10 Consejos de contabilidad para gerentes

¿Cómo puede ayudar la contabilidad hará un mejor administrador de negocios? Esa es la pregunta línea de fondo, y la línea inferior es el mejor lugar para empezar. Contabilidad proporciona la información financiera que necesita para tomar decisiones buenas ganancias - y hace que deje de sumergirse adelante con decisiones a nivel de intestino que se sienten bien, pero no retienen el agua después de un análisis de diligencia debida. Contabilidad también proporciona la información de flujo de efectivo y el estado financiero que necesita.

Alcanzar el punto de equilibrio y luego en el rastrillo de ganancias

Prácticamente todas las empresas tienen gastos fijos. Estos están operando los costos que están bloqueados en el año y siguen siendo los mismos si las ventas anuales son de 100 por ciento o menos de la mitad de su capacidad. Los gastos fijos son un peso muerto en un negocio. Para obtener beneficios, primero hay que obtener más de su obstáculo costos fijos. ¿Cómo haces esto? Obviamente, hay que hacer las ventas. Cada venta trae una cierta cantidad de margen, que es igual a los ingresos menos los gastos variables de la venta. (Si sus ventas no generan margen, estás en serios problemas.)

Digamos que usted vende un producto por $ 100. Su coste de compra (o fabricación) por unidad es de $ 60, que llaman contadores costo de ventas gasto. Sus costos variables de vender el artículo se suman a $ 15, incluyendo la comisión de ventas y los gastos de envío. Por lo tanto, su margen sobre la venta es de $ 25: $ 100 precio de venta - 60 $ costo del producto - $ 15 = costos variables $ 25 de margen. El margen es antes de gastos financieros e impuestos sobre la renta y antes de gastos fijos para el período se consideran.

El siguiente paso es determinar el punto de equilibrio anual. Punto de equilibrio se refiere a los ingresos por ventas que necesita sólo para recuperar sus costos operativos fijos. Estos costos proporcionan el espacio, instalaciones, y la gente necesaria para hacer las ventas y obtener beneficios. Dicen sus gastos fijos de explotación totales anuales son de $ 2,5 millones. Si usted gana el 25 por ciento de margen promedio en las ventas, a continuación, con el fin de alcanzar el equilibrio, necesita $ 10 millones en ventas anuales: $ 10 millones × 25 por ciento de margen = $ 2.5 millones de margen. En este nivel de ventas, el margen es igual a los costos fijos, y su ganancia es cero (punto de equilibrio).

Hasta que las ventas alcancen los $ 10 millones, que está en la zona de pérdida. Después de cruzar el umbral de rentabilidad, se introduce la zona de beneficios. Cada $ 1 millón adicional de las ventas de más de $ 250.000 de equilibrio produce ganancias. Suponga que su ingreso de ventas anual es de $ 4 millones en exceso de su punto de equilibrio. Su ganancia (ganancias antes de intereses e impuestos) es de $ 1.0 millones: $ 4 millones más de ventas de equilibrio × 25 por ciento de margen relación = $ 1 millones de beneficio). La lección principal es que después de cruzar el umbral de rentabilidad, su margen va del todo hacia el beneficio.

fijar los precios de venta a la derecha

Por supuesto, un gerente de negocios debe controlar los gastos - no hace falta decirlo. Pero el secreto para hacer beneficio es tanto que efectúen ventas y ganando un margen adecuado de los ingresos por ventas. (Recuerde, el margen es igual a precio de venta menos los costos variables de la venta. Interna P&L informes a los gerentes deben separar los costos fijos y variables por lo que el administrador puede centrarse en el margen (aunque generalmente no lo hacen, por desgracia).

Video: Como Crear un Sistema Contable en Excel - Tema 1

En el ejemplo anterior, los precios de venta ganan un 25 por ciento de margen sobre las ventas. En otras palabras, $ 100 de ingresos por ventas genera $ 25 de margen (después de deducir el costo de los productos vendidos y los costos variables de hacer la venta). Por lo tanto, $ 16 millones en los ingresos por ventas, por ejemplo, genera $ 4 millones de margen. El margen de $ 4 millones cubren sus $ 2.5 millones en costos fijos y proporciona $ 1,5 millones de beneficio (antes de intereses e ingresos por impuestos).

Un escenario alternativo ilustra la importancia de fijar los precios de venta lo suficientemente altas como para ganar un margen adecuado. Supongamos que tenemos fijar los precios de venta del 5 por ciento inferior. por lo tanto, su margen sería de $ 5 Lower por $ 100 de ventas. En lugar del 25 por ciento de margen en las ventas, que ganaría sólo el 20 por ciento de margen sobre las ventas. Lo mal que lo haría la relación de margen de beneficio menor daño?

Video: 3 consejos para analizar la contabilidad de tu empresa

Por $ 16 millones anuales de ventas, el margen sería de $ 3,2 millones ($ 16 millones de ventas × 20 por ciento de margen relación = $ 3,2 millones de margen). La deducción de $ 2,5 millones de costos fijos para el año deja sólo $ 700.000 de ganancias. En comparación con su ganancia de $ 1,5 millones a la relación de margen de 25 por ciento, la ganancia de $ 700.000 a los precios de venta más bajos es menos de la mitad. El punto de esta historia es que aquí, un precio de venta 5 por ciento más bajo hace que el 53 por ciento menor beneficio!

No se debe confundir ganancias y flujo de caja

Para averiguar si usted obtuvo un beneficio o tuvo una pérdida para el año, nos fijamos en la línea de fondo en su P&L informe. Pero hay que entender que la línea de fondo hace no decir que el flujo de caja. Nunca asuma que la obtención de beneficios aumenta efectivo la misma cantidad. Cómo hacer una suposición revela que eres un amateur.

El flujo de caja puede ser considerablemente mayor que el beneficio línea inferior o muy inferior. El flujo de caja puede ser negativa incluso cuando se gana un beneficio, y el flujo de dinero en efectivo puede ser positiva, incluso cuando se tiene una pérdida. No hay correlación natural entre ganancias y flujo de caja.

Contadores hacen un pésimo trabajo de explicar e informar del resultado del flujo de caja. Ni siquiera se llaman flujo de efectivo de lucro sino que se refieren a él como el flujo de caja de las actividades operativas. Entonces, ¿cómo se obtiene a partir de la línea de fondo ganancias en la cuenta de resultados (P&informe L) para el flujo de caja de la ganancia? Se podría tratar de leer la primera sección del estado de flujos de efectivo. Buena suerte con eso. La primera parte del estado de flujos de efectivo está escrito por los contadores para los contadores.

Si usted es un gerente ocupado, reducen su análisis de flujo de caja a tres factores principales que hacen que el flujo de caja que sea mayor o menor que el beneficio neto del periodo:

• Depreciación (más amortización) el gasto no es un gasto de efectivo en el período que se registra, por lo que añadir esta cantidad a los ingresos netos línea de fondo.
• Grupo de los tres activos corrientes: cuentas por cobrar, inventarios y gastos anticipados. Si el cambio total en estos tres activos es un aumento, deducir el importe de los ingresos netos línea de fondo. Si se trata de una disminución, añadir la cantidad.
• Grupo de los pasivos de explotación actuales: cuentas por pagar, gastos acumulados por pagar, y pagar impuestos sobre la renta. Si el cambio total en estos tres activos es un aumento, añadir la cantidad de ingresos netos línea de fondo. Si se trata de una disminución, deducir la cantidad.

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La última palabra sobre las políticas de contabilidad

Medir la ganancia y poner los valores de los activos y pasivos se reduce a elegir entre los métodos de contabilidad conservadoras y métodos más optimistas. métodos conservadores registro de ganancias más tarde que sooner- métodos optimistas ganancias récord más temprano que tarde. Es una opción “Me pagar ahora o pagar más tarde me”.

Involucrarse en el establecimiento de políticas de contabilidad de su empresa. Los gerentes de negocios deben hacerse cargo de las decisiones contables al igual que lo hacen cargo de la comercialización y otras actividades clave del negocio. No tardes en su contador en la elección de los métodos de contabilidad para medir los ingresos y los gastos de ventas. Los mejores métodos de contabilidad son los que mejor se ajuste con su sistema de funcionamiento y las estrategias de su empresa.

Presupuesto bien y sabiamente

fuerzas de presupuestos que se centran en los factores para la mejora de los beneficios y flujo de caja. Es siempre una buena idea de mirar hacia adelante para el próximo año- si no otra cosa, al menos enchufe los números en su informe de ganancias para el volumen de ventas, precios de venta, los costos del producto, y otros gastos, y ver cómo su ganancia proyectada se ve por la venida año. Puede no parecer demasiado bueno, en cuyo caso es necesario planificar la forma en que va a hacer mejor.

El P&presupuesto de L, a su vez, sienta las bases para los cambios en los activos y pasivos que son impulsados ​​por los ingresos y los gastos de ventas. Su presupuesto económico debe encajar con sus activos y pasivos del presupuesto y con su presupuesto de flujo de caja. Esta información es muy útil en la planificación para el próximo año - centrándose en particular en la cantidad de flujo de efectivo de los beneficios serán realizados y la cantidad de los gastos de capital se requiere, que a su vez puede conducir a la cantidad de capital adicional que tiene que levantar y cuánto distribución en efectivo de los beneficios que va a ser capaz de hacer.

Exigir la información contable que desea

Usted debe identificar el puñado de factores críticos que usted necesita para mantener una estrecha vigilancia sobre. Insisten en que sus informes contables internos ponen de relieve estos factores. Sólo usted, el gerente de negocios, puede identificar los números más importantes que usted debe mirar de cerca para saber cómo van las cosas.

Video: 10 CONSEJOS para FOTÓGRAFOS PRINCIPIANTES

Su contador no puede leer su mente. Si sus informes contables regulares no incluyen el tipo exacto de información que necesita, sentarse con su contador y explicar en detalle lo que quiere saber. No aceptar un no por respuesta.

Estos son algunos tipos de información contable que siempre debe estar en su radar:

• El volumen de ventas
• márgenes
• Gastos fijos
• cuentas por cobrar vencidas
• De movimiento lento artículos de inventario

Aprovechar la experiencia de su CPA

Como ya saben, un CPA llevará a cabo una auditoría de su informe- financiera esta es la afirmación tradicional de la APC a la fama. Y la CPA le ayudará en la preparación de sus declaraciones de impuestos sobre la renta.

Al hacer la auditoría, el CPA puede encontrar serios problemas con sus métodos de contabilidad y llame de inmediato a su atención. Además, el auditor CPA señalar las serias deficiencias en sus controles internos. Y no hace falta decir que su contador le puede dar consejos de impuestos valiosa y le guiará a través del laberinto de las leyes y regulaciones de impuestos federales y estatales.

También debe considerar el aprovechamiento de otros servicios de un CPA tiene que ofrecer. Un CPA puede ayudarle a seleccionar, implementar y actualizar un sistema de contabilidad basado en computadora más adecuado para su negocio y puede dar consejos de expertos sobre muchos temas de contabilidad, tales como métodos de asignación de costes. Un CPA puede hacer un análisis crítico de los informes contables internos a los administradores en su negocio y sugerir mejoras en estos informes.

Un CPA tiene experiencia con una amplia gama de negocios y puede recomendar las mejores prácticas para su negocio. Si es necesario, el CPA puede servir como un testigo experto en su nombre en los juicios. Un CPA también puede ser acreditado en la valoración de empresas, asesoramiento financiero, y los métodos forenses, que son especializaciones patrocinados por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA).

Usted tiene que tener cuidado de que los servicios de consultoría prestados por el CPA no entren en conflicto con la independencia de la APC se requiere para auditar su informe financiero. Si hay un conflicto, se debe utilizar un CPA para auditar su informe financiero y otro CPA de servicios de consultoría.

Críticamente revisar sus controles sobre la falta de honradez y de fraude de empleados

Cada empresa se enfrenta a las amenazas de la deshonestidad y el fraude - desde dentro y desde fuera. Su reacción instintiva puede ser que este tipo de cosas no podía estar pasando debajo de la nariz en su propio negocio.

La prevención del fraude se inicia con el establecimiento y aplicación de controles internos apropiados. En el transcurso de la auditoría de su informe financiero, el CPA evalúa sus controles internos. El CPA le informará de cualquier deficiencia grave. Incluso con buenos controles internos y tener auditorías regulares, usted debe considerar llamar a un experto para evaluar su vulnerabilidad al fraude y determinar si existe evidencia de cualquier fraude pasando.

Echar una mano en la preparación de sus informes financieros

Muchos administradores de empresas miran a la preparación del informe financiero anual de la empresa, como se ven en su declaración anual de impuestos - es una tarea mejor dejar al contador. Esto es un error. Usted debe tomar una parte activa en la preparación del informe financiero anual. Usted debe pensar cuidadosamente qué decir en la carta a los accionistas que acompaña a los estados financieros. También debe ayudar a crear las notas a los estados financieros. El informe anual es una buena oportunidad para contar una historia convincente sobre el negocio.

El propietario / gerente, presidente o director general de la empresa tiene la responsabilidad última de los estados financieros. Por supuesto, su informe financiero no debería ser fraudulenta y deliberada misleading- si lo es, puede y probablemente será demandado. Pero más allá de eso, los prestamistas e inversores aprecian una discusión franca y honesta de cómo hizo el negocio, incluyendo sus problemas, así como sus éxitos.

Hablar acerca de sus estados financieros como un profesional

En muchas ocasiones, un gerente de negocios tiene que hablar de sus sus estados financieros con los demás. Usted debe venir a través como muy bien informado y ser muy convincente en lo que dices. No entender sus propios estados financieros no inspira confianza. En muchas ocasiones, incluyendo los siguientes, sus estados financieros son el centro de atención y que se espera que hablar de ellos de forma convincente:

• Solicitar un préstamo
• Hablar con las personas u otras empresas que puedan estar interesadas en la compra de su empresa
• Tratar con la prensa
• Tratar con los sindicatos u otros grupos de empleados en la fijación de los salarios y paquetes de beneficios
• Al explicar el plan de reparto de utilidades a sus empleados
• Poner un valor en un porcentaje de participación a efectos fiscales de divorcio o raíces
• La presentación de datos de los estados financieros a asociaciones comerciales nacionales
• Al presentar el informe financiero anual antes de la reunión anual de propietarios