Cómo crear presupuestos para programas o departamentos sin fines de lucro

Si se asemejan a muchas organizaciones sin fines de lucro, a manejar varios programas o departamentos. Cada uno de estos programas tiene un presupuesto que debe encajar dentro del presupuesto global para su organización no lucrativa.

Supongamos que cuando comienza su organización sin fines de lucro, que ofrece sólo un programa - un centro después de la escuela que proporciona ayuda tutoría y tareas para niños de bajos ingresos. El programa realmente hace clic, y más niños comienzan a aparecer después de la escuela - algunos porque necesitan tutores, pero otros porque sus padres trabajan y los niños necesitan un lugar seguro a donde ir. Para atender a estos nuevos participantes, se agrega clases de arte y un programa de deportes.

Así que ahora, en lugar de un programa, que tiene tres. Cada uno tiene sus propias necesidades presupuestarias. A los trenes coordinador del programa y recluta a los tutores y compras de libros, cuadernos y útiles escolares. El programa de arte requiere de un artista de tiempo, los suministros, el espacio para la creación artística, y el acceso a un horno.

Para ofrecer un programa de deportes, su agencia alquila el gimnasio cercano, contrata a cuatro entrenadores, emplea a un coordinador de voluntarios para reclutar a los padres y otros ayudantes de entrenador y equipo de compras. Los costes específicos de un programa - libros, artículos de arte, entrenadores - se llaman su directo costes.

Pero cada uno de los tres programas también depende de los materiales y servicios proporcionados por las personas que trabajan en nombre de toda la organización, tales como el director ejecutivo de tiempo completo de la agencia, el director de desarrollo a tiempo parcial, y el tenedor de libros.

Cada uno de los tres programas después de clases también se utiliza oficinas, servicios públicos, teléfonos y materiales impresos de la organización. Los costos que los diversos programas de acción - como la del director ejecutivo de sueldos, servicios de contabilidad, alquiler y las facturas de teléfono - se llaman indirecto costes. Se puede pensar en estos costos compartidos como el pegamento que mantiene la organización no lucrativa juntos.

Cuando se prepara un presupuesto por programas o departamento, que desea incluir tanto los costes directos y costes indirectos.

Los costes directos son bastante sencillos. Por ejemplo, usted sabe lo que tiene que pagar sus tutores por hora, y usted sabe cuántas horas trabajan. Pero los costos indirectos pueden ser pegajosa, y no porque son el pegamento de la organización. Son pegajosa de tratar porque la determinación de la forma de dividir con precisión entre las actividades de su organización es difícil.

Muchas fundaciones donantes son reacios a pagar los verdaderos costes indirectos asociados a los programas, y, si su organización depende en gran medida de las subvenciones, que la reticencia que puede poner en la situación financiera incómoda de ser capaz de pagar por un entrenador de baloncesto famoso pero no para encender las luces en el gimnasio.

Cuando su organización es relativamente pequeña con sólo unos pocos programas, es posible que pueda mantener un registro preciso de cómo los miembros del personal pasan su tiempo, ¿cuántos pies cuadrados en un edificio utiliza un programa, e incluso la cantidad de los materiales de oficina cada cheques miembro del personal fuera de la caja de alimentación. Sobre la base de estos registros, se puede estimar con bastante sus costos indirectos.

A medida que su organización crece en complejidad y número de programas, es posible calcular los costes indirectos mediante el uso de una fórmula que se derivan en base a sus costos directos. Aquí hay algunas fórmulas de ejemplo y los pasos para derivar de ellos.

En muchos casos, se puede asumir razonablemente que los costos indirectos de un programa se correlacionan con sus costes directos, o que un programa que es más caro requiere una mayor supervisión del personal y un mayor uso de espacio de oficina. En el caso del centro después de la escuela, todos los costos indirectos - que incluyen un salario por el director, un contable contratado, alquiler, servicios públicos, teléfonos, e impresión - un total de $ 130.500.

Usando esta figura, se puede armar los costes directos e indirectos en una verdadera situación financiera de cada programa multiplicando el $ 130.500 en costos indirectos de acuerdo con los porcentajes que se calcularon para los costes directos. Aquí está la asignación propuesta.

A veces las organizaciones escribir presupuesto del proyecto mediante la identificación de todos los costes directos en detalle y luego mostrando los costos indirectos como un solo pago en la parte inferior de la lista de gastos. Sin embargo, algunas fuentes de financiación se niegan a pagar los costes indirectos cuando se presentan de esta manera. Los donantes quieren saber lo que los gastos reales contribuyen a los costes indirectos.

Usted debe mostrar el elemento específico costes indirectos por punto en lugar de agrupar a todos juntos. Para el programa de tutoría, por ejemplo, tendría que mostrar un 17 por ciento del salario del director ejecutivo, el 17 por ciento de los honorarios del tenedor de libros, y así sucesivamente.