Las funciones clave de un tenedor de libros para el pago de facturas
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Después de registrar las transacciones de compra de un negocio, el contador asume la responsabilidad primaria de asegurar que las facturas se pagan tanto para el inventario y los suministros adquiridos. Por lo general, podrás publicar las facturas a cuentas por pagar cuando llegan, archivarlas en el mes o el día a pagar, y les pagan cuando se debe.
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Hay cinco funciones clave para el pago de las facturas:
Introducción de los billetes en el sistema de contabilidad
Preparación de los cheques para pagar las facturas
La firma de los cheques
El envío de los pagos a los proveedores
La conciliación de la cuenta de cheques
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Una persona no debe ser responsable de todas estas tareas. De hecho, la persona que entra en las cuentas en el sistema de contabilidad y prepara los cheques nunca debe ser el que tiene la autoridad para firmar los cheques.
Para ser aún más cuidadoso control de caja, que es una buena idea tener una tercera persona revise las verificaciones en las facturas vencidas y en realidad enviar los cheques firmados a los vendedores. Al separar estas tareas, se minimiza el riesgo de que los fondos de negocios se utilizarán indebidamente.
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Una función clave de las cuentas a pagar es hacer un seguimiento de los descuentos de su empresa puede ser capaz de tomar. Por ejemplo, a veces una compañía ofrecerá un descuento del 2 por ciento sobre un proyecto de ley si se paga dentro de los 10 días y esperar que el pago total de entre 10 días y 30 días. Podría haber una penalización por retraso de interés del 1,5 por ciento para los pagos recibidos después de 30 días. El empleado de cuentas por pagar debe organizar las facturas a pagar a tiempo para aprovechar el descuento y salvar su dinero de la compañía.