La planificación de recursos para aumentar la productividad en su negocio

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Cada proyecto de eficiencia empresarial ha tiempo, dinero y otros recursos limitados. Escribir sus necesidades de recursos cuando usted está planeando un proyecto para aumentar la productividad o disminuir los actos de residuos como lista de comprobación útil para asegurar que obtener esos requisitos. Esto forma la base de que los miembros del equipo pueden utilizar para hacer suposiciones (por ejemplo, si el proyecto requiere de seis semanas, tener seis semanas para trabajar en él!).

También sirve como una especie de “formulario de pedido” para otros departamentos y la gestión superior a entender el tiempo, presupuesto y otros tipos de apoyo que necesita para alcanzar su objetivo declarado.

Construir un calendario para su proyecto

No se puede construir un programa del proyecto precisa en una burbuja. Invariablemente, cada miembro de un equipo de proyecto también está trabajando en otro proyectos. La creación de un calendario preciso para tu proyecto se basa en la obtención de los horarios exactos para todos otro proyectos. Si estás empezando con proyectos de seguimiento formal, entonces usted tiene que trabajar fuera de las mejores conjeturas, y dar cuenta de esta línea de tiempo como una incertidumbre en su plan de proyecto.

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UN gráfico persona de carga es un gráfico de barras con el número de horas en total a lo largo de la izquierda (eje y) con cada semana como su propio bar (el eje x). Cada empleado tiene su propio gráfico. Para un empleado de tiempo completo, cada semana tendría una barra de alcanzar un máximo de 40 horas.

barra de cada semana se desintegra para convertirlo en el número de horas dedicadas a cada proyecto diferente que cae bajo las responsabilidades de esa persona. Después de su organización se mete en el hábito de mantener estos gráficos, es muy clara visualmente qué empleado tiene disponibilidad de cada semana.

Seguimiento de las horas sobre una base diaria es generalmente demasiado granularidad es mucho más fácil de pasar ocho horas a la semana en un proyecto de 1,5 horas al día en ella.

Sobre la base de las horas estimaciones de su matriz de recursos humanos y el gráfico persona de carga de cada miembro del equipo asociado, se puede calcular el número de horas que cada persona puede trabajar en el proyecto cada semana, y por lo tanto trabajar hacia atrás para determinar las fechas realistas tanto para el proyecto final fecha de entrega y cada hito importante dentro.

El número de horas que se estima en la matriz de recursos humanos antes no encaja perfectamente en una semana laboral de 40 horas. Ningún empleado, en cualquier lugar, funciona a una eficiencia del 100 por ciento (es decir, que trabajan con la máxima productividad de cada minuto están en el trabajo). Hay soñando, llamadas telefónicas, meriendas, encuentros inesperados, y numerosas otras cosas que interrumpen el trabajo.

Aunque se puede aumentar la eficiencia individual de los empleados, no se puede conseguir que el 100 por ciento. Por lo tanto, en el supuesto de que un empleado que “trabaja” 40 horas a la semana en realidad llevar a cabo 40 horas de trabajo del proyecto en una semana es simplemente pidiendo retrasos en los proyectos.

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¿Qué pasa si usted no sabe cuánto tiempo tomará algo? Hacer una conjetura basada en el cuerpo existente de su equipo de experiencia o ninguna investigación disponible. Es evidente que marque su calendario como una estimación, y planificar el futuro para lo que va a hacer si se toma dos veces (o cuatro veces), siempre. En otras palabras, no hacen ninguna fecha de misión crítica dependen de un marco de tiempo con una alta probabilidad de variación.

Si va a embarcarse en el lanzamiento de una línea de productos de nueva u otro proyecto que ya sabe hoy en día es probable que cambie por completo antes de la fecha de entrega proyectada, considere Agile Project Management. Con ágil, se establece “carreras” de aproximadamente dos semanas cada uno, el registro con su equipo y ajuste si es necesario por supuesto entre cada sprint.

Alguien tiene que ser responsable de dar seguimiento a cada plazo. Si los plazos iniciales pasan sin acuse de recibo, es demasiado fácil para los miembros del proyecto que asumen que el proyecto se ha tomado una prioridad más baja o, en algunos casos, se detuvo por completo. Esto hace que toda una escena caótica en que todo el proyecto se debe y la mayoría de los miembros dejó de trabajar en él semanas antes!

Un proyecto exitoso tiene una proceso de cierre durante el cual los hitos finales se contabilizan, se cierra el proyecto como un éxito (o el fracaso), detalles relevantes son capturados para referencia futura, y los próximos pasos y / o proyectos se establecen para promover el objetivo del proyecto.

Más allá de contabilidad de las horas de trabajo, también es necesario establecer un calendario para los puestos de control - incluyendo una reunión con los miembros del proyecto para obtener información actualizada sobre los avances del proyecto, medir el progreso hacia el objetivo del proyecto, y las reuniones del equipo general.

Volver a visitar el proyecto después de un mes o así puede ayudar a determinar si sus ganancias siguen siendo tan eficiente como había previsto inicialmente. También ayuda a determinar si el proyecto podría haber sido planeado mejor en ciertas áreas.

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Identificar los recursos necesarios para el proyecto

Además del personal, su proyecto puede requerir una variedad de otros recursos importantes (tales como muebles, accesorios, equipos, materias primas, y la información). Planificar para estos recursos no personales de la misma manera que va a satisfacer sus necesidades de personal.

Como parte de su plan, desarrollar una matriz de recursos no personal. Enumerar cada una de las actividades del proyecto a lo largo del lado izquierdo de la matriz, y cada uno de los recursos necesarios para llevar a cabo esas actividades en la parte superior en forma de columnas individuales. Dentro de cada columna de superposición, introduzca el número de horas para los que hace falta ese recurso. Puede ampliar esta matriz original en matrices adicionales para mostrar la descomposición de asignación de recursos a través de semanas o meses.

También hay recursos financieros a considerar, por lo general se expresan como un presupuesto. Un presupuesto del proyecto tiene tres fases:

• UN áspera orden de magnitud estimación, que se basa en la comprensión general del equipo de las necesidades de un proyecto

• UN estimación detallada del presupuesto, en el que la investigación y el estadio de los costos de cada tarea esbozados en su estructura de desglose de trabajo

• UN completado, el presupuesto del proyecto aprobado, que se adoptó en el plan definitivo del proyecto. Esta es básicamente la versión final del proyecto de presupuesto detallado.