Cómo las empresas hacen compras
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Como un auditor tiene que evaluar los procedimientos de compra que utiliza su cliente. Una parte importante del proceso de compra es - no es de extrañar! - el pago de la compra. Las empresas y los individuos por igual tienen sólo dos maneras de pagar por los gastos:
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Las compras en efectivo: Dinero en efectivo cambia de manos, al mismo tiempo que los bienes o servicios lo hacen. Si su jefe le envía a la tienda de suministros de oficina con un cheque de la compañía para comprar un suministro de emergencia de papel de la impresora, que está pagando por el gasto de dinero en efectivo.
compras de crédito: La empresa y su proveedor están de acuerdo en que el pago de los bienes y servicios vendrá después de que las empresas fact.Most establecido compran sus productos y materiales que utilizan este método. Cuando el cliente hace así, el cliente registra estas transacciones en el diario de compras.
Las condiciones de crédito hacen que el mundo de los negocios va alrededor. Las empresas que venden bienes se extienden las condiciones de crédito a los clientes para animarles a gastar más dinero. Esas mismas empresas las condiciones de crédito seguras de sus proveedores por lo que tienen pago de sus clientes antes de que tengan que pagar a sus proveedores. (Esa es la esperanza, de todos modos.)
En contabilidad, efectivo es un término genérico para cualquier método de pago que se supone que es automática. Al firmar un cheque y le das a un proveedor, parte de su entendimiento implícito es que los fondos están disponibles inmediatamente para limpiar el registro de entrada. Cada vez que sale de caja de la empresa, la compañía registra esa cantidad en el diario de pagos en efectivo (también conocido como el desembolso de efectivo diario). Esta revista tiene varias columnas diferentes. Etiquetado de la empresa cada columna depende del tipo de software de contabilidad que utiliza. Como auditor, es necesario hacer un poco de muestreo y ensayo de la revista pagos en efectivo para verificar que los pagos de la revista también reflejan como la limpieza de los extractos bancarios y son para los gastos autorizados de la empresa.
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Los siguientes términos pueden no coincidir exactamente con lo que verá en sus clientes de auditoría pagos en efectivo revistas, pero en base a mi experiencia con diferentes programas de software, estos términos son lo suficientemente genéricos que se pueden conectar los puntos cuando se mira en sus clientes informes:
Tipo: Se refiere a cómo se hace el pago en efectivo. Las opciones incluyen cheque, el desembolso de gastos menores, o una transacción de tarjeta de débito.
Número: Seguimiento del número único de la forma de pago - si es que existe. Los buenos controles internos dictan que los recibos de caja chica tienen un número. Por supuesto, cualquier cheque de la compañía también tiene un número. transacciones de débito por lo general no tienen un número.
Fecha: Registra la fecha se produce el pago en efectivo.
Nombre: Registros de los cuales se hace el pago de la - pagar a entidad en el cheque, recibo de caja chica, o la entrada de tarjeta de débito.
Cantidad: Muestra una lista de cuánto dinero se paga.
Cuenta: Explica por qué la empresa realiza el gasto ya la cual cuenta del estado financiero que ha tomado.
Cada vez que una empresa compra algo con crédito (a cuenta), se registra la transacción en su diario de compras. Normalmente esta revista tiene columnas para la fecha, el número y cantidad. También tiene las siguientes columnas:
Cuentas por pagar por pagar o mercantil: Debido a que la empresa realiza su adquisición en la cuenta, la cuenta de cuentas por pagar o pasivo corriente por pagar comerciales siempre se ve afectada.
Condiciones: Esta columna muestra los términos de descuento que tenga la compañía con el vendedor. Por ejemplo, 2/10, n / 30 significa que la empresa obtiene un descuento del 2 por ciento si se paga dentro de 10 días- de otro modo, la cantidad total se debe en 30 días.
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Nombre del proveedor: La compañía registra el nombre del proveedor del que está hecha la compra.
Cuenta: Esta columna muestra a qué cuenta (s) de los estados financieros de la compra se toma. Los ejemplos incluyen inventario, compras, carga-in, y el impuesto sobre las ventas.