Cómo detectar errores y fraudes en nómina

Si existe fraude de nómina, es probable que se produzca en una de tres maneras: Durante una auditoría puede utilizar los siguientes métodos para detectar las tres circunstancias de error de nómina y el fraude: mediante el pago de empleados ficticios, empleados que no han trabajado o empleados que ya no trabajar para la compañía. Para encontrar estos tipos de errores al realizar una auditoría tome las siguientes precauciones:

• Revisar los registros de nómina: Un jefe de servicio tiene que revisar y aprobar el registro de nómina, un resumen de quién cobrar y cuánto, antes de ser remitidos al departamento de nómina. Compruebe los registros en busca de nombres de empleados despedidos, nombres duplicados, duplicar direcciones postales, números de la Seguridad Social duplicar o inusuales horas trabajadas. Si el empleado normalmente trabaja de lunes a viernes y se ve algunas horas los sábados o domingos, durante el seguimiento.

  recursos humanos tiene que introducir una fecha de terminación en el sistema, ya que los empleados que dejan una empresa por lo general reciben su cheque final después de su último día de trabajo. Un gran sistema informático de contabilidad permite el pago hasta, pero no después de la fecha de terminación. Después de esa fecha, cualquier pago a los ex-empleado debe ser detenido debido a que el empleado de la nómina no será capaz de acceder al registro de empleado. Si un jefe de departamento ve información de nómina para un empleado despedido en el registro de nómina, el administrador debe corregirlo tanto a nivel departamental como a nivel de los recursos humanos.

• Examinar los cheques cancelados: Mira la parte delantera y trasera de las verificaciones de papel disponibles a través de compensación bancaria del cliente de auditoría para los controles apariencia inusual y firmas. Por ejemplo, si el registro de nómina tiene el empleado como John E. Doe, y el cheque es pagadero a JE Doe, averiguar por qué. El cheque podría ser cobrado por Jennifer no dependiente Ellen Doe trabajando en connivencia con otro empleado.

  Video: Auditoría y Control Interno para la Detección de Fraudes

• Observar el procesamiento de nóminas: Siempre es agradable ser capaz de observar a rabo el funcionamiento de un periodo de pago completo. Usted será capaz de detectar cualquier falla en los controles que figuran en el manual de procedimientos de la nómina.

  Si usted tiene la emoción de cheques de pago que miran fuera entregado a los empleados, asegúrese de que cada empleado tiene ID, como una insignia de la compañía, y que el nombre en el cheque de nómina coincide con la placa. Compruebe que cada empleado sólo recibe un cheque y los cheques no reclamados se salvaguardada.

Los siguientes separaciones de tareas deberían eliminar cualquier pago no autorizado (a no ser que muchos empleados están cometiendo el fraude juntos):

Los recursos humanos deben iniciar la actualización de las nuevas o existentes registros de personal sólo después de que los cambios han sido debidamente autorizados por el nivel adecuado de gestión de departamentos de operaciones. El nivel de autorización adecuado es algo que se dará cuenta al tiempo que cuestiona la gestión y leyendo el manual de política de personal.

Muchas pequeñas empresas no tienen un departamento formal de recursos humanos, por lo que este primer paso es manejado por el departamento de contabilidad. Aun así, una especie de separación de los derechos debe existir para que un empleado de la nómina no es responsable tanto de autorizar los cambios de nómina y la nómina de procesamiento.

Video: Correos ¿fraude en las nóminas?