El concepto de separación de funciones y el examen de cpa
Segregación de deberes es el proceso de separación de funciones críticas entre varios empleados para reducir el riesgo de robo. En el entorno empresarial y conceptos parte de prueba (BEC) del examen de CPA, este proceso es un control interno vital que usted debe entender.
Aunque otros controles - aprobaciones escritas como las cuentas bancarias y reconciliación - son importantes, cómo se asigna el trabajo a los empleados es fundamental. Si los derechos no son cuidadosamente separados, los trabajadores deshonestos pueden anular todos sus otros controles internos.
Aquí hay tres responsabilidades que deben ser asignados a diferentes miembros del personal:
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Custodia de los activos: Un empleado tiene acceso a los activos, como el talonario de cheques de la empresa.
Autorización para mover activos: Empleado B tiene autoridad para firmar cheques, dinero en efectivo que permite a mover (de pago). Empleado B también aprueba la compra de artículos grandes cantidad en dólares.
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registros: Empleado C es típicamente un contador. Empleado C revisa los registros que documentan una transacción y publica posteriormente la actividad en los registros contables. Empleado C concilia el talonario de cheques. Empleado B firma cheques, y empleado Una mantiene el talonario de cheques física.
Aquí hay una segregación de deberes escenario. Supongamos que un gerente de restaurante, Rob, tiene la autoridad para autorizar el pago, así como la capacidad para firmar cheques. Rob decide generar una comprobante de egreso.
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Un bono es un documento que autoriza el pago a un proveedor externo. En este caso, el bono es de $ 1.000 para un pago hasta el norte de Carne de alimentación. El restaurante compra carne, pollo y pescado de los vendedores. Usando el bono como documentación, Bob genera un cheque a nombre del Norte Carne de alimentación.
Sue, el contador del restaurante, reconcilia la cuenta bancaria. Se da cuenta de pagos de cada mes hasta el norte de Carne de alimentación. Ella no piensa en los pagos como inusuales, ya que el restaurante rinde vendedores de carne, pollo y pescado. Varios meses más tarde, Rob deja de trabajar en otro restaurante.
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Al final del año, los auditores realizan procedimientos para auditar las cuentas por pagar. Como parte de sus procedimientos, el auditor está de acuerdo (compara) una muestra de pagos a proveedores a los envíos entrantes de producto. Los auditores encuentran que ningún producto se recibió desde el norte de Carne de alimentación. Después de investigaciones adicionales, la empresa determina que la carne del Norte era una beneficiario ficticio.
La firma fue simplemente una cuenta bancaria que Rob controlada. Debido a que Rob tenía dos tareas que debería haber sido segregados (autoridad para la compra de bienes y para firmar cheques), fue capaz de robar los activos de la compañía. Este escenario es común en la prueba de BEC. La separación de funciones está también en la prueba de auditoría y certificación (AUD).