Reglas de robert: el uso de una agenda para producir mejores reuniones

Video: Doodle ES - Organizar reuniones y compatibilizar agendas

Son las 7 p.m. martes por la noche. Usted está asistiendo a la reunión mensual regular de su asociación de vecinos. Su presidente, Prissy Gardner (quien fue elegido porque nadie más quería el trabajo), está listo para iniciar la conferencia. Prissy es realmente muy estricto cuando se trata de mantener las petunias regadas en la entrada principal de su vecindario, pero ella piensa que el tablero es sólo un gran comité de embellecimiento. Así, comienza la reunión por ir en cuestión de minutos del mes pasado - así, solo el asunto de la nueva macizo de flores que quiere. Cuando se acabe con eso, ella empieza a hablar de la posibilidad de gastar algo de dinero en un sistema de rociadores.

A pesar de las excelentes herramientas y técnicas de organización disponibles en las Reglas de Robert, para algunas reuniones razón suceden todo el tiempo en el que la Mesa Directiva como quisquilloso de volar por el asiento de sus pantalones - repasando minutos del mes pasado, un refrito de viejas decisiones, intercalando conversaciones reales con comentario, y cualquiera que trata de la supresión de mover las cosas.

Si tienes la mala suerte de ser miembro de una de estas organizaciones, entonces ya sabe la importancia de saber cómo hacer funcionar una reunión con una cantidad razonable de envío. Si no, entonces el futuro es ahora para cualquiera que pueda ser eficiente y eficaz cuando se trata de dirigir las reuniones.

La comprensión de la agenda

Usted sabe que la única manera de sacar el máximo provecho de su tiempo es gastar sabiamente, y usted quiere hacer cada segundo que tiene la cuenta. Cuando se trata de reuniones, la manera de ser eficiente y eficaz al mismo tiempo es preparar y hacer un buen uso de una agenda.

Un agenda es esencialmente un programa o una enumeración de los eventos y asuntos de negocios que vendrán antes de la reunión. Puede que sea un programa detallado que cubre varias reuniones en una sesión, o puede ser una breve lista de los objetos de negocio que se maneja de una reunión de la junta de rutina. El programa puede (pero no tiene que hacerlo) indicar la hora para cada evento, o simplemente puede mostrar el tiempo total asignado a cada elemento.

El programa puede ser adoptado (Es decir, tener carácter obligatorio para la reunión), o puede ser simplemente una guía para mantener la reunión en pista. La adopción de la agenda a veces es una buena idea porque se pone a todo el mundo de acuerdo con el plan de reunión al comienzo de la reunión.

Video: Uso Básico del Calendario de Microsoft Outlook 2010

agenda básica Reglas de Robert

Robert nos da una orden del día, pero no obliga a ningún programa en particular. Sin embargo, él nos da un protocolo programa que se ha utilizado tan ampliamente que es casi universalmente aceptado como un plan de encuentro fundamental. No todo en el orden del día que se muestra aquí es necesario en todas las situaciones, y su programa puede incluso tienen que ser más amplia y detallada. Pero en su propio derecho, esta agenda básica es una gran organización de eventos, de acuerdo con el orden estándar de los negocios discutido en este capítulo: se puede encontrar en el centro de casi toda buena reunión de negocios alguna vez asista.

Llama para ordenar

Cuando llegue el momento, iniciar la reunión a tiempo. Un solo golpe de martillo del a la hora señalada y la declaración, “La reunión vendrá al orden” es suficiente. No se puede terminar a tiempo, si no se empieza a tiempo, y todo el mundo sabe cuando se inicia la reunión. Un buen presidente es conocido para el inicio de las reuniones a tiempo y siempre será respetada por hacerlo.

ceremonias de apertura

Su grupo puede habitualmente reuniones abiertas con una invocación y una recitación del juramento a la bandera. Tal vez se canta un himno o el himno nacional. El protocolo es “Dios antes de país” (es decir, se invoca la deidad antes de saludar a la bandera), por lo que va a hacer que su invocación antes de decir el juramento. Esta parte del programa es también el lugar de incluir cualquier rituales fraternales de apertura especial, un saludo dada por uno de sus agentes, o cualquier otra cosa que pudiera razonablemente entran en la categoría de ceremonia. Usted no tiene que usarlo, por supuesto, y en muchos tipos de reuniones, usted salta este artículo.

Pase de lista

Si su grupo es un organismo público, o si tiene una regla que ciertos oficiales deben estar presentes antes de la reunión puede proceder, este es el momento de pasar lista. Pero si usted no tiene una norma que exige que, usted no debe perder su tiempo en este artículo.

Video: Agendar reunión Outlook 2007

calendario de consentimiento

Este artículo no es de uso frecuente, salvo en organizaciones especializadas, como cuerpos legislativos públicos o casa de una gran sociedad profesional de los delegados. Un calendario de consentimiento procesa rápidamente una gran cantidad de artículos no polémicos que pueden ser eliminados rápidamente por su inclusión en una lista (el calendario de consentimiento) de elementos que se adoptó a la vez. La lista también puede contener elementos especiales de preferencia para ser considerado con el fin en el momento apropiado. Este calendario de consentimiento generalmente se coloca en un orden del día por una norma especial de orden, y su colocación es por lo general relativamente alto rango.

Para Estándar de negocio

Todo en el orden del día fuera del orden natural de los negocios es en realidad accesoria a la reunión. Todo el negocio realmente comienza con la aprobación del acta, y termina cuando haya terminado con cualquier nuevo negocio.

Bien de la orden

Este es un tiempo reservado para los miembros para ofrecer comentarios u observaciones (sin movimientos formales) sobre la sociedad y su trabajo. El bien de la orden es también el momento de ofrecer una resolución para traer una carga disciplinarias contra un miembro por delitos cometidos fuera de una reunión.

anuncios

Esta parte de la agenda básica deja a un lado el tiempo para los oficiales (y los miembros, cuando sea apropiado) para hacer anuncios. Sin embargo, el hecho de que este es un tema del programa no impide que la silla de hacer un anuncio de emergencia en cualquier momento.

Programa

Si usted está ofreciendo alguna otra presentación general de interés para sus miembros, si se trata de una película, un orador invitado, profesor, o cualquier otro programa, que debe presentarse antes de que se levante la sesión. Si prefiere conducir el programa en algún otro lugar en el orden del día, puede ser programado para tener lugar antes de que se lean las actas o, mediante la suspensión de las reglas, insertadas dentro del orden normal de los negocios.

Video: Manejo de citas

Los oradores invitados son a menudo en un calendario muy apretado, por lo que es muy adecuado para la silla a pedir el consentimiento unánime para colocar el programa en cualquier lugar conveniente en el orden del día, incluso si el único lugar conveniente está dentro del orden del día.

Aplazar

Esta parte de la agenda marca el final de la reunión - hora de ir a casa. Pero no se retire hasta la silla declara se levantó la sesión, o es posible que sólo se pierda algo importante.