Conceptos básicos de comunicación que deben saber para el examen de certificación pmp
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Antes de analizar el proceso de planificación de la comunicación para el examen de certificación PMP, es importante conocer algunos conceptos básicos de comunicación, no sólo para sentar las bases de planificación de la comunicación, sino también asegurarse de que conoce esta información para el examen.
Formal y no formal, por escrito y verbal
La comunicación se produce a lo largo de un proyecto en todo tipo de formas. Mucha comunicación es informal, incluyendo las conversaciones de pasillo, conversaciones cubículo, y la creación de redes. Todos estos son ejemplos de la comunicación verbal informal.
la comunicación verbal Formal se produce con presentaciones o sesiones de información para el comité directivo, cliente o patrocinador. Sus reuniones de reuniones y de estado del equipo kick-off son ejemplos adicionales de la comunicación verbal formal.
Sin embargo, la comunicación verbal no es la única forma de comunicarse. Una gran cantidad de comunicación en un proyecto que está escrito. Esto puede ser formal, tales como contratos, informes de estado, listas de defectos, planes de proyectos, y los documentos del proyecto. La comunicación escrita también puede ser informal, tales como una breve nota a un miembro del equipo, una investigación a través de correo electrónico o un recordatorio de seguimiento que algo se debe pronto.
| Formal | Informal | |
|---|---|---|
| Verbal | presentaciones la revisión de proyectos sesiones informativas | conversaciones Ad hoc discusiones Reunión creativa |
| Escrito | Reporte de progreso Informes Carta del proyecto Plan de gestión de proyectos Los documentos del proyecto | notas La mensajería instantánea Los mensajes de texto |
Estos métodos de comunicación se verá afectada por el hecho de que te estás comunicando verticalmente a través de la organización con los patrocinadores o subordinados, o en posición horizontal con sus compañeros. También debe considerar si la comunicación es interno o externo y si es oficial (Es decir, la posición de la compañía en un problema) o no oficial (Comunicación no sancionada o aprobada por la organización). Todas estas variables afectan a los medios y métodos que se utilizan para comunicarse.
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Palabras, el tono y el lenguaje corporal
La mayoría de la gente piensa que el aspecto más importante de la comunicación es lo que dice. Sorprendentemente, más información es transportada por cómo lo dice. Y aún más es transportado por su comunicación no verbal.
Para demostrar el concepto: Juan ve Morgan en la sala y felizmente le dice que se expandió el actual compromiso de su cliente otros seis meses. Morgan responde con entusiasmo, “¡Así se hace!” Ella le da una sonrisa y una palmada en la espalda.
Al doblar la esquina, John se encuentra con Stephan, que está teniendo un montón de problemas con su cliente. John comparte la noticia con Stephan, quien responde: “Así se hace”, pone los ojos, y lanza sus manos en el aire. Sin inmutarse, John bounds a subir las escaleras y ve a Leonard corriendo por las escaleras a una reunión. John le cuenta la noticia como Leonard se apresura cerca. Leonard llama por encima del hombro, “Así se hace”.
En este escenario, John comunica el mismo mensaje de la misma manera cada vez. Cada persona con la que interactuó con replicó, “Así se hace”. Sin embargo, cada uno comunica algo diferente. Morgan parecía realmente excitado. Stephan fue abatido y auto-centrado. Leonard simplemente reconoció que Juan había hablado.
Si usted está hablando por teléfono o reunión prácticamente en la web, usted no tiene el beneficio de las señales no verbales, como una sonrisa, o los ojos en blanco. Por lo tanto, se puede perder parte de la intención del comunicador. La comunicación puede erosionar aún más cuando se envía el correo electrónico, texto a alguien, o dejar una nota. Cuando se tiene más que palabras, que carecen tanto de los mensajes no verbales y las importantes indicaciones verbales.
Piense en cómo la comunicación verbal y no verbal influirá en su planificación de la comunicación. Utilizar el correo electrónico para las comunicaciones simples de rutina, e insistir en las reuniones cara a cara para la resolución de problemas y conversaciones sobre temas complejos o complicados.
Es posible que vea paraca idioma en el examen para referirse a la calidad vocal, el volumen, el tempo, expresiones faciales y gestos. De vez en cuando, paraca lingual aunque se utiliza el término no está en el diccionario.
Habilidades de comunicación
Aquí es una simple lista de algunas de las habilidades de comunicación interpersonal que tendrá que gestionar proyectos de forma eficaz.
Cuando alguien está hablando:
Darle toda su atención.
Reflexionar sobre lo que la persona está diciendo.
Se de mente abierta.
Escuchar sin pensar en cómo va a responder.
Hacer preguntas de aclaración.
No juzgar a la otra persona.
Resuma lo que ha oído y comprobar la comprensión.
Cuando se está hablando:
Habla claro.
Hacer contacto visual.
Compruebe si el lenguaje corporal que indica si el público entiende.
Encontrar diversas formas de explicar conceptos complejos.
Sé concise- no divagar.
Compruebe si hay una aclaración.
Aceptar la retroalimentación.
Trate de entender la perspectiva de su público.
El examen de PMP asume que está la gestión de un proyecto bastante grande con múltiples grupos de interés. Para las preguntas que tienen que ver con la comunicación se supone que tiene 100 o más grupos de interés.