Uso de reglas banco australiano
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Uno de los grandes cambios en el software de contabilidad en el último par de años (ya sea basado en la nube o basado en el escritorio) ha sido la introducción de banco alimenta y las reglas del banco. Estas dos características combinadas pueden servir para automatizar una enorme cantidad de entrada de datos.
Con el banco se alimenta, todas las transacciones aparecen automáticamente en sus cuentas, sin que tenga que introducir nada.
Con ‘reglas’, estas operaciones también se codifican de forma automática a las cuentas correctas. Todo lo que tiene que hacer es aprobar la forma en que el software asigna cada transacción.
Esta figura muestra cómo funciona el concepto. (En este ejemplo se utiliza Xero, pero los principios son similares, independientemente del software que utilice.) En el lado izquierdo, puede ver todas las transacciones del extracto bancario del momento en que se inicia la sesión. En el lado derecho, se puede ver cómo cómo deben asignarse Xero ‘conjeturas’ estas transacciones.
Xero hace esto mediante la aplicación de las reglas del banco que el contador pone en marcha a medida que avanzan. En la figura, por ejemplo, el tenedor de libros ha creado una regla que indica que todos los pagos realizados a MCO de limpieza deben ser asignados a la limpieza de gastos.
Todo lo que tiene que hacer en este escenario es revisar las transacciones y, o bien haga clic en Aceptar si Xero ha imaginado cómo asignar correctamente la transacción, o editar la asignación de transacciones si es necesario.
Se puede ver el papel crucial que desempeñan las reglas del banco con este tipo de contabilidad. Con esto en mente, he aquí algunos consejos para ayudarle a obtener las reglas del banco de trabajo como deberían:
Tenga cuidado al asignar nombres a las reglas del banco y Reglas de nombres para que pueda encontrar fácilmente en el futuro. Por ejemplo, con reglas para los retiros bancarios, que es una buena idea incluir tanto el nombre del proveedor y el tipo de gasto.
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Con la mayoría del software, normalmente se puede elegir entre crear una regla que se ejecuta en una cuenta bancaria única, o que se ejecuta en todas las cuentas. A menos que tenga una buena razón de lo contrario, configurar las reglas bancarias para que se ejecuten en todas las cuentas.
Video: REGLAS EN LOS BANCOS
Por lo general, funciona mejor para crear reglas directamente de la conciliación bancaria de la pantalla de aprobación de alimentación de banco. De esta manera, el software de segunda adivina cuál debe ser la configuración de esta regla.
Tratar de mantener reglas amplio, en lugar de realmente precisa. Por ejemplo, una regla que dice que cualquier pago que contiene la palabra ‘Telstra’ debe asignarse a Telefónica de gastos va a trabajar en más situaciones que una regla que busca la frase exacta ‘Cuenta Telstra 092 834’.
Recuerde que las reglas pueden hacer un montón de trabajo duro para usted. Por ejemplo, la mayoría del software le permite dividir las transacciones a través de múltiples cuentas lo que significa que usted podría, por ejemplo, asignar el 80 por ciento de su pago Telstra a Telefónica de gastos y el 20 por ciento restante a los planos personales.
Revisar todas sus cuentas del mayor general tienen los códigos de impuestos GST por defecto correctos aplicados a ellos. De lo contrario, dependiendo del software, sus feeds bancarias pueden publicar automáticamente a una cuenta en la asignación de GST mal.
Banco de datos de importación se alimenta de manera ligeramente diferente, dependiendo del banco. Por ejemplo, la alimentación de banco de un banco puede mostrar un pago a un proveedor con el nombre del proveedor en el campo Descripción, pero otra alimentación banco puede mostrar el nombre del proveedor en el campo del beneficiario.
Evitar la creación de una regla para cada escenario, pero en lugar de crear una regla que los códigos de todos los pagos que tienen el nombre del proveedor de ya sea la descripción o el campo del beneficiario a expensas relevante.
Mantenga un ojo hacia fuera para las reglas duplicadas. reglas duplicadas pueden confundir a cómo se asignan las transacciones.
las reglas del banco no son perfectos! No aceptan ciegamente cómo su software de contabilidad asigna cada transacción, sino que, vuelva a comprobar cómo se aplican las reglas y asegurarse de que las cuentas adecuados se seleccionan, cada vez.