzo de la reunión. Además, las personas son menos propensos a quedarse dormido cuando se sienten un poco fría. Tienen un montón de bebidas calientes disponibles para aumentar el nivel de confort.

Ruido en la habitación y otras distracciones

Eliminar todos los ruidos de las habitaciones y las distracciones es probablemente imposible. Sin embargo, mediante la eliminación de la mayor cantidad posible, puede ayudar a crear el mejor ambiente de reunión.

Compruebe su sala de reuniones con los ruidos del exterior de tráfico, sonidos extraños, ventilación o distracciones de los equipos audiovisuales o sistema de sonido. Si lo hace, es particularmente importante en una instalación fuera del sitio que es un nuevo lugar para usted. También asegúrese de que la habitación está lejos del ruido de la cocina u otras presentaciones que se está llevando a cabo al mismo tiempo que su reunión.

Las alarmas de incendio por lo general no le dan el honor de un ensayo general. Sea o no la alarma es real, hay que tomar en serio. Antes de su reunión, la conciencia general de las salidas disponibles en caso de una emergencia.

Al elegir su lugar, ser consciente de la decoración de la habitación. salas de reuniones hotel a menudo tienen temas y están decoradas en consecuencia. Espejos y grandes murales o imágenes crean una distracción no sólo para los presentadores, sino también para los participantes. Siempre que sea posible, se enfrentan a las sillas de distancia de la desviación.

¿Quieres evitar que el sonido de los portazos cada vez que alguien va al baño durante una reunión? Aplicar cinta adhesiva sobre la captura para amortiguar el sonido.

Video: Business Meeting/ejemplo de reunion de negocio

Iluminación

Si la luz es demasiado brillante, que las cepas de los ojos de las personas. Si la habitación es demasiado oscura, los ojos de los participantes cerraron lentamente. Siempre que sea posible, utilizar la luz natural. Sin embargo, estar en la búsqueda de distracciones externas, y se enfrentan a las sillas de espaldas a las ventanas.

Es necesario iluminación artificial cuando se utilizan equipos audiovisuales. Asegúrese de que la luz no se lava la pantalla. Si se puede, ya sea la posición de la pantalla alejada de la iluminación directa o eliminar las luces que están directamente encima de la pantalla. Al encontrarse fuera de las instalaciones, solicitar al centro de reunión para eliminar o desenroscar bombillas problemáticos. Hacer esto es fácil si las luces están focos halógenos, pero la iluminación fluorescente es generalmente más difícil de ajustar.

detalles esenciales

Las cosas pequeñas a menudo puede tener el mayor impacto en una reunión. Aquí hay algunas cosas que pueden dar a su encuentro ese algo especial:

• Proporcionar tarjetas de identificación: Para las reuniones donde los participantes no todos se conocen entre sí, proporcionar tarjetas de identificación.

• Tomando minutos: Para saber si una persona es responsable de tomar minutos o si esto puede ser algo que puede hacer. Utilizar una grabadora para ayudar a asegurar que los minutos son exactos.

• La adición de especias: Juegos, ejercicios de intercambio de ideas y actividades que fomenten la participación interactiva ayuda hacen las cosas más emocionantes.

• Uncluttering el espacio: reuniones de trabajo pueden fácilmente llenarse con los restos de comida o latas de refrescos. Periódicamente organizar una sesión de limpieza. La eliminación del desorden a menudo ayuda a despejar la mente de las personas y estimular un poco de creatividad extra.

• La evaluación del éxito: Como parte de su preparación, compilar un formulario de evaluación reunión corta para que evitar cometer los mismos errores una y otra vez. Tratar de mejorar cada reunión subsiguiente basado en la retroalimentación de los participantes. Sugerido preguntas que debe incluir lo siguiente:

• ¿La reunión se relacionan con nuestros objetivos?

• ¿seguimos el programa?

• ¿Nos quedamos en la fecha prevista?

• ¿Qué debe hacerse de manera diferente la próxima vez para asegurar una reunión de la calidad?

• ¿Qué conflictos o desacuerdos fueron o no fueron resueltos?

• ¿Cuál fue la calidad de las decisiones tomadas?

• ¿Qué tan bien utilizar la experiencia de los participantes?

• ¿Qué pasó que fue inesperado?

También considerar la crítica de la reunión desde su punto de vista. Examinar lo que haría de manera diferente la próxima vez.