Cómo enviar material promocional sobre su organización no lucrativa a los medios
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A mejorar las probabilidades de recibir atención para su sin fines de lucro en los medios, proporcionando materiales claros, precisos y de provocación a tiempo para su examen y posible utilización por los reporteros y locutores. Cada sección de un periódico y cada parte de un programa de televisión o de radio se compone de materiales procedentes de múltiples fuentes que están compitiendo por el tiempo y el espacio.
Tenga en cuenta los siguientes pasos al momento de enviar el material a los medios de comunicación:
Incluso si usted ha comprado un directorio de medios de buena reputación, llamar para confirmar la persona de contacto más adecuado para su historia en el periódico, estación de radio, canal de televisión, o la salida de línea, y preguntar sobre el formato que cada uno quiere que utiliza en su presentación .
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La mayoría de los medios de comunicación que quieren sus comunicado de prensa, fotografías y materiales grabados para ser enviados por correo electrónico. Pegar el comunicado de prensa en el cuerpo del correo electrónico para que el destinatario no tiene que meterse con un archivo adjunto.
Presentar los materiales escritos claros y precisos y etiquetados, fotografías de buena calidad.
Los medios de comunicación en general, quieren que las fotografías se en forma de archivos JPEG de alta resolución, que funcionan bien en la impresión.
Llamar para ver si se han recibido sus materiales.
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Aprovechar esta oportunidad para preguntar si más información, más contactos de la entrevista, un formato diferente, o fotografía adicional son necesarios.
Si se solicita, presentar información adicional inmediatamente y llamar para confirmar su recepción y claridad.
Si usted no recibe una respuesta clara (ya sea “Sí, vamos a cubrir” o “Lo siento, no vemos la historia aquí”) a su versión inicial, llamar de nuevo en unos días.
Si un miembro de la prensa cubre un evento que ha anunciado, proporcionar un paquete de medios (por lo general en un CD).
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Un paquete de medios contiene comúnmente comunicado de una noticia, hoja de datos, información de antecedentes y fotografías. Se informa al reportero sobre su evento y hace que sea fácil para él para comprobar hechos al escribir una historia. Si un reportero está cubriendo su caso, presentarse y estar disponible para responder preguntas o introducir el reportero a voceros, pero no ser una plaga. Deje un reportero encontrar su propia historia.
Puede ayudar al reportero de escribir una historia mejor mediante la contratación por delante de los constituyentes de tiempo que se han beneficiado de su programa y que están dispuestos a ser entrevistados.
Si su situación cambia y el comunicado de prensa ya no es precisa, llame inmediatamente en el cambio y, si es necesario, revisar y volver a presentar su versión original.
Al hacer llamadas y enviar mensajes de correo electrónico a los miembros de los medios de comunicación, reconocer que ellos están ocupados y, a menudo trabajando para cumplir los plazos. Si le preguntas a preguntas breves y claras que puedan responder de forma rápida, lo encontrará fácil de hacerlos participar. Por ejemplo, “¿Cuántas fotografías le gustaría?” Es fácil de responder que “¿Qué quieres que una imagen de?”