Word 2007 combinación de correspondencia - paso 2: asignar campos

Una vez que construye su principal documento en Word 2007, es necesario asignar campos para realizar una combinación de correspondencia. Ahora deberías tener una buena idea de qué tipo y cuántos campos que necesita.

Cada campo se recogerán en un grupo llamado grabar. Cada registro, lo que representa un documento diferente a ser producido por la combinación de correspondencia, es lo que comprende la lista de direcciones. Pero son los campos que componen el documento por correo fusionado aparecen personalizado.

1. Anote los campos que necesite.

2. Haga clic en el botón Seleccionar destinatarios.

   

   Un menú se despliega con estas opciones:

3. Escribir un nuevo lista: Seleccione esta opción para crear una nueva lista, como en este ejemplo.

4. Usar lista existente: Seleccione esta opción si ya tiene una lista de bases de datos. Después de elegir la lista del cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, vaya a “Word 2007 Combinar correspondencia - Paso 4: Inserción de campos en el documento principal.”

5. Seleccionar de los contactos de Outlook: Seleccione esta opción si su PC está en una red con el tipo adecuado de software de Microsoft Server instalado.

6. Elegir tipo Nueva lista.

   

   En primer lugar, es necesario personalizar los campos que se muestran en este cuadro de diálogo, eliminando lo que no es necesario y añadiendo lo que sí es necesario.

7. Haga clic en el botón Columnas Personalizar.

   

   Si la lista se adapte a sus necesidades, haga clic en Aceptar y vaya a “Combinar correspondencia de Word 2007 - Paso 3: Construcción Records.” Si no es así, continúe con el siguiente paso aquí.

8. Haga clic en un campo que se no haga necesitar.

9. Haga clic en Eliminar.

10. Haga clic en Sí en el cuadro de diálogo de confirmación.

    El campo desaparece.

11. Repita los pasos 5 a 7 para cada campo que no es necesario.

12. Para añadir un campo, haga clic en Agregar.

    

13. Escriba el nombre del campo y haga clic en OK.

14. Nombre del campo para reflejar el tipo de información que contiene.

15. No hay dos campos pueden tener el mismo nombre.

16. Los nombres de campo pueden contener espacios, pero no pueden comenzar con un espacio.

17. Los nombres de campo puede ser bastante largo, aunque más corto es el mejor.

18. Los siguientes caracteres están prohibidos en un nombre de campo:. ! `[]

19. Repita los pasos 9 y 10 para cada nuevo campo que necesita en su documento principal.

20. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

    Los campos personalizados aparecen como encabezados de columna en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.

Ahora puede continuar con “Word 2007 Combinar correspondencia - Paso 3: Construcción Records”.