Cómo mantener los libros de su sin fines de lucro organizadas y actual
Después de crear un presupuesto, es necesario establecer un sistema de conservación de registros consistentes, organizados de su información financiera sin fines de lucro. Usted puede optar por hacer su contabilidad con la mano o con el software de contabilidad. Contabilidad, como el mundo de las organizaciones no lucrativas, tiene algunas formas específicas de hacer las cosas. Hay dos enfoques fundamentales de la contabilidad.
Video: Cómo cuido mis libros y los ordeno en las estanterías | Consejos
sistemas de contabilidad diferentes
Se encontrará con dos sistemas estándar para la elaboración y presentación de información sobre la historia financiera de su organización: dinero en efectivo y de acumulación. Aquí hay algunas maneras que difieren:
Un sistema de caja se parece mucho a la forma en que la mayoría de la gente guarda sus talonarios de cheques. Se entra en los libros de ingreso cuando se recibe y deposita un cheque o en efectivo. Entras en gastos cuando se paga una factura. Muchos encuentran un sistema efectivo para ser un método cómodo porque es sencillo. Cuando sus libros muestran un balance positivo, usted tiene el dinero en la mano o en el banco.
Un sistema de acumulación reconoce los ingresos cuando se ha prometido y gastos cuando están obligados. Supongamos que usted recibe una carta de concesión de una subvención de una fundación prometiendo su organización $ 60.000 durante un período de dos años. Esta subvención va a ser pagado en cuatro cheques de $ 15,000 cada uno.
En un sistema de acumulación, se introduce la totalidad de $ 60.000 como ingresos en sus libros cuando ese dinero se promete - cuando reciba la carta de concesión de una subvención. En el lado de los gastos, se introduce sus cuentas en sus libros cuando se incurre en ellos - que puede ser antes de su vencimiento.
Cada uno de estos enfoques tiene posibles desventajas:
En los libros de caja, su organización puede debe dinero en cuentas sin pagar, pero esas deudas no son evidentes, ya que no están en sus libros hasta que sean pagados.
En los libros de caja, su organización puede haber sido concedido una subvención grande, pero puede tener un aspecto pobre debido a que no ha recibido el cheque.
En los libros de caja, es más difícil determinar si usted debe impuestos sobre la nómina.
En los libros de acumulación, es posible que se les ha prometido una gran contribución, pero todavía no lo ha recibido. Es posible que tenga ningún dinero en efectivo en la mano, pero sus libros parecer como si usted tiene ingresos excedentes.
Mantener los libros por un sistema de acumulación es la práctica contable estándar para las organizaciones no lucrativas y es recomendado por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera. Para ser honesto, sin embargo, las organizaciones pequeñas a menudo pueden llegar a funcionar con un sistema de caja sobre una base diaria y luego transferirlos a una presentación de acumulación vez cada trimestre o al final de su año fiscal.
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Considere software de contabilidad
Si decide utilizar el software para mantener sus libros, puede adquirir los tipos que están diseñados específicamente para las organizaciones no lucrativas, que tienen unas necesidades diferentes y utilizan unos términos diferentes a empresas con fines de lucro. Usted debe considerar la elección de uno de estos productos destinados a organizaciones no lucrativas, aunque contables difieren sobre si es necesario. Algunos paquetes de software de contabilidad que utilizan muchas pequeñas sin fines de lucro incluyen QuickBooks de Intuit, Sage 50, y El fondo E-Z.
Si hay más de cuatro o cinco personas en su organización va a utilizar el software de contabilidad, si su presupuesto es superior a $ 1 millón, o si necesita realizar un seguimiento de muchos programas, es probable que quieren invertir en software de contabilidad más complejo.
También es importante, si su organización no lucrativa tiene varios miembros del personal a tiempo completo, necesitará sistemas para la gestión de nómina y la pista de tiempo y asistencia. Intuit nómina en línea es muy popular entre las organizaciones pequeñas y sin fines de lucro más grandes pueden preferir herramientas ADP (Automatic Data Processing) o el tiempo de seguimiento, tales como Kronos.
La revista en línea Idealware es una excelente fuente de artículos, blogs, seminarios y foros acerca de la tecnología para organizaciones no lucrativas.
Al crear su presupuesto de puesta en marcha, no se olvide de incluir el software de contabilidad - el costo de comprar el paquete o servicio en línea, de su puesta en marcha, y de ser entrenados para usarlo. A medida que su organización crece y se necesita un software más sofisticado, el tiempo de preparación será mayor.