Evitar el fraude mediante la segregación de funciones financieras

Segregación de deberes es una estrategia de prevención del fraude que asigna varios pasos en una transacción financiera a diferentes personas de la organización. Por ejemplo, las organizaciones que quieren desalentar el fraude segregan las tres funciones siguientes para las transacciones en efectivo:

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• Custodia de los activos: Una persona que tiene la custodia física (acceso a) los activos. Por dinero en efectivo, la persona A tiene el talonario de cheques. Para el equipo, la persona A tiene las llaves de la sala de equipos.

• La autoridad sobre los activos: La persona B tiene autoridad para mover activos - para firmar cheques o cerrar sesión equipo para uso de la empresa.

• Responsabilidad de registrar las transacciones: La persona C hace que los asientos contables por dinero en efectivo, débito en efectivo por depósitos y abonando en efectivo cuando la persona A escribe cheques y la persona B los firma.

Si cualquier persona tiene dos o más de estas funciones, las transacciones son más vulnerables al fraude. Si la persona que está a cargo de las tres funciones, se puede escribir un cheque, firmarlo y registrar la transacción sin que nadie más en la organización sepa. El fraude puede continuar durante años antes de que sea detectado.

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Por ejemplo, una ciudad en el medio oeste no segregar funciones para las transacciones en efectivo. Como resultado, su controlador fue capaz de robar decenas de millones de dólares durante un período de 12 años antes de ser descubierto.

El controlador fue capaz de:

Abrir una cuenta con un nombre de empresa ficticia y una dirección elegida por el controlador. (La separación de funciones no podría haber evitado esto.)

Si las tareas de escritura y la firma de los cheques habían sido asignados a diferentes personas, la persona B puede haber preguntado lo que los pagos eran para antes de firmar sobre ellos. Si una tercera persona había estado a cargo de la conciliación de la cuenta bancaria, esa persona C puede haber notado la gran cantidad de cheques pagados a la compañía ficticia y le preguntó: “¿Por qué estamos haciendo todos estos pagos? ¿Qué estamos pagando?”Eso es por lo general de cómo se coge este fraude.

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En este caso, la plantilla era cuando el controlador se fue de vacaciones. Otro contador que asumió las funciones del controlador se dio cuenta de la gran cantidad de actividad con la empresa ficticia. Para entonces, sin embargo, millones de dólares habían sido robados.