Controles de registro de efectivo para su pequeña empresa

La mayoría de las empresas cajas registradoras vacías cada noche y poner dinero en efectivo no ser depositado en el banco de la noche en una caja fuerte. Algunas empresas de hoy ni siquiera se utilizan cajas registradoras tradicionales. Ellos usan dispositivos portátiles para tomar pedidos y luego una caja registradora para gestionar los cobros y desembolsos. Incluso si su negocio está usando algo más que una caja registradora tradicional, los conceptos básicos de manejo de efectivo siguen siendo los mismos.

¿Alguna vez ha ido en un negocio y tratamos de pagar con un billete grande sólo para descubrir que el cajero no puede hacer el cambio? Es frustrante, pero ocurre en muchas empresas, sobre todo cuando no controlan cuidadosamente el dinero en sus cajas registradoras.

Muchas empresas instruyen a sus cajeros para depositar periódicamente su dinero en efectivo en una empresa segura durante todo el día y obtener un comprobante de papel para mostrar el efectivo depositado. Estos depósitos durante el día minimizan la caja en el sorteo de dinero en efectivo en caso de que la tienda es la víctima de un robo.

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Todos estos tipos de controles son partes necesarias para las operaciones de negocios modernos, pero pueden tener consecuencias que hacen que los clientes enojado. La mayoría de los clientes se acaba de salir por la puerta y no volver si no pueden comprar lo que quieren usar las facturas que tienen a mano.

Al comienzo del día, los cajeros por lo general comienzan con una cantidad fija de dinero en efectivo en el registro o en efectivo cajón. Debido a que acumulan dinero y dar a conocer el cambio, el registro registra las transacciones. Al final del día, el cajero debe contar en la cantidad de cambio que queda en el registro o en efectivo cajón, ejecutar una copia de todas las transacciones que pasaron por ese registro, y el total del efectivo recaudado.

A continuación, el cajero debe probar que la cantidad de dinero que queda en dicho registro o efectivo cajón asciende a la cantidad de dinero en efectivo al comienzo del día, además de la cantidad de efectivo recogido durante el día.

Después de que el cajero equilibra el registro o en efectivo cajón, el miembro del personal a cargo de los depósitos en efectivo (por lo general el gerente de la tienda o alguien del personal de contabilidad o contabilidad) realiza todas cobrar excepción de la cantidad que se necesita para el día siguiente y lo deposita en el banco.

Además de tener la cantidad adecuada de dinero en efectivo a la mano necesaria para dar a los clientes el cambio que necesitan, también debe asegurarse de que sus cajeros están dando la cantidad correcta de cambio y de hecho el registro de todas las ventas en sus cajas registradoras u otros dispositivos portátiles. Mantener un ojo en las actividades de caja es una buena práctica de negocios, pero también es una manera de proteger el robo de dinero en efectivo por sus empleados.

Hay tres formas de cajeros pueden bolsillo de algo de dinero extra:

• No registran la venta y en su lugar se embolsan el dinero en efectivo. La mejor forma de disuadir a este tipo de robo es la supervisión. Se puede disminuir la probabilidad de robo a través de ventas no registradas mediante la impresión de los billetes de ventas que el cajero debe utilizar para entrar en una venta y abrir el cajón.

  Si las transacciones de la caja registradora no coinciden con los recibos de ventas, a continuación, el cajero debe mostrar una transacción anulada por el billete que falta o explicar por qué el cajón de la caja se abrió sin billete.

• No proporcionan un recibo de venta y en su lugar se embolsan el dinero en efectivo. En este escenario, el cajero se niega a dar un recibo de venta a un cliente en línea. El cajero le da al cliente siguiente del recibo de venta no utilizados pero en realidad no grabar la segunda transacción en la caja registradora u otro dispositivo móvil. En su lugar, él o ella sólo se embolsa el dinero en efectivo.

  En los libros de la compañía, la segunda venta nunca tuvo lugar. El cliente cuya venta no fue grabado tiene un recibo válido aunque puede no coincidir exactamente con lo que compró, por lo que probablemente no notará ningún problema a menos que quiere volver algo más tarde.

  Su mejor defensa contra este tipo de engaño consiste en colocar una señal recordando a todos los clientes que deben obtener un recibo para todas las compras y que se requiere el recibo para obtener un reembolso o cambio. Proporcionar recibos de ventas numeradas que incluyen una copia duplicada también puede ayudar a prevenir esta cajeros de problemas necesitan para producir los duplicados al final del día, cuando la prueba de la cantidad de flujo de efectivo que pasa a través de sus registros.

  Además de la protección contra el robo de los cajeros, el sistema de recibo de compra impreso puede ser usado para monitorear con cuidado y evitar que los ladrones de conseguir dinero para la mercancía que nunca han comprado.

  Por ejemplo, supongamos que un ladrón se llevó una blusa de una tienda, así como algunos recibos de venta en blanco. Al día siguiente, el ladrón se vuelve con la blusa y uno de los recibos de ventas robados llenada como si la blusa en realidad había sido comprado el día anterior.

  Puede detectar el fraude, porque eso recibo de compra es parte de un lote numerada de los recibos de ventas que ya haya identificado como perdido o robado. Puede identificar rápidamente que el cliente nunca pagó por la mercancía y llamar a la policía.

• Graban un bono de crédito falsa y mantener el dinero en efectivo por sí mismos. En este caso el cajero escribió un cupón de crédito para un cliente existente y luego se guardó el dinero en efectivo a sí mismos. La mayoría de las tiendas de controlar este problema mediante el uso de un sistema de vales de crédito numerada, por lo que cada crédito pueden ser controlados cuidadosamente con algún detalle que demuestra que está basado en una compra del cliente anterior, como por ejemplo un recibo de compra.

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  Además, las tiendas por lo general requieren que un administrador revisa el motivo de la cupón de crédito, ya sea una devolución o cambio, y aprueba la transacción antes de dar dinero en efectivo o crédito. Cuando el contador registra la devolución de venta en los libros, el número del cupón de crédito se registra con la transacción para que pueda encontrar fácilmente el detalle de eso bono de crédito si una cuestión se plantea más adelante acerca de la transacción.

Incluso si los cajeros no se embolsan deliberadamente efectivo, pueden hacerlo sin darse cuenta al dar mal el cambio. Si ejecuta un punto de venta, capacitación y supervisión de los cajeros es una tarea fundamental que debe manejar, ya sea usted mismo o entregarlo a un empleado de confianza.