Cómo crear un registro de auditoría para facilitar la revisión de los registros contables
Un pista de auditoría es un sistema para documentar y presentar evidencia de sus operaciones contables. Una pista de auditoría bien diseñado ayuda a los auditores realizan auditorías de manera más eficiente en estas tres maneras:
Activación de los auditores para completar su trabajo más rápido.
Video: 234. Cómo Realizar un Registro Contable en 5 Pasos
El aumento de la confianza del auditor en los controles internos de la compañía.
La reducción de la cantidad de tiempo que pasan los auditores en el campo con el cliente (lo que debería reducir los honorarios de auditoría también).
La pista de auditoría también tiene beneficios para su personal de contabilidad. Después de todo, los contadores con frecuencia necesitan encontrar información sobre las transacciones contables. Tal vez un gerente quiere obtener más información sobre una transacción en particular. Una revisión puede ser necesaria para corregir un error de contabilidad. Una pista de auditoría eficaz puede ahorrar cientos de horas de tiempo de revisión para su personal de contabilidad, mucho antes de que los auditores se muestran en su oficina.
Las siguientes secciones explican algunos enfoques prácticos para la creación de un registro de auditoría eficaz.
El uso de formas numeradas
Cualquier forma que utilice con frecuencia deben ser numeradas en la impresión, así como cheques de un banco están numerados. Esto incluye facturas, órdenes de compra y documentos de embarque, para nombrar unos pocos.
Si cada forma tiene un número, cada forma que se ha utilizado se puede explicar. Por ejemplo, las facturas numeradas significan que cada venta puede ser acordado (emparejado) a una factura numerada específica. Si una factura numerada se encuentra, un contador o auditor puede revisar otros documentos para determinar si la venta es legítimo.
Para verificar la venta, un auditor puede revisar los documentos de embarque, que también están numerados. Este sistema permite a un auditor para poner a prueba el concepto de lo completo, asegurar que cada transacción se registró correctamente.
El mantenimiento de un manual de procedimientos escritos
manuales de procedimientos son críticos, porque documentan cómo se registran las transacciones contables. Si los contadores o auditores quieren revisar una transacción, el manual de procedimientos les muestra los pasos en el proceso, por lo que tienen una mejor oportunidad de encontrar lo que están buscando. Uno de los mayores retos para una empresa es mantener y actualizar un manual de procedimientos, porque es muy largo y requiere una vigilancia constante. Cada vez que cambia un proceso, su personal necesita parar y documentar el cambio.
Suponga que usted es un auditor necesidad de auditar efectivo. El manual de procedimientos debe decirle que realiza la conciliación bancaria y en la que se encuentra estos registros. Usted debe ser capaz de averiguar qué cajón los registros se archivan en y encontrar la ruta de acceso para llegar a los registros en línea.
personal de contabilidad de entrenamiento cruzado
Otra parte importante de mantener una pista de auditoría es a los empleados un entrenamiento cruzado en tareas de contabilidad. El entrenamiento cruzado ofrece varias ventajas:
Video: 1er video Contabilidad - Registros de asientos de diario -Peru
Un empleado puede realizar el trabajo de contabilidad empleado de B cuando B no está en la oficina.
Si A y B pueden realizar los procedimientos, ambos pueden explicar el proceso a los auditores y ayudarles a tirar de los registros contables.
Si cada tarea de contabilidad puede ser realizado por al menos dos personas, los auditores tienen un tiempo más fácil obtener ayuda con cualquier problema de contabilidad.
Video: Registros de libro diario
Un manual de procedimientos de mantenimiento adecuado puede ayudar enormemente con el entrenamiento cruzado, así como hacer frente a situaciones en las que un empleado deja la empresa. Usando el manual de procedimientos, otros miembros del personal pueden rellenar, y la sustitución que ha contratado con el tiempo tendrán menos problemas para levantarse a la velocidad.
Un sistema lógico de retención de registros también acelera el proceso de auditoría. Los objetivos de estas tareas son apoyar el proceso de auditoría y simplificar el trabajo de contabilidad del día a día.