El establecimiento de normas en quickbooks en línea para aceptar transacciones
QuickBooks Online intenta aprender sus hábitos a medida que revisa descargado Transacciones en que puede ayudar a que el proceso avance mediante el establecimiento de reglas para la OCB a seguir. Al configurar reglas, a acelerar el proceso de revisión, ya que, efectivamente, le dice QBO de antemano cómo tratar ciertos tipos de transacciones.
¿Cómo funcionan las reglas
Supongamos, por ejemplo, que la compra de gas para uso comercial coches de las estaciones Shell y siempre se paga con tarjeta de crédito que ha conectado a una institución financiera en OCB. Efectivamente, desea categorizar todas las transacciones en las estaciones de Shell a su cuenta de gastos de combustible.
Puede asignar manualmente la categoría a una de estas transacciones y esperar a que OCB para “aprender” su preferencia, o puede establecer una regla para QBO a seguir. Cuando se establece una regla, se especifica la información tal como las cuentas y los tipos de transacciones (en dinero o dinero) a la que se aplique la regla.
Puede crear una regla que afecta a todas las cuentas o una regla que afecta a las cuentas específicas.
A continuación, identificar criterios que las transacciones individuales deben cumplir antes de QBO actúa sobre las transacciones. Por último, se estipula la información QBO debe asignar a las transacciones que cumplan los criterios. Por ejemplo, puede especificar un tipo de transacción y una categoría.
Las reglas que establezca pueden trabajar en una de dos maneras:
- QBO puede utilizar su regla para sugerir cambios en transacciones descargadas que luego revisar y aprobar. O
- Usted puede optar por tener QBO aplica automáticamente la regla a todas las transacciones que se determina que coincida con las condiciones de la regla y añadir esas transacciones a OCB.
Cuando se utiliza el primer enfoque, identifica QBO, en la ficha para el examen de la página del Banco y tarjetas de crédito, las transacciones para las que se encuentra y espera aplicar una regla. Puede identificar estas transacciones porque, en la categoría o columna de ajuste, que muestran un icono de la Regla.
OCB utiliza diferentes iconos para identificar las transacciones emparejados por reglas, pero aún no se han añadido a su empresa y las transacciones añadidas automáticamente por reglas.
El segundo enfoque puede parecer arriesgado, pero en realidad no lo es. A pesar de que QBO aplica automáticamente la regla, todavía se pueden realizar cambios en las transacciones que QBO acepta automáticamente.
Creación de una regla
Se configura cualquier tipo de regla - el que sugiere cambios y hay que revisarlas, y el que añade automáticamente las transacciones en base a una regla - siguiendo los mismos pasos. Hay sólo un paso en el que hacer las cosas de manera diferente.
Video: How to Record a Cheque Cashing Transaction | CurrencyXchanger (CXR)
- Elija Transacciones → Bancos.
Aparece la página del Banco y tarjetas de crédito.
- En el lado derecho de la página, haga clic en la flecha hacia abajo al lado del botón Actualizar y seleccione Administrar reglas.
QBO muestra la página de Reglas.
- Haga clic en el botón Nueva regla en la esquina superior derecha de la página de reglas.
QBO muestra el cuadro de diálogo Regla.
- Asignar la regla un nombre - uno que sea significativo para usted.
- Identificar si la regla se aplica a dinero que entra en OCB o el dinero que sale de QuickBooks, y seleccionar las cuentas a las que desea aplicar la regla.
- Utilice la sección “Cuando una transacción cumple” para establecer criterios QBO debe utilizar cuando el examen de transacciones descargadas para determinar si se debe aplicar la regla a ellos.
Puede configurar varios criterios con el botón Añadir línea, y se puede especificar que una transacción debe cumplir con todos o algunos de los criterios. Especificación de “todos” es más estricta y QBO es más selectivo sobre la aplicación de la regla.
El primer cuadro de lista en la sección le permite especificar si QBO debe comparar la descripción de la transacción, el texto del banco, o el monto de la transacción a una condición que ha establecido. Para aquellas mentes curiosas por ahí, Descripción (la descripción de la transacción) se refiere al texto que aparece en la columna Descripción de la página del Banco y tarjetas de crédito. La opción Texto Banco se refiere a la descripción detallada Banco banco Downloads- puede ver la descripción detallada Banco si hace clic en cualquier transacción descargado. La descripción del detalle del Banco aparece en la parte inferior izquierda de las transacciones que se está editando.
- En la parte inferior del cuadro de diálogo Regla, establecer la información que desea OCB se aplique a las transacciones que cumplen criterios de la regla. Puede seleccionar uno o más de los siguientes:
- Seleccione el tipo de transacción QBO debe asignar a la transacción.
- Seleccione el beneficiario y una o más categorías de aplicación a las operaciones que cumplan con las condiciones de la regla.
- Opcionalmente, añadir una nota a cada transacción que cumpla con las condiciones de la regla.
- Seleccione el Automáticamente Añadir a Mis libros casilla de verificación si desea OCB para agregar automáticamente las transacciones que cumplen las condiciones de la regla a su empresa.
Este es el paso “diferente” que se encuentra en la introducción de estos pasos. Si se selecciona esta casilla, no es necesario para aprobar transacciones a las que se aplica esta regla OCB. Pero siempre se puede hacer cambios en las transacciones que se agregan automáticamente.
- Clic en Guardar.
Una vez que se crea una regla, puede utilizar la columna Acciones de la página Reglas para copiarlo (de modo que usted no tiene que crear reglas similares a partir de cero) y para eliminar las reglas que ya no desea. Y, si es necesario editar una regla, haga clic en el botón Editar en la columna Acciones para volver a abrir el cuadro de diálogo Regla y hacer cambios.
Contadores, puede ayudar a sus clientes y ahorrar algo de tiempo si exporta y normas de importación entre las empresas QBO.