La realización de reuniones de trabajo eficaces
Cada negocio, si tiene 2 empleados o 2000, tiene reuniones como una parte normal de hacer las cosas. Aunque los empleados pueden comunicarse entre sí en una organización de muchas maneras diferentes, reuniones de negocios - si es que se llevan a cabo de la manera correcta - puede ser muy eficaz y eficiente.
Video: Reuniones eficaces
Las reuniones son no sólo una de las formas más importantes para los empleados para comunicarse dentro de las organizaciones, pero también son la forma en que los equipos de hacer su trabajo. Aunque los miembros del equipo trabajan en tareas fuera de las reuniones, reuniones de equipo dan a los miembros la oportunidad de reunirse para determinar los objetivos del equipo, sus planes para la consecución de sus objetivos, y que va a hacer lo que - y cuando.
Tomar un vistazo a lo que hace que las reuniones garrapatas y saber cómo llevar a cabo mejores reuniones de negocios.
Video: Reuniones eficaces (I): Historia de una reunión con aspectos de mejora y soluciones
La buena noticia (y lo malo) sobre las reuniones
Todos hemos experimentado más de nuestra parte de ambas reuniones buenas y malas. Lo que hace que algunas reuniones excelente, mientras que otros son simplemente los pozos?
Los empleados se benefician de varias maneras cuando una reunión está bien dirigido. Aquí están las buenas noticias sobre las reuniones de negocios que entran en esta categoría:
- Las reuniones están capacitando.
- Las reuniones son una gran manera de comunicarse.
- Reuniones de trabajo y desarrollar habilidades de liderazgo.
- Las reuniones se llevan moral de impulsar.
Por desgracia, las reuniones son propensos a caer en trampas no productivas. Aquí está el lado negativo de las reuniones:
- Las reuniones pueden no tener el foco.
- Las empresas tienen demasiadas reuniones.
- Los asistentes pueden no estar preparados.
- Más tiempo de reunión se desperdicia.
A pesar de estas malas noticias puede parecer sombrío, hay esperanza. Para cada uno de estos problemas, y para los muchos otros tipos de problemas que a menudo afectan a las reuniones de negocios, las soluciones están disponibles. Usted sólo tendrá que estar abierto a cambiar la forma en que las reuniones se llevan a cabo en su organización. Incluso puede que tenga que tomar un papel de liderazgo, si es necesario, para hacer sus reuniones de trabajo mejor.
Ocho maneras de hacer mejor las reuniones
Todo el mundo ha sufrido demasiadas reuniones que habían alzado demasiado tiempo y logrado muy poco. Por desgracia, este triste estado de cosas ha sucedido con tanta frecuencia que es posible que se encuentra cada vez insensible al hecho de que sus reuniones no son tan buenas como deberían ser - y podría ser, si usted acaba de tener alguna manera de solucionarlos.
Video: Motivación en 2 minutos - Cómo hacer reuniones efectivas, con Daniel Colombo
La ayuda está a la mano! Usted puede hacer sus reuniones mejor, y no tener que tolerar las reuniones que realizan poco o nada. El poder está dentro de ti, si usted es un líder de la reunión o de un participante. ¿Quieres saber cómo? Aquí están algunas técnicas probadas con el tiempo para asegurar una mejor reuniones de negocios:
- Estar preparado. Las reuniones son el trabajo, por lo que, al igual que en cualquier otra actividad de trabajo, mejor preparado estará para ellos, mejores serán los resultados que puede esperar.
- Tener una agenda. Una agenda - una lista de los temas a tratar durante el curso de una reunión - puede desempeñar un papel crítico en el éxito de cualquier reunión. Se muestra a los participantes donde van, pero es entonces a los participantes a encontrar la manera de llegar allí. Asegúrese de distribuir el orden del día y cualquier trabajo previo de antemano. Mediante la distribución de la agenda y el trabajo previo antes de la reunión, los participantes pueden prepararse para la reunión antes de tiempo. Como resultado de ello, serán inmediatamente involucrados en el negocio de la reunión, y ellos gastan mucho menos tiempo durante la reunión.
- Comenzar a tiempo y terminar a tiempo. Todo el mundo ha sufrido a través de reuniones que iban waybeyond la hora de finalización programada. Esa situación sería bien si nadie tenía nada más que hacer en el trabajo. Pero en estos tiempos de los sindicatos más rápido y más flexibles, todo el mundo siempre tiene un montón de trabajo en la lista de tareas. Si anuncias la duración de la reunión y luego se adhieren a ella, un menor número de participantes seguir buscando en sus relojes, y más participantes tendrán un papel activo en sus reuniones.
- Tienen menos (pero mejor) reuniones. Convocar una reunión sólo cuando es absolutamente necesario. Antes de llamar a una reunión, pregúntese si usted puede lograr su objetivo de alguna otra manera, quizás a través de una discusión de uno-a-uno con alguien de su organización, una llamada telefónica, o un simple intercambio de correo electrónico. A medida que reduce el número de reuniones que tiene, asegúrese de mejorar su calidad.
- Incluir, en lugar de excluir. Las reuniones son sólo tan buena como las ideas que los participantes traen hacia adelante. Las grandes ideas pueden venir de cualquier persona en una organización, no sólo sus administradores. Roy Disney, vicepresidente de la compañía de Walt Disney, cuenta una gran historia que ilustra este punto perfectamente. Disney dice, “Hay una vieja historia sobre Walt de los primeros días, cuando estábamos haciendo cortometrajes - en realidad una colección de gags. Cada semana, Walt tenía un concurso de la mordaza, y todo el mundo era libre de entrar - el ganador recibió $ 5, que era un montón de dinero durante la depresión. Y que siguió ganando, semana tras semana? El conserje. Usted ve, no se trata de quién es el jefe. Se trata de quién tiene las mejores ideas “.
- Mantener el enfoque. Las reuniones pueden conseguir fácilmente fuera de pista y permanecer fuera de pista. ¿El resultado? Reuniones no logran sus objetivos. reunión de líderes y participantes deben trabajar activamente para mantener reuniones se centraron en los temas del programa. Los temas que no deben incluir los resultados del último partido de fútbol, o que tenían el almuerzo con quién, o quién está conduciendo que brillante nuevo Porsche. Siempre que vea el encuentro a la deriva fuera de pista, hablar y empujar a los otros asistentes para recuperarlo en el enfoque.
- Captar y asignar los puntos de acción. A menos que se llevan a cabo únicamente para comunicar información, o para otros fines especiales, la mayoría de las reuniones resultar en puntos de acción, tareas y otras asignaciones para uno o más participantes. No dé por sentado que todos los participantes se van a llevar a sus asignaciones a corazón y recordar todos los detalles. En su lugar, asegúrese de que alguien ha accedido a tomar el trabajo de mantenimiento de registros. Inmediatamente después de la reunión, resumir el resultado de la reunión, así como las tareas y plazos, y el correo electrónico una copia de este resumen a todos los asistentes.
- Obtener retroalimentación. Cada reunión tiene margen de mejora. Asegúrese de solicitar comentarios de asistentes a la reunión en la forma en que la reunión fue adecuado para ellos - y la forma en que salió mal. Fue el encuentro demasiado tiempo? Hizo una persona domine la discusión? Eran los asistentes sin preparación? Fueron los temas de la agenda no está claro? Cualesquiera que sean los problemas, no se puede arreglar si usted no sabe acerca de ellos. Puede utilizar un simple formulario para solicitar comentarios, o simplemente puede informalmente hablar con los asistentes después de la reunión para conseguir su entrada.