Cómo preparar los estados financieros de su sin fines de lucro y llevar a cabo una auditoría
Presupuestos y estados de flujo de caja predicen el futuro financiero de su organización sin fines de lucro. Pero también es necesario revisar los ingresos y gastos anuales de cada año en un estado financiero. Cuando su organización sin fines de lucro es pequeño y delgado, su personal o tenedor de libros pueden preparar sus estados financieros. A medida que crece y se hace más compleja, es probable que contratar a un contador externo para preparar y auditar sus estados financieros.
Cómo preparar los estados financieros
Si un presupuesto es un documento sobre el futuro, un estado financiero cuenta la historia del pasado de su organización. organizaciones sin fines de lucro mantienen y revisan sus registros financieros durante todo el año, y preparan un estado financiero al menos una vez al año, al final del año fiscal. Muchas organizaciones también preparan versiones mensuales o trimestrales “en curso” de sus estados financieros anuales.
A pesar de un buen software de contabilidad sin fines de lucro puede organizar su información financiera para usted, preparación e interpretación de los estados financieros es un área especial de especialización. Muchas organizaciones no lucrativas buscan ayuda profesional para esta tarea esencial. Si usted elige para preparar sus propios estados financieros, es posible que desee contratar a un contador al final del año para revisar su precisión.
La información contenida en sus estados financieros anuales se parece (pero puede no ser idéntica a) la 990-EZ o 990 informe financiero que su organización puede ser obligado a presentar anualmente al IRS. También va a incluir su estado financiero en sus paquetes de orientación de mesa y las solicitudes de financiación. Algunas organizaciones publican en un informe anual.
El valor de una auditoría
Al final del año, su organización puede estar obligada, o puede optar por tener sus libros auditados por un contador público certificado (CPA) o de una empresa. Este servicio consiste en un estudio formal de las políticas y los sistemas de la organización para el manejo de sus finanzas, una revisión de sus estados financieros, y el comentario acerca de la exactitud de dichos estados.
El contador puede emitir una opinión favorable, lo que significa que las declaraciones parecen ser exacta. En “hablar auditor”, el contador no se encontró una errores materiales - información falsa o que faltan. Si los auditores tienen recomendaciones para la calidad de cómo se maneja el dinero o cómo las finanzas se registran y comunican, pueden emitir una carta de la dirección a la junta acerca de cómo la organización puede mejorar sus prácticas.
Por ejemplo, el auditor puede decirle a la junta que la organización no recogió consistentemente recibos originales antes de la emisión de cheques para reembolsar personal- que los costos de viaje del personal se incrementaron dramáticamente y sin que el aumento de ser aprobado por la junta (y registrado en las actas de consejo) - o que los empleados de la organización se les debe tantas horas de vacaciones que el trabajo de la organización podría estar en peligro si todo el mundo fuera a tomar su merecido día de fiesta.
Aunque algunas organizaciones sin fines de lucro se ven en una carta a la administración como un regaño, su punto es ayudar a las organizaciones proteger su salud financiera mediante el fortalecimiento de sus políticas y de registros.
Si contrata a un contador para llevar a cabo su auditoría o revisión financiera, asegúrese de que la persona tiene conocimiento sobre o experiencia en organizaciones sin fines de lucro. Sin fines de lucro utilizan algunos términos contables y métodos de contabilidad que difieren de las empresas con fines de lucro.
¿Necesita una auditoría?
¿Cuándo se necesita para llevar a cabo una auditoría? Utilice las siguientes pautas para ayudarle a determinar esto.
Muchos estados requieren que las organizaciones no lucrativas que reciben contribuciones a lo largo de una cantidad especificada para llevar a cabo las auditorías. Esto varía según el estado. Consulte con la oficina que regula sin fines de lucro en su estado (por lo general la oficina del fiscal general) para ver si se dispone de directrices específicas de auditoría.
Video: Reconocimiento de los Ingresos y Gastos en una Entidad No Lucrativa
Sin fines de lucro que pasan directamente a $ 500.000 o más en fondos federales en un año fiscal se requieren para llevar a cabo una auditoría OMB A-133 - comúnmente se llama una auditoría única. Tiene un nombre de fantasía porque se basa en la Oficina de Administración y Presupuesto de la Circular A-133. Se necesita una mirada particular de cerca cómo los fondos del gobierno se realiza un seguimiento dentro de la organización y si la organización cumple con las leyes y regulaciones federales.
Algunos otros tipos de programas gubernamentales también requieren auditorías de subvenciones o contratos específicos. Otros donantes también pueden requerir estados auditados de los solicitantes.
Incluso si no es necesario, la junta puede decidir que es una buena idea tener un CPA fuera de controlar los libros. Si lo hace, proporciona la seguridad de que los sistemas financieros son saludables y la organización está trabajando con información financiera precisa.
Si se requiere su organización a tener una auditoría, la junta debe formar un comité de auditoría. El presidente de la junta, tesorera de la junta, y los miembros del personal pagado puede no servir en este comité, sin embargo. El comité selecciona la firma de auditoría, revisa el borrador de la auditoría y las recomendaciones de los auditores, y, si es necesario, investiga las prácticas que deben ser cambiadas.
A pesar de que su organización puede aprender mucho de una auditoría, la práctica no es apropiado o necesario para cada sin fines de lucro. El proceso es costoso y consume mucho tiempo. Una opción menos costosa es tener una firma de CPA proporcionan una recopilación formalizado o revisión financiera de los estados anuales.
sin fines de lucro más pequeños a menudo van de esta ruta a reducir los costos, pero todavía proporcionar un cierto nivel de comodidad y seguridad a los proveedores de fondos que la organización tiene el nivel adecuado de las prácticas financieras y controles en su lugar.
Muchas organizaciones no lucrativas se preguntan si deben buscar auditorías pro bono de empresas de contabilidad o pedir la firma de un miembro de la junta de auditar sus libros. Una auditoría pro bono es una mala idea, y pidiendo a un miembro de la junta de asistencia es una muy mala idea. Una auditoría debe estar preparado de forma independiente del personal de la organización y comida. Pierde su valor como imparcial, fuera de validación cuando se proporciona como un regalo.