Supervisión de colecciones de clientes de su negocio
Cada vez que su empresa vende a los clientes a crédito, usted tendrá que controlar la rapidez con que sus clientes están pagando sus facturas. También es necesario hacer un seguimiento de los clientes que no pagan a tiempo. Como lo hace sus facturas al final del mes, hacer una lista de todos sus clientes y la cantidad de dinero que tienen pendientes en sus cuentas y la fecha en que se tomó la carga original.
A modo de ejemplo, he aquí una lista de cinco clientes que compraron a crédito de la tienda de suministros de oficina y aún no han pagado sus cuentas a partir del 3/31/2011:
| Cliente | Fecha de compra | monto de la compra |
|---|---|---|
| demandar&rsquo-s Insurance Company | 3/5/2011 | $ 79.50 |
| Joe Tester | 2/25/2011 | $ 64.20 |
| Primera Iglesia Bautista | 2/15/2011 | $ 85.60 |
| 3/15/2011 | $ 67.20 | |
| fulano de tal | 1/15/2011 | $ 49.50 |
| Harry hombre | 12/23/2011 | $ 89.20 |
Además de enviar facturas a cabo el 2 de abril, también se debe preparar un resumen del envejecimiento por su administrador que resume todos sus clientes que deben dinero. Se podría grupo este resumen basado en momento de la compra.
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Por ejemplo, aquí es lo que un informe de resumen de envejecimiento se vería al 31 de marzo para todas las cuentas pendientes de los clientes:
| Cliente | Corriente | 31-60 Días | 61-90 días | gt; 90 Días |
|---|---|---|---|---|
| demandar&rsquo-s Insurance Company | $ 79.50 | |||
| Joe Tester | $ 64.20 | |||
| Primera Iglesia Bautista | $ 67.20 | $ 85.60 | ||
| fulano de tal | $ 49.50 | |||
| Harry hombre | $ 89.20 | |||
| Los totales | $ 146.70 | $ 149.80 | $ 49.50 | $ 89.20 |
Se puede ver rápidamente quién está detrás de sus facturas y la cantidad de deuda vieja que tiene en sus libros. Debe entregar una copia de esta información a su gestor, así como las ventas o el gerente de la tienda para que puedan tomar decisiones sobre si desean o no seguir ofreciendo crédito a los clientes que no pagan sus facturas. Su empresa también tendrá que establecer un proceso de cobro.
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A veces, su empresa tendrá que aceptar el hecho de que nunca va a recoger el dinero de algunos clientes. Cuando eso sucede, tendrá que amortizar la pérdida como una deuda incobrable. Cada empresa establece su propia política sobre cuánto tiempo van a mantener una cuenta en los libros antes de que se da de baja como mala deuda.