Registros esenciales todos los propietarios deben mantener
Como propietario, el proceso de selección residente es un objetivo potencial para una demanda por discriminación. Para protegerse a sí mismo como el propietario, mantener un rastro de papel que documenta el procedimiento que se utiliza para detectar solicitud de alquiler de todas las perspectivas, junto con cualquier documentación que genera el proceso.
Como resultado, debe guardar los registros, tanto para los solicitantes aprobados y rechazados. Mantenerlos en el expediente de la longitud mínima de tiempo requerido por su estado.
Mantener registros de los solicitantes rechazados
Para cada solicitante rechazado, configurar una carpeta separada que contiene lo siguiente:
La solicitud de alquiler
informe de crédito y cualquier otro informe que obtuvo
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Notas sobre conversaciones con los empleadores anteriores, los propietarios anteriores, y las referencias personales
Notas sobre sus conversaciones en la proyección
Criterios que utilizan en la decisión de rechazar el solicitante
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Un registro y los recibos de las tasas de aplicación cargada, recogido y devuelto (si los hay)
Organizar las carpetas por año y luego alfabéticamente por el apellido para una fácil referencia. Para reducir el almacenamiento de papel y hacer sus registros más fácil buscar, considere la digitalización y el almacenamiento de documentos en forma electrónica. Una vez más, crear una carpeta separada para cada año e incluir una subcarpeta para cada solicitante. Sólo asegúrese de copia de seguridad de sus archivos regularmente y almacenar las copias de seguridad fuera para evitar la pérdida.
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El mantenimiento de los archivos de los residentes
Para cada solicitante acepta, configurar una carpeta separada que contiene todos los elementos mencionados anteriormente, además de los siguientes artículos a medida que estén disponibles:
El contrato firmado original o contrato de alquiler y todas las cláusulas
El paquete de arrendamiento de su inquilino recibió después de la mudanza
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El movimiento de entrada y listas de control de desocupación de inspección y cualquier antes y después de las fotos que pertenecen a esas listas
Cualquier otra documentación que se genera en el transcurso de la residencia de la persona
Mantener las carpetas de los solicitantes aprobados separadas de las de los solicitantes rechazados. Una vez más, organizarlos por año y luego alfabéticamente por el apellido.
Asegurar la información sensible
aplicaciones de alquiler, informes de crédito, contratos de arrendamiento, contratos de alquiler y contienen una gran cantidad de información personal sobre los solicitantes y los inquilinos. A pesar de lo que necesita para almacenar estos registros para defenderse en el caso de una demanda, también debe salvaguardar estos registros para evitar el robo de identidad y cualquier acceso no autorizado a la información personal de alguien.
La primera orden del día es averiguar cuánto tiempo necesita para almacenar los registros. Mediante la destrucción de ellos tan pronto como le sea posible, con menos información para protegerse. Contacte con las autoridades estatales y locales de vivienda y pedir lo que el plazo de prescripción es en su estado para la presentación de quejas de discriminación de vivienda justa.
Por lo general, tan pronto como ha pasado el tiempo, se puede destruir de manera segura los registros relativos a las solicitudes denegadas. Cuando un solicitante se convierte en residente, el plazo de prescripción de un contrato escrito es de cuatro años.
De acuerdo con la normativa de residuos de la Feria y precisa Ley de transacciones de crédito (la Ley FACT, una ley federal aprobada en 2003), los registros antiguos debe ser quemado o desmenuzado. arrojarla en el contenedor de basura está prohibido.
A continuación, decidir la forma de conseguir los archivos que tienes en la mano con mayor eficacia. Mantener los archivos en un archivador bajo llave en un lugar seguro oficina es suficiente. Si almacena datos en forma electrónica, tomar las precauciones apropiadas, incluidas las que operan detrás de un firewall y el uso de anti-virus y anti-spyware. Utilizar las funciones de cifrado en el equipo o software especial de encriptación para proteger con contraseña el contenido de las carpetas que almacenan información sensible residente.
Independientemente de cómo almacenar la información del solicitante y residente, limitar el acceso a esa información a sólo uno o dos otras personas. Los administradores de propiedades y otros trabajadores han sido conocidos por robar identificaciones de residentes para su uso personal o para vender a otros en línea. Es posible que no del todo capaz de prevenir el robo de tales, pero se puede limitarlo al restringir el acceso a sólo un par de personas necesarias.
Si se descubre una violación de la seguridad, notifique inmediatamente a cualquier persona cuya información personal puede haber sido comprometida, incluidos los solicitantes rechazados. Muchos estados requieren pronta notification- visitar el Consumer Action sitio web para averiguar los detalles que se aplican a su estado.